Особенности HR-автоматизации в ритейле: кейс компании «Дикси»

Рассказывает Марина Гладких, Директор по персоналу ГК «Дикси».

Изначально команда «Дикси» использовала программу E-staff как для массового, так и для профессионального подбора. Инструмент был удобен для рекрутеров, однако не позволял системно взаимодействовать с остальными участниками процесса найма — с заказчиком, кадровыми сервисами и службой безопасности. 

Мы обменивались информацией через разные каналы: почту, чаты, Excel-таблицы, звонки. Потому не получалось составить целостную картину этапов работы с кандидатами: понять «узкие» места в воронке найма, на которых была неудовлетворительная конверсия, и оптимизировать кадровые процессы. 

В то же время «ручной» труд требовал больших трудозатрат со стороны рекрутеров. В 2019-2020 годах команда столкнулась с вызовами на рынке труда: из-за дефицита рабочей силы, связанного с демографической ямой в стране, выигрывали те компании, которые могли быстро набрать специалистов. Таким образом, изменение работы с массовым наймом и HR-автоматизация стали жизненной необходимостью.

Проблемы подбора кадров в ритейле

Прежде всего, мы стремились сделать весь процесс найма максимально дружелюбным и прозрачным для наших основных заказчиков — управляющих магазинами. Потому мы тщательно проработали первоначальный этап — создание потребности: управляющему магазином нужно нажать только одну кнопку, чтобы передать заявку по поиску сотрудника и запустить процесс найма. То есть на первом месте — удобство для заказчика и кандидата. 

Плюс ко всему мы ставили в качестве целей снижение стоимости найма и увеличение ряда HR-показателей: трафика отработки кандидатов, производительности рекрутеров, конверсии трудоустроенных кандидатов. 

Поскольку в реалиях нашего рынка побеждает тот, кто нанимает быстрее, ключевой задачей было настроить работу таким образом, чтобы максимально сократить время от первого контакта кандидата с рекрутером до момента его оформления на работу. Когда мы только запускали проект, срок рекрутинга составлял до 7 дней, сейчас наша цель — нанимать кадры день в день. 

Нам важны удовлетворенность кандидата от процесса трудоустройства и полный контроль над процессом найма. Спустя год после внедрения платформы можно сказать, что наши цели достигнуты на 90%.

Результаты внедрения автоматизации

Кандидат теперь проходит весь путь найма в рамках одной системы: точка входа в процесс — первый контакт с эйчаром, точка выхода — заключение трудового договора и выход на работу. Для нас работа в программе не заканчивается принятием решения о найме, мы продолжаем вести кандидата в системе до момента его выхода на работу. И это дает огромные преимущества: так, мы четко понимаем, на каких этапах происходит задержка, где возникают проблемы, и постоянно совершенствуем рекрутинг. 

Насколько нам известно, это уникальный кейс, когда в работе с кандидатами включен блок процессинга кандидата на этапе оформления. Решение позволяет автоматически получать рекомендации нашей службы безопасности, и вся информация хранится в единой системе от начала и до окончания найма. 

Хотя глобальные программные изменения в компаниях не даются так просто, нам помогли мотивация и настойчивость проектной команды HR. Руководители отделов подбора провели обучение как рекрутеров, так и нанимающих менеджеров. Пришлось донести до нанимающих менеджеров и эйчаров новые процессы: что важно вносить каждого кандидата в систему и это требование нельзя обойти, что кандидатам требуется обратная связь на каждом этапе рекрутинга.



 

Как изменились HR-показатели

Если говорить на языке цифр, то мы стали отрабатывать 100% кандидатского потока, почти вдвое увеличился трафик кандидатов, и более чем на 35% выросла производительность рекрутеров. До внедрения автоматизации один рекрутер в среднем закрывал 18 вакансий, сейчас — 25. То есть в 2020-м году на одного рекрутера приходилось около 700 наймов, а в 2021-м — 1144. Конверсия воронки найма выросла более чем в два раза: после запуска новой системы она превышает 14%. 

Если раньше средний срок от подачи заявки до оформления кандидата на линейные должности составлял 10-11 дней, то сейчас это 3-4 дня. Более 20% кандидатов мы оформляем день в день, и наша цель сделать так, чтобы все кандидаты могли устроиться в день обращения.  

На уровне бизнес-результатов мы видим, что повысился уровень сервиса по закрытию вакансий, как следствие — выросла укомплектованность и сократилась текучесть кадров. Поскольку вакансии специалистов торгового зала стали закрываться быстрее, уменьшилась потеря товарооборота, которая обычно происходит из-за отсутствия нужного количества сотрудников. 

Мы сократили среднее время, которое тратят управляющие магазинов на наём сотрудников, с 45 минут до 20 минут в день. И, конечно, автоматизированное решение уменьшило сроки согласования кандидатов для руководства компании.

---

Читайте также:  Как обрабатывать отклики: чек-лист, который поможет увеличить конверсию кандидатов

---

Планы на будущее

В «Дикси» сотрудникам доступен внутренний портал с кадровыми сервисами: можно оформить отпуск, заказать необходимые справки, сообщить о несчастном случае, заказать аутсорсинг и др. В этом году мы планируем сделать большинство функций доступными в мобильном приложении и перейти на электронный документооборот. Заявки на оформление сотрудников розницы раньше оформлялись через внутренний портал, но теперь мы перевели этот блок работы на HR-сервис. 

Мы стремимся и дальше развивать электронные сервисы в кадровом деле: перевести рекрутинг логистического персонала на платформу Skillaz, автоматизировать часть блоков в профессиональном подборе, развивать мобильное приложение для сотрудников, автоматизировать работу с заявками на аутсорсинговый персонал и контролировать качество предоставляемых услуг. 

Конечно, многое зависит от политической и экономической ситуации в стране и внутри компании: возможно, часть планов придется скорректировать. Однако мы сохраняем оптимизм и верим, что в 2022-м году улучшим HR-сервисы для сотрудников компании.

Марина Гладких, 
Директор по персоналу ГК «Дикси».

Для New Retail