«Пятёрочка» об автоматизации и будущем найма в крупных компаниях

Лариса Бодягина, директор по управлению персоналом и организационному развитию о цифровизации HR-процессов «Пятёрочки»:

Сегодня цифровизация бизнеса – это не просто слова, а ежедневная работа, целью которой является повышение эффективности бизнес-процессов, скорости и экономия бюджета. 

Цифровизация в нашей компании касается абсолютно всех направлений – работа с клиентским опытом и опытом сотрудника, закупки, управление товарными запасами и многое другое. 

Во всех сферах взаимодействия – с подрядчиками, с сотрудниками, гостями – мы внедряем технологии, которые минимизируют ошибки ручного труда посредством сбора, обработки и анализа больших данных.  

Если говорить об управлении персоналом, то за последние два года мы сильно продвинулись. Несмотря на то, что в основе HR сервисов лежат сложные алгоритмы работы с данными, для наших сотрудников конечный продукт выглядит очень простым, удобным. Многие наши сервисы можно использовать с помощью мобильного телефона. 

Например, в приложении «Личный кабинет», которое есть у каждого сотрудника «Пятёрочки», можно посмотреть графики работы, расчёт зарплаты, отпускные, заказать различные справки или за минуту подписать документы с использованием электронной подписи также в своем телефоне. В итоге, мы намного быстрее реагируем на запросы персонала.   
  
Что касается массового подбора, мы внедрили интеллектуальную систему рекрутинга Skillaz, которая позволяет нам автоматизировать большинство этапов воронки подбора и помогает выполнять основной kpi – скорость закрытия вакансий. Это логичное продолжение курса компании на цифровизацию.

 

С Оксаной Картавенко, руководителем отдела массового подбора «Пятёрочки» мы обсудили аспекты цифровизации персонала более подробно. 

— Оксана, с какими сложностями массового подбора вы сталкиваетесь, и какие из них помогает решать автоматизация?

Основная сложность — это человеческий фактор, потому что люди все разные, восприятие у всех разное. А чем больше людей вовлечено в процесс, тем больше поле для ошибок. Автоматизация позволяет их минимизировать. 

— Как у вас был устроен массовый подбор до того, как вы начали его автоматизировать. Что делали вручную, что было самым ресурсозатратным?

В ручном режиме работал колл-центр, который у нас занимается подбором: выгрузка кандидатов, обзвоны, переносы собеседований и прочее. Сейчас оператор не тратит время на обдумывание своего плана работы — система сама ставит задачи в зависимости от действий кандидата. Это сильно экономит время нахождения кандидатов в воронке найма. 

Треть кандидатов мы теперь принимаем на работу в день обращения. Плюс, сейчас мы можем успевать оперативно обрабатывать 100% потока кандидатов, раньше у нас такой возможности не было. 

— Подбор людей на какие позиции сейчас автоматизирован, и какие планируете автоматизировать далее?

Мы уже автоматизировали весь массовый подбор розничного персонала: продавцы, кассиры, пекари,  администраторы магазинов, заместители директоров, директора магазинов, и супервайзеры (руководители порядка 10-15 магазинов). Сейчас находимся в процессе автоматизация подбора логистического блока. 

— Чем массовый подбор отличается от профессионального подбора, есть специфика?

Специфика однозначно есть. Профессиональный подбор — это зачастую глубокое «копание» внутрь одного кандидата. А массподбор — это Генри Форд в классическом его виде. 

Увы, тут не познаешь внутренний мир будущего сотрудника. Но это даёт возможность четко, регламентированно и максимально оперативно принимать людей на работу. Профессиональный подбор подстраивается под кандидата, а в массовом — мы подстраиваем кандидата под процесс, но таким образом, чтобы и ему было удобно оперативно без лишней волокиты получить работу. 


 
— А где автоматизация дает максимальную отдачу — в массовом или в профессиональном подборе?

Могу предположить, что в массовом: найм такого масштаба без автоматизации — это хаос и потери. Автоматизация в массподборе — это musthave, а в профподборе — скорее помощник, углубляющий и уточняющий процесс. Для нас автоматизация – это то, насколько быстро, безболезненно и без потерь, мы провели кандидата по воронке. 

— Для компании эффективность автоматизации очевидна, а какие выгоды есть со стороны соискателя?

Самое главное — это скорость найма. Как у нас это работает теперь: у вас есть потребность в работе, в левую руку берёте паспорт, в правую — трудовую книжку, заходите в магазин, и через 2-3 часа уже стоите за кассой или в торговом зале в форме «Пятёрочки». Это очень удобно, не нужно долго ждать, мучиться, думать: «взяли, не взяли?» – бегать, искать по собеседованиям. 

— А по сравнению с ситуацией, скажем, два года назад, какие новые качества появились в числе приоритетных при подборе линейного персонала?

Базовые требования к линейному персоналу у нас простые: «приходите, работайте, мы всему научим». Поэтому очень важна готовность учиться. Многие люди, которые сейчас работают в «Пятёрочке» на самых высоких уровнях, выросли с линейных позиций. Они вовлекались во все процессы, активно обучались, используя все возможности компании. За такими сотрудниками мы начинаем активно наблюдать с первых дней работы.

Нередки случаи, когда кандидата планируют на повышение через 2 недели после того, как он приступил к работе. Понятно, что должно пройти больше времени, чтобы успеть погрузиться во все процессы компании. Но таких потенциальных «звёзд», начинают отслеживать с первого дня, и готовят на повышение уже через 3-4 месяца работы. Поэтому, если ты готов развиваться и учиться, у тебя хорошие карьерные перспективы.

— А как вы развиваете внутренний найм, какие показатели внутреннего найма для вас важны?

У нас развивается программа кадрового резерва: с должности продавца-кассира до администратора, директора магазина, супервайзера и так далее. Это тоже отдельные воронки и процессы. Около 75% административного персонала – внутренние кандидаты. То есть, 7-8 из 10 директоров магазинов – те, кто вырос из продавца-кассира либо администратора магазина. Поэтому для нас развитие внутренних кандидатов и их кадровый рост - приоритетная задача.

— Как вы организовали подбор персонала в карантин? Что перестроили?

Мы перестраивали взаимоотношения с временным персоналом. Раньше мы уделяли меньше внимания этому типу персонала, основную ставку делали на свой собственный персонал. Но в период пандемии, когда люди остались без работы, мы активно брали к себе сотрудников с большого количества предприятий общественного питания, магазинов и так далее. 

В итоге мы приняли больше 1000 сотрудников из других компаний. Плюс, конечно, возрос поток людей, которые пришли к нам на постоянную работу. За апрель объём найма был выше среднего показателя в полтора раза. Это был сложный период с точки зрения нагрузки на все подразделения. 


 
— Будете ли вы в дальнейшем задействовать временный персонал, увеличивать его долю?

Важно понимать, что HR – это вспомогательная функция, но вспомогательная в хорошем смысле этого слова, обслуживающая. Мы работаем на бизнес. И здесь вопрос, скорее, к нему – если работа с временным персоналом будет эффективной, приоритетной, интересной и полезной, то мы, как HR-ы, просто перестроим в зависимости от процедур свои процессы и будем принимать. 

Здесь тот случай, когда мы говорим: «скажите, кто вам нужен, а мы вам скажем, как быстро и сколько мы сможем вам привести».

— Какие нововведения оставите на постоянной основе?

Мы отменили большинство очных собеседований и тестов для кандидатов. Skillaz помог нам решать многие вопросы с кандидатами удаленно. Кандидаты встречались со своими будущими работодателями на этапе оформления. К очным собеседованиям мы так и не вернулись. 99% тестов для административного персонала проводим удалённо. Помимо пользы для здоровья, всё это сильно экономит время.

— Какие тренды в массовом подборе персонала вы видите в числе приоритетных в ближайшей перспективе? Возможен ли полностью удалённый найм в компаниях масштаба «Пятёрочки»?

Когда мы говорим о крупных компаниях, которые решают задачи из разряда «нанять 15 тысяч кассиров и продавцов за месяц», главный тренд — это дальнейшее движение в ту самую сторону, о которой я говорила ранее. Минимизация взаимодействия с рекрутёром и уход в бесконтактный найм. За этим будущее, к нему мы придем если не завтра, то послезавтра точно.

— Почему послезавтра?

Сейчас мы еще на том этапе, когда нужен тот самый человеческий фактор, в хорошем смысле этого слова. Эмоциональное родство начальника и подчинённого. Всё-таки хорошо, когда люди совпадают по интеллекту, образованию и прочим качествам. Если им просто вместе комфортно работать, это уже половина успеха, и алгоритмы пока не научились контролировать и оценивать это. 

Но мы точно к этому идём. Большинство крупных компаний уже «прощупывают почву» в этом направлении.

– Как вы измеряете стоимость простоя позиции в магазине с точки зрения Бизнес-метрик? 

Здесь оценивается размер потерь, которые несёт магазин из-за того, что возрастает нагрузка на других сотрудников, также замедление процессов в связи с тем, условно, что вместо имеющихся пятерых продавцов-кассиров работу выполняют четверо. 

---

Читайте также: Одним нажатием кнопки: как технологии помогают ритейлерам решать ежедневные задачи

---

— Процесс адаптации сотрудников тесно связан с процессом найма. Какие планы по дальнейшей автоматизации, в частности, по адаптации сотрудников у вас есть? 

Один из важнейших элементов адаптации – это наставничество. Со следующего года мы планируем автоматизировать воронку отбора наставников для категорий сотрудников от администраторов магазинов до супервайзеров. 

Система будет отбирать кандидатов по заданным параметрам: стаж работы, отсутствие дисциплинарных взысканий, общая эффективность магазина или куста (для супервайзеров). Сейчас на этапе обсуждения – включение в воронку отбора, кроме профессиональных, и личностных качеств претендента. После оценки кандидат должен будет пройти дистанционное обучение и тестирование, после чего он попадет в нашу финальную базу наставников – на данный момент такие списки тоже есть, но они ведутся вручную в каждом макрорегионе, что не даёт общей картины. 

Автоматизация позволит получать данные о прохождении стажировки новичками не постфактум, а в режиме реального времени: наставник будет видеть информацию о своём стажёре, стажёр – о наставнике. После прохождения обучения наставник вместе с новичком будут выходить в зал и закреплять все навыки на практике. 

Конечно, несмотря на автоматизацию процесса, на всех этапах предусмотрена возможность участия непосредственного руководителя – и при отборе наставника, и уже при обучении новичка. Сейчас мы в поиске провайдера, который сможет реализовать поставленные бизнес-задачи, так как ничего подобного на рынке и в компаниях пока не реализовано.

 Вопрос об экономической целесообразности автоматизации мы задали Ларисе Бодягиной, директор по управлению персоналом и организационному развитию «Пятёрочки».

— Лариса, если говорить о цифрах, удалось ли уже посчитать экономическую эффективность от автоматизации? Что вам дало сокращение time to hire? Может быть, есть данные в процентах?

При реализации пилота мы увеличили конверсию трафика в найм примерно на 9%, в первую очередь, за счет ускорения подбора персонала, то есть мы не упускали кандидатов при найме. При большом объеме результат не будет настолько значительным, так как удержать потери кандидатов на трафике в 1 000 человек проще, чем на 50 000 человек – при малом объеме процесс более контролируемый. Но стоит рассчитывать на +4-5% к конверсии, и их как раз можно отнести в заслугу сокращения time to hire.

* * *

Благодарим Оксану Картавенко и Ларису Бодягину за подробный рассказ о цифровизации процессов найма сотрудников в сети «Пятёрочка».