0/5

Первое «свидание»: как получить доверие иностранных партнеров с первой встречи

Первое «свидание»: как получить доверие иностранных партнеров с первой встречи
время публикации: 10:00  20 января 2017 года
Размышляя о развитии своего дела, мы неминуемо задумываемся о важности сотрудничества с зарубежными компаниями. Мы ищем партнеров для наращивания бизнеса в других странах и поиска новых направлений. Как добиться доверия потенциальных компаньонов и наладить долгосрочные связи с первой же встречи? Ведь второго шанса на первое впечатление у нас не будет…
Первое «свидание»: как получить доверие иностранных партнеров с первой встречи
Продемонстрировать будущим партнерам свое глубокое уважение, ваше и взаимопонимание, обозначить общие цели и схожие интересы можно даже на стадии знакомства, если мероприятие (будь то переговоры или неформальная встреча) будет организовано с умом. 

Сделайте все возможное, чтобы показать гостям, насколько они важны для вас, насколько вы цените каждую минуту их времени (и не тратите ее впустую), насколько высоко вы ставите новых знакомых, насколько готовы вкладываться ради общих перспектив. Если ваши переговоры будут организованы на высоком уровне, то уважение будет сквозить в каждой мелочи от своевременной подачи такси с вежливым водителем и ухоженным салоном до тембра голоса переводчика. 

Если вы уверены, что можете справиться с этой задачей, дерзайте, и сделайте максимум, как бы непросто это ни было. Но мы знаем минимум 5 причин, почему иной раз лучше обратиться к профессионалам – агентствам по организации специальных мероприятий.


Ошибка 1. Вы организуете первую встречу с потенциальными партнерами, готовите переговорную комнату, легкие закуски, повестку дня. Но курьер с едой запаздывает, вы еле успеваете закончить с распаковкой блюд, когда в дверях появляются первые участники. Пока представители партнера стоят в пробке в такси, вашего начальника уже успевают отвлечь сотрудники финансового отдела, в результате на момент начала встречи он опаздывает, график летит ко всем чертям, переговоры ничем не заканчиваются, поскольку половине участников уже нужно на другую встречу.

Как этого избежать?

  • Создайте отдельное статусное, наполненное и насыщенное мероприятие, которому каждый участник захочет уделить все свое внимание и время. 

  •  Наймите организаторов, которые будут коммуницировать с обеими сторонами, резервируя дату таким образом, чтобы все первые лица встречающихся компаний были доступны и открыты к диалогу. Представлять вашу компанию на первой встрече должны именно руководители высшего звена. Это покажет вашим будущим партнерам, как они важны для вас.

  • Следите за протоколом. Традиционно большинству встреч с иностранными партнерами присущ формальный характер. Организаторы мероприятия должны быть не понаслышке знакомы с протоколом проведения деловых мероприятий и при этом по возможности учитывать незначительные нюансы, принципиальные в разных странах мира.

  • Получите от организаторов встречи четкий сценарий с таймингом и поинтересуйтесь, как они будут контролировать его соблюдение. Все, присутствующие на встрече гости, - люди, безусловно, занятые. И по этой причине ни в коем случае нельзя отступать от заявленного графика. Разумеется, про опоздания речи вообще быть не может – это проявление неуважения и отсутствия деловой этики сведет на нет даже самое утонченное и продуманное мероприятие.

  • Вынесите мероприятие за рамки офиса. Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат (вплоть до цвета стен, освещенности, мебели и характера её расположения). В любом случае обстановка должна быть спокойной, уединённой, и уж точно исключающей неожиданное появление посторонних (в том числе из финансового отдела), шум, звонки и т.п.

  • Составьте вместе с агентством чек-лист, куда будет внесена каждая мелочь. Это поможет избежать накладок. Все должно быть решено идеально – логистика (транспорт, гостиницы, документы), место проведения, питание, перевод, сопровождение, расписание, сервис... Ведь во многом исходя из уровня приема, заграничный гость будет делать выводы об успешности вашего дела на сегодняшний момент. А это скажется на дальнейшем сотрудничестве и инвестициях. При этом важно понимать, что в более выгодном свете вас покажет безупречность решений, а не их дороговизна. Возвращаясь к примеру с логистикой: не столь важна будет марка поданного такси, сколь пунктуальность и вышколенность водителя.

Первое «свидание»: как получить доверие иностранных партнеров с первой встречи


Ошибка 2. Хорошим тоном и удачным психологическим маневром всегда считалась демонстрация в ходе встречи знаний правил этикета и культурных традиций той страны, из которой к вам прибыли гости. И вот вы отважились предстать перед будущими партнерами, скажем, в наряде с китайскими иероглифами. Вы даже выучили пару фраз на этом сложнейшем языке. Но гости, не успев войти, помрачнели и засобирались к выходу. А просто кто-то из дизайнеров пошутил – и выбрал для принта иероглиф «няша», а вас подвело произношение – и вместо «Добро пожаловать» вы произнесли: «Добро пожрать».

Как этого избежать?

  • Сохраняйте баланс. Деловые переговоры, как мы уже сказали, это протокольное мероприятие. Поэтому оно не должно превращаться в тематическую вечеринку с национальной кухней и танцами в костюмах. Во всем должен присутствовать вкус и стиль. Это касается всего – вплоть до выбора помещения. Крайне не желательно делегацию из Китая приглашать в ресторан в китайском стиле, просто потому что вы такой знаете. 

  • Привлекайте специалистов. Они уже не раз проводили мероприятия в разных странах и с разными национальностями, и то, что вы будете искать в интернете несколько дней, они уже просто знают из опыта.


Ошибка 3. Вы сняли конференц-зал в престижном бизнес-центре, где вам пообещали все технологические блага, необходимые для проведения встреч на высшем уровне. Потенциальные партнеры прибыли на место и были приятно поражены. Но ровно в тот момент, когда настало время включать их презентацию, вы поняли, что не знаете, как включается вся эта замечательная аппаратура, которой «нафарширован» зал.

Как этого избежать?

  • Заранее продумайте, кто будет заниматься техническим обеспечением встречи. В идеале «технарь» должен просто постоянно присутствовать рядом, но если это невозможно по каким-либо причинам, у вас должны быть все его контакты, чтобы проблемы решались в течение минуты. В буквальном смысле слова.

  • Заранее проверьте работоспособность всей техники. В том числе совместимость различных устройств самых разнообразных производителей. Мы все знаем, насколько важны для восприятия аудиовизуальные каналы. Современные переговоры – это уже не просто диалог. Это аргументированные выступления, подкрепленные технологичной демонстрацией каждой позиции. Презентации с наглядными графиками и мотивирующими видео, раздаточные материалы с цифрами и фактами из авторитетных исследований, визуализация тех или иных проектов уже прочно вошли в деловую жизнь каждого топ-менеджера. И очень важно, чтобы техника на первой же вашей встрече с зарубежными партнерами вас не подвела. 


Ошибка 4. Вы до мельчайших подробностей выверили всю организационно-техническую сторону встречи, но забыли про психологический климат. А это тоже очень важно в построении длительных и надежных деловых связей.

Как этого избежать?

Проведите отдельную неформальную встречу или дополните официальный прием небанальными активностями. Игра в гольф или теннис, парусный спорт или дайвинг – точки соприкосновения обязательно будут обнаружены. Неформальные приемы для партнеров и клиентов – удивительная двигательная сила, которая позволяет найти точки соприкосновения, компромисс и прийти к единому решению проблемы, если по каким-либо причинам это не удалось сделать формально. Достигается это за счет свободной, раскрепощающей обстановки, разговор в которой протекает по-другому, люди начинают говорить на одном языке. Следовательно, в будущем проблемы делового толка начнут решаться эффективнее. А яркие впечатления, которые может обеспечить приглашенное event-агентство, вызовут дополнительные положительные ассоциации с брендом компании. 








Ошибка 5. Вы заключили контракт, добившись своего, и практически прекратили общение с партнерами вне виртуального мира. Почта, телефону, конференц-связь все дальше отдаляют вас друг от друга, уже потеряна та теплота налаженной некогда связи, теряется и глубинное взаимопонимание, столь важное для бизнеса, и от этого множатся проблемы самого различного толка.

Как этого избежать?

Продолжайте встречаться. Причинами последующих встреч могут быть и позитивные моменты (запуск новой линейки продукции, открытие нового магазина или филиала и т.п.), и моменты негативные. Например, появление недопонимания и напряжения в отношениях с партнерами, потеря регулярной связи и единства в действиях, какое-то недоверие со стороны новых партнеров и крупных клиентов. В этих случаях очередная деловая встреча будет необходима, чтобы продемонстрировать друг другу открытость и готовность восстанавливать статус деловых взаимоотношений, чтобы показать результаты проделанной работы (с обеих сторон), чтобы заново создать атмосферу приятия, взаимной симпатии, вывести коммуникации на новый уровень.

В этом случае также крайне желательно участие приглашенного агентства, которое детально проанализирует конкретную ситуацию в вашей фирме и в фирме партнера, чтобы выбрать подходящий формат и содержание очередного делового мероприятия. Разные цели всегда предполагают разные концепции, а, следовательно, и разную наполненность, тональность, длительность и антураж встречи. 

Речь идет о трансфере клиентов и партнеров, их размещении, разработке экскурсионной программы, организации питания, работы службы охраны, переводчика, обеспечении визами и необходимыми документами, проведении развлекательной программы или тимбилдинга… и многом-многом другом. 

Андреев Николай
Генеральный директор Big Jack

0
Реклама на New Retail. Медиакит