Путешествия за идеями или уроки выживания для российского ритейла

Чтобы эффект от потраченных средств и времени был максимальным, стоит воспользоваться лайфхаками профессионального MICE-оператора.

Узнать последние тренды ритейла и лучшие кейсы мировых торговых сетей можно, читая статьи в интернете, но пока эти статьи будут написаны и, тем более, прочитаны – отрасль шагнет далеко вперед. Друг познается в беде, а опыт профессионала делает не теория, а практика – поэтому пока одни корпят над статьями «ТОП-10 лайфхаков чего угодно для чего угодно», другие получают реальные навыки в полях – на крупнейших международных выставках и в профильных бизнес-турах. 

Путешествие за идеями – это возможность заглянуть за кулисы чужого успеха и вдохновиться решениями, которые выведут уже ваш проект на новый уровень. Однако перед поездкой необходимо ответить себе на ключевые вопросы – как не разориться в процессе, как не запутаться в логистике и что предусмотреть, чтобы во всеоружии встретить новый полезный опыт и извлечь максимальную выгоду из поездки? 

Задумываясь о формате бизнес поездки, стоит определить ее цель и ожидаемый эффект. В международной классификации за аббревиатурой MICE скрываются главные слагаемые тревл-индустрии: встречи, конференции и выставки, корпоративные мероприятия.

Участие в деловой конференции – это возможность первым узнать мировые тренды, завести полезные контакты и перенять опыт западных коллег. Мировая индустрия ритейла не стоит на месте, и ветер перемен на всех парах дует и в нашей стране. Среди обсуждаемых трендов: диджитализация и bigdata, а также влияние покупателей-миллениалов на торговую экономику. Чтобы «поймать» своего клиента завтра, сегодня не стоит сидеть и ждать – действуйте: посещайте ведущие конференции, заводите правильные контакты, узнавайте, чем живет и в каком направлении развивается ваш сегмент. 

Бизнес-тур, в свою очередь, – это более точечная история, раскрывающая мельчайшие детали индустрии ритейла. Уникальные форматы экспонирования товара, украшение витрин, работа со светом и другие тонкости оформления торговых пространств невозможно передать в презентацииили на фото, их нужно видеть своими глазами. Только так можно прочувствовать атмосферу, которая привлекает клиента в европейских торговых галереях.

Эффективно организовать деловую поездку не так просто, как кажется на первый взгляд. В теории красивое мероприятие, познавательный бизнес-тур или делегатское участие в международной конференции, на практике – сложный процесс, включающий в себя как простейшие оргмоменты и планирование мест посещения, так и продуманную программу с посещением знаковых объектов – если речь идет об организации бизнес-тура, как, например, музей Swarovski с большим магазином в городе Инсбрук. 

Знакомство с брендом мирового уровня изнутри позволит узнать передовые технологии в освещении и экспонировании товара, раскрыть секреты позиционирования и маркетинговой стратегии, которая уже много лет имеет феерический успех на рынке. 

Самая распространенная в российских компаниях практика руководства – поручить организацию туров или участия в международной конференции личным ассистентам или офис-менеджерам. 

Покупка билетов и бронь отеля, конечно, под силу и секретарю, но с другими более сложными задачами могут возникнуть серьезные проблемы. По факту затраты рискуют быть колоссальными, а эффект гораздо ниже ожидаемого. Вовремя подать машину в аэропорт, предусмотреть транспортное сопровождение в течение всей конференции, или не дай Бог организовать собственное мероприятие внутри чужой страны – это иногда непомерные по своим объемам задачи для неопытного и узкого специалиста. В то время как именно эти детали и определят успешность поездки за рубеж. 

Личный ассистент подойдет к решению вопроса как к организации собственного отдыха: отель, как правило, найдется на букинге, а авиабилет, скорее всего, прямой и недешевый, будет забронирован у популярных российских авиакомпаний. Кажется, все просто и логично, но в высокий сезон прямые авиаперелёты стоят неприлично дорого, а соответствующей категории номера в выбранном вами отеле может не оказаться. 

Как выйти за рамки стереотипов и убедиться в том, что с профессиональной поддержкой ваша поездка будет не только эффективнее, но и значительно дешевле, чем организация in-house?

•  Авиабилеты: летать с комфортом и не переплачивать  

Мало кто знает, что перелёт у европейской авиакомпании с небольшой стыковкой, зачастую, стоит дешевле, чем прямой у российского оператора. В нашей практике был случай, когда стоимость прямого рейса российскими авиалиниями Москва-Ницца летом этого года достигала 500 тыс. рублей для билета в бизнес-класс. Мы предложили клиенту альтернативный стыковочный рейс иностранной авиакомпании с часовой пересадкой в Цюрихе значительно дешевле. Стоимость такого авиабилета все тем же бизнес-классом составила порядка 35 тыс. рублей.

Если грамотно и заранее подойти к вопросу бронирования, не придется ни жертвовать комфортом, ни переплачивать. 

Например, сейчас перелет в Канны на февраль 2019 года бизнес-классом у российской авиакомпании будет стоить в среднем 200 тыс. рублей, в то время как европейские авиаперевозчики предлагают аналогичный класс с небольшой пересадкой всего за 35 тыс. рублей, а для эконома с часовой стыковкой в Амстердаме цена и вовсе составит 11 тыс. рублей. 

Чтобы поездка была еще более интересной и приятной, можно, например, сделать суточную стыковку в Амстердаме, погулять в этом прекрасном городе, зарядиться положительными эмоциями и полететь дальше. Стоимость такого сложного перелёта с остановкой в Амстердаме – около 13 тыс. рублей. 

•  Отель: заселение с гарантией  

Второй важный момент – выбор отеля. Выбрав нужный отель и согласовав его с руководителем, секретарь сделает бронь на одном из популярных сервисов, получит подтверждение и будет спокоен. Но и здесь есть свои детали, о которых вряд ли знает простой помощник. 

У агрегаторов бронирования отелей есть определенная квота, и это далеко не все номера, которые доступны для брони. Профессиональный оператор связывается с отелем напрямую, в большинстве случаев он еще и имеет определенный дисконт и гарантировано получает подтверждение бронирования. Ситуации, когда по прилету клиента могут не заселить в нужный отель или предложить номер другой категории, в работе оператора исключены. 

Такие нюансы деловых поездок приобретают особое значение, когда речь идет о группе свыше 10 человек. В результате ошибки неспециализированного организатора пострадать может вся запланированная программа: вы потеряете драгоценное время, сорвется ряд встреч, к тому же, альтернативный отель может быть неудобно расположен, а категория номеров не соответствовать вашим ожиданиям.

Профессиональное транспортное сопровождение бизнес-путешествия позволяет сэкономить время и провести поездку комфортно. Гибкость и желание все успеть иногда приводит к совершенно невообразимому планированию: так, в нашей практике был случай, когда клиенту за один день нужно было успеть на 12 встреч – и это 12 переездов за очень короткие промежутки времени.  

Быть вовремя на всех запланированных встречах и произвести правильное впечатление на партнеров поможет машина премиум-класса: во многих случаях это необходимость, а не роскошь, и чтобы не переплатить за аренду автомобиля, ориентируйтесь на формат и цели поездки. В случае с делегатским участием в конференции уместным будет арендовать автомобиль или воспользоваться услугами личного водителя. 

Сделайте это заранее: это дешевле и проще, чем поиск и аренда по завышенному тарифу на месте. Как ни странно, машина с персональным водителем может обойтись даже выгоднее, чем самостоятельная аренда, поскольку, выбирая первый вариант, арендатор снимает с себя дополнительные расходы: на бензин, парковку, депозит. 

Если мы говорим о бизнес-туре, то здесь основное средство передвижения – комфортабельный брендированный автобус, который планирует маршрут, исходя из интересов группы. Для профессионального бизнес-тура неприемлема ситуация, когда его участники передвигаются на общественном транспорте, особенно если мы говорим о группе свыше 10-15 человек. Именно от четкой и продуманной организации маршрута поездки зависит ее эффективность и статус организатора тура в глазах клиентов. 

Грамотно спланировать логистику бизнес-поездки – половина успеха. Гораздо важнее ее содержание: программа встреч с партнерами, презентации, внутренние мероприятия и общение в неформальной обстановке.

Если вы запланировали собственный ивент в рамках программы конференции, доверьте его организацию профессионалам. Ваш секретарь не понимает и не может понимать стандарты цен на разные виды услуг, присутствующие на рынке, не знаком с деталями, которые становятся намного более сложными за границей: аренда техники, подготовка раздаточных материалов и другие детали. Грамотный ивент-менеджер, в свою очередь, знает эту кухню изнутри и действует четко и продуманно. 

Так, выбирая площадку для проведения мероприятия, необходимо направить запрос одновременно в несколько мест. За счёт конкуренции снижаются ставки и повышается качество услуг. Также не забудьте: учитывая курс валюты, целесообразнее обратиться в ивент-агентство в России. Ставки на такие услуги у локального зарубежного оператора будут просто умопомрачительными.

Планируя поездку за новым опытом, действуйте профессионально. Какой будет ее организация решать вам. Но, если вы хотите достичь своих бизнес-целей и произвести правильное впечатление, хотя бы воспользуйтесь лайфхаками MICE из этой статьи. 

Когда школьный класс идет в театр, учительница идет впереди и показывает дорогу, а колонну учеников замыкает кто-то из родителей. MICE – это та самая заботливая родительница, которая в бизнес-путешествиях следит за тем, чтобы никто не отстал, не потерялся, не передумал, и деловой театр отработал свои вложения в самом лучшем виде.  

Поездка в зарубежные «поля» может стать для бизнеса настоящим магическим толчком, который обогатит специалистов новым опытом и новыми конструктивными идеями. Однако важно при этом исключить моменты, которые приведут к пустой трате времени и отвлечении внимания на действительно важные и интересные вещи. А транспорт, отель и организацию программы стоит доверить профессионалу.