С неё начинается бизнес: как стартапу правильно выбрать кассовую технику

Но реальность требует на старте решить ещё одну ключевую задачу — внедрить в бизнесе контрольно-кассовую технику. Какой аппарат выбрать на этапе запуска бизнеса, расскажет Елена Акохова, коммерческий директор ООО «Торговый Баланс М» — производителя контрольно-кассовой техники «ШТРИХ-М».

Зачем и кому нужна касса

Важно сразу обозначить: речь идёт о стартапах, которые продают товары или услуги физическим лицам. Это может быть небольшая кофейня, магазин у дома, салон красоты или интернет-проект. 

Как только предприниматель берёт деньги (наличные или безналичные) у обычных покупателей, он автоматически подпадает под требования 54-ФЗ. А этот закон не оставляет места для трактовок: кассовый чек должен быть выдан. 

Отложенная проблема, которая всегда догоняет

Касса — это не опция и не «потом разберёмся». Это обязательный элемент правового поля, и её отсутствие — прямое нарушение закона.

Одна из самых частых ошибок начинающих предпринимателей — откладывать вопрос с кассой на потом. Бизнес вроде бы идёт, деньги поступают, покупатели не жалуются, и создаётся иллюзия, что  всё в порядке. А в действительности собственник «скользит на лыжах в пропасть» — пока всё идёт гладко, но только до определённого момента.

Налоговая служба прекрасно видит поступления на расчётные счета, особенно безналичные. Если выручка есть, а кассовых чеков нет, это фиксируется. Штрафы за бизнес «мимо кассы» могут достигать 100% от суммы полученной выручки, и это без учёта дополнительных санкций. Рассчитывать на то, что «ничего не будет», — опасная иллюзия.

Отдельная распространённая ошибка — путаница между эквайрингом и кассой. Многие предприниматели и покупатели считают, что если платёж прошёл через терминал, а клиент получил слип-чек от банка, значит, всё законно. Это не так. Эквайринговый чек лишь говорит о том, что деньги с карты списались. Он не заменяет кассовый чек и не подтверждает факт продажи товара или услуги.

По закону покупатель должен получить два документа: банковское подтверждение транзакции и кассовый чек с полной детализацией покупки — наименованиями товаров, количеством, ценой. Именно кассовый чек — юридически значимый документ, который уходит в налоговую.


@Freepik (лицензия INV-C-2024-8250540)

Контроль становится жёстче

Сегодня ФНС уже сопоставляет общие суммы безналичных поступлений с количеством и суммами кассовых чеков. Пока это не всегда стопроцентное совпадение по каждой транзакции, но контроль усиливается. 

В перспективе ближайших лет планируется детальное сопоставление банковской операции с конкретным кассовым чеком. Технически это уже предусмотрено: в современных кассах есть специальные форматы данных, которые позволяют связать финансовую транзакцию с фискальным документом.

Что это значит для начинающих предпринимателей? То, что правильная касса и корректная работа с ней — это не формальность, а защита бизнеса.

---

Читайте также: Что такое ТС ПИоТ? Или новые требования для реализации маркированных товаров

---

Почему кассу нельзя выбирать «вслепую»

В реестре ФНС сегодня более 200 моделей контрольно-кассовой техники. Они различаются по функционалу, возможностям и назначению. Именно поэтому выбор кассы самостоятельно часто приводит к проблемам — в этом деле легко ошибиться.

Небольшой салон услуг и продуктовый магазин — принципиально разные задачи. Где-то достаточно кассы с минимальным набором функций, а где-то обязательна расширенная товароучётная система, детализированные чеки и дополнительное оборудование, например 2D-сканеры для работы с маркировкой.

Если предприниматель ошибётся на старте и купит «не ту» кассу, позже это обернётся дополнительными расходами. Неподходящее устройство придется снимать с учёта, покупать новое и приобретать новый фискальный накопитель, который регистрируется только один раз и привязывается к конкретной кассе.

Как не ошибиться с покупкой ККТ (контрольно-кассовой техники)? Обращаться к производителям, которые делают ставку на работу через аккредитованных партнёров — сервисные центры и центры технического обслуживания. 

Они проходят обучение у производителя, знают продукт и помогают подобрать полный комплект: кассу, фискальный накопитель нужного типа, программное обеспечение, сканеры, товароучётные системы и оператора фискальных данных.


@Freepik (лицензия INV-C-2024-8250540)

Касса — это целая система, а не «коробочка»

Современная онлайн-касса — это не просто устройство, которое считает деньги и печатает чек. Это сложный программно-аппаратный комплекс. В него входит сама касса, фискальный накопитель, прошивка и лицензия, кассовое программное обеспечение, товароучётная система, драйверы, модули для работы с маркировкой, связь с оператором фискальных данных и серверами ФНС.

И весь этот комплекс должен быть актуальным. Законодательство меняется, и касса сама по себе не «узнаёт» об этих изменениях. Обновления прошивок и лицензий — обязательное условие корректной работы кассы. Если предприниматель не следит за этим, касса начинает печатать чеки с ошибками, а все нарушения фиксируются налоговой службой.

Даже такие, казалось бы, бытовые вещи, как стабильный интернет, имеют значение. Если связь пропадает, касса может продолжать работу ограниченное время, но при длительном отсутствии передачи данных она блокируется, и бизнес просто останавливается.

Касса с первого дня — без компромиссов

Для большинства стартапов правило простое: если есть расчёты с физическими лицами наличными или по карте, касса нужна с первого рабочего дня. Исключение составляют только самозанятые и отдельные, всё более редкие категории деятельности, прямо указанные в 54-ФЗ. Например, церковные лавки, продажа кваса на розлив, ремонт обуви (если нет наёмных рабочих).

Важно помнить и ещё об одном моменте: касса должна находиться там, где принимаются деньги. Если у бизнеса несколько торговых точек, касса нужна в каждой из них. Нельзя поставить один аппарат «на всех». При масштабировании бизнеса количество касс растёт вместе с количеством точек.

Надёжность как инвестиция

Для стартапа касса — это не разовая покупка, а инвестиция в стабильность, законность и будущий рост бизнеса. И чем раньше предприниматель это понимает, тем спокойнее и увереннее развивается его проект. Однако касса кассе рознь: нужно знать, где покупать, и лучше это делать у проверенных временем и рынком производителей. 

К примеру, современные кассы фирмы «Торговый Баланс М» способны выдерживать серьёзные нагрузки — до миллиона чеков и более. Многие устройства фирмы, установленные ещё в 2017 году после перехода на онлайн-кассы, продолжают работать до сих пор.

Елена Акохова, 
коммерческий директор ООО «Торговый Баланс М».

Для NEW RETAIL