Страховой запас без издержек: как планировать в условиях неопределенности

Рассказывает CPO «КОРУС | Управление запасами» Александра Москаленко.

Страховой запас формируется на случай форс-мажора — он позволяет продолжить работу в ситуации резкого роста спроса, нарушения цепочек поставок и задержки товара в пути, проблем на производстве или неожиданного повышения закупочных цен. В ситуации непредсказуемого спроса ритейлеры сталкиваются с двумя проблемами: отсутствием товара на складе или перезатаркой.

В случае out-of-stock — нехватки товара — бизнес теряет не только чистую прибыль, но и постоянных клиентов: привыкнув делать закупки в одной сети и не найдя нужного продукта, они уходят искать аналоги у конкурентов.

При затоваривании компания не несет репутационных рисков — потребители довольны, товар всегда на полках, но бизнес теряет деньги: магазины вынужденно проводят незапланированные акции, списывают продукты и несут издержки на хранение на складе.

Правильно сформированный страховой запас поможет избежать этих проблем.

Как рассчитать страховой запас

● Расчет по проценту колебания спроса

Формула: страховой запас = прогнозируемый объем продаж за период между поставками х процент колебания спроса.

Например, еженедельно в небольшой молочный магазин завозят творог, и его продажи составляют 20 кг за неделю. Колебания спроса, по оценкам менеджера, — 10%. Тогда страховой запас = 10% х 20 = 2 кг — столько творога должно храниться на складе между поставками.

Этот метод дает адекватный результат, если плечо поставки короткое, продажи стабильные, а процент колебания спроса выбран правильно. Эффективность такого расчета напрямую зависит от опытности закупщика. Но если продажи бессистемные, а период поставки длительный, то процент колебания спроса может получиться непропорционально большим и результат окажется неточным.

● Расчет по объему продаж

Формула: страховой запас = среднедневной спрос х количество дней.

Метод подходит для расчета страхового запаса на несколько дней и помогает продавцу обезопасить себя от опозданий поставщика.

Например, овощной магазин в среднем ежедневно продает 30 пакетов картофеля, значит, для страхового запаса на 2 дня достаточно 60 штук. На сколько дней рассчитывать запас товара, закупщик определяет по опыту, с учетом обычного срока задержки поставщика.

При ежедневных поставках страховой запас может быть рассчитан всего на несколько часов — на случай непредвиденного спроса.

● Ручной метод расчета

Ручной способ актуален для товаров спорадического, нерегулярного спроса, когда прогнозировать трудно. В эту категорию входят самые разные виды товаров — от мало востребованных автомобильных запчастей до предметов роскоши, также редко могут покупать дорогую продукцию неизвестных или новых поставщиков. 

Пример: торговая сеть товаров для творчества столкнулась со спорадическим спросом на наборы для вышивки: некоторые товарные позиции из большой ассортиментной матрицы — наборы с непопулярными картинками — продавались не чаще двух раз в год.

Нередко профессионалы знают специфику продаж в деталях и самостоятельно могут дать точную рекомендацию по объему страхового запаса, учитывая минимальный остаток, и сформировать ассортиментную матрицу.

«Компании, которые разбираются в своем продукте и работают с данными статистики продаж, могут рассчитывать на более высокую эффективность использования запасов: как правило, им удается снизить количество неликвидных товаров до 40% и увеличить доходность в среднем на 20%».

Например, владелец магазина сантехники проанализировал продажи за предыдущий месяц и использовал результаты для прогноза на следующие 4 недели. Теперь он может принять решение о формировании страхового запаса по каждому SKU на неделю — он будет равен недельному максимуму объема продаж за прошлый месяц.

Этот базовый подход прост в реализации, но часто приводит к дисбалансу запасов. Например, владелец бизнеса может потратить деньги на избыточную закупку смесителей, в то время как на складе заканчивается резерв душевых леек.

Кроме того, в ручном методе есть риск человеческого фактора: сотрудник может ошибиться в расчетах и заказать больше необходимого или выбрать для страховых запасов неверную товарную позицию. Снизить вероятность ошибки может контроль со стороны старших менеджеров и руководителя.

● Динамический метод

Формула: страховой запас = среднее от суммы среднеквадратичных отклонений за период анализа.

Метод эффективен для бизнеса с высоким оборотом, короткими сроками поставок и товарами редкого спроса. Рассчитать показатель можно при помощи автоматизированного решения.

Такой способ минимизирует вероятность ошибок в прогнозе продаж и позволяет быстро реагировать на изменение спроса: система сама подбирает количество товаров для каждого артикула.

Подход сработает и для товаров, подверженных сезонным колебаниям спроса. Например, супермаркет заказывает газированную воду, спрос на которую изменяется в рамках недели вместе с температурой воздуха на улице. В этом случае страховой запас будет учитывать потенциальную возможность теплой погоды и поможет сохранить фиксированный объем товаров на складе.

Важно: прежде чем выбрать подходящую формулу для страхового запаса, необходимо проанализировать качество и количество данных, которыми обладает компания. Некорректные значения при расчетах могут привести к проблемам вместо решений.

Как экономно управлять страховым запасом

Чтобы снизить стоимость формирования и содержания страхового запаса, нужно сократить издержки, связанные с хранением. Защитить склад от избытка и нехватки товаров можно тремя способами.

1. Изменить частоту поставок

Излишний страховой запас часто бывает спровоцирован проблемными поставками. Если логистическое плечо длинное, сократить издержки на хранение товаров на складе поможет оптимизация графика в сторону частых, ежедневных поставок. В этом случае важно выбрать надежного контрагента: именно строгое соблюдение сроков и объемов поставок гарантирует этому способу успех.

Пример: косметическая компания в летний сезон изменила график поставок. Вместо привоза один раз в неделю товары стали доставлять трижды. В результате страховой запас удалось сократить вдвое.

2. Автоматизировать управление запасами

Методы расчета страхового запаса по формулам довольно эффективны: любая компания при наличии опытных сотрудников может в Excel получить цифры, близкие к реальным. Однако, чтобы получить более точный результат, нужно поработать со всеми аспектами: очистить ряды продаж — удалить всплески (атипичные продажи, акции), восстановить дни, когда товара не было на складе, определить тренды, учесть сезонность. Если делать это надо ежедневно и на больших объемах, возникает потребность в автоматизации.
Пример: сеть магазинов строительных материалов использовала ручной подсчет и систему формирования страхового запаса на фиксированное число дней. С переходом на автоматические динамические методы расчета компания снизила уровень страхового запаса на 37%, при этом не потеряв в продажах.

---

Читайте также:  Три проблемы в управлении запасами категории «фреш» и их решения

---

3. Создать распределительный центр

Если торговая сеть достаточно большая, эффективным решением может стать запуск собственного распределительного центра. Он позволит гибко настроить логистику под потребности каждой торговой точки и обеспечить ежедневные или очень частые поставки. Даже если объемы продаж в магазинах сети разнятся, скопления товаров удастся избежать — весь необходимый запас сосредоточится в распределительном центре.

Пример: торговая сеть товаров для дома расширилась, и владельцы приняли решение открыть распределительный центр. Это дало возможность организовать ежедневные поставки товаров в магазины. Страховые запасы были сведены к минимуму и рассчитаны только на непредвиденный спрос. Решилась проблема переполненных полок в залах, а уровень обслуживания вырос.

Управление страховым запасом — важная часть работы ритейлера и производителя. От выбора правильного подхода к его формированию зависит, получится ли минимизировать издержки на хранение товаров и удержать продажи на нужном уровне в кризисный момент.

При работе со страховым запасом важно сбалансировать затраты на его содержание и поддержание оптимального количества товаров, чтобы не нести издержки на складское хранение. И сосредоточиться на продуктах с высокой скоростью потребления и длительным сроком поставки, чтобы не перезатарить склад и избежать списаний.

Компании, которые разбираются в своем продукте и работают с данными статистики продаж, могут рассчитывать на более высокую эффективность использования запасов: как правило, им удается снизить количество неликвидных товаров до 40% и увеличить доходность в среднем на 20%.

Александра Москаленко,
CPO «КОРУС | Управление запасами».

Для New Retail