Применяют все чек-лист: финансист, пилот, штангист

Время чтения: 05 мин 10 сек.

Сверяться с перечнем обязательных шагов решили в начале XX века: после серии авиакатастроф лётные центры разработали списки обязательных к выполнению действий. Капитан воздушного судна, помощник, инженер обходили самолёт, отмечая поломки, неисправности, ошибки.

Идея мигрировала в здравоохранение. Доктора, не без сопротивления при внедрении, действовали по плану. Дезинфицировали руки, надевали перчатки, халаты, маски. За правильностью «обряда» следили медсёстры, в свою очередь забиравшие анализы, обрабатывавшие раны, измерявшие пульс, давление, температуру.

Метод подготовки процедур сменился составлением задач для бизнес-встреч, проектов, курсов. Офисный планктон записывал в блокноты поручения, распределяя по приоритетам и дедлайнам. Задействовав электронные таблицы, добавлял комментарии: назначивший, ответственный, помощник, прочие ресурсы.

Вдохновлённые примерами коллег, партнёров, конкурентов переносили чек-листы в работу, а затем и в сферы жизни. Определяли области, требующие контроля над процессом. Адепты применяли списки в планировании экспериментов, общении с клиентами, кулинарии, подготовке путешествий, учёбе, продажах.

Неточности и расплывчатые формулировки уступили профессиональным чек-листам. Специалисты уделяли внимание эффективности и практичности: в экстренной ситуации алгоритм обязан спасать жизни. Не упускали рутинные действия, корректируя каждый элемент. 

Определили обязательные характеристики:

1. Конкретность.
2. Краткость мыслей.
3. Однозначность пунктов.
4. Адекватная длина перечня.
5. Учёт непредвиденных обстоятельств.
6. Высокая скорость выполнения этапов.
7. Единственность задачи в момент времени.

Выделили два вида чек-листов: для проверки и выполнения активности. С первыми сверялись после того, как завершали очередную фазу, действовали по памяти или контролировали работу других. Отмечали исправность оборудования, убеждались в наличии инвентаря, запускали двигатель, станок, конвейер.

Второй эксплуатировался как рецепт, методика, пошаговая инструкция. К следующему этапу переходили исключительно по перечню, расхождения со списком запрещались. Такие инструменты составлялись для адаптации новичков: привыкали к работе, запоминали действия, легче воспринимали сложные задачи.

Представьте: вам поручили подготовить аудиторию к лекции. Сначала изобразите помещение: столы, стулья, вспомогательное оборудование – схематично, в виде кругов и прямоугольников. Погрузитесь в проект: включите воображение, представите себя в комнате – поймёте, чего не хватает.

Затем формализуйте рисунок, составив таблицу с необходимыми предметами и действиями. Обсудив с командой, назначьте ответственных, расставьте дедлайны. Добавьте комментарии: сориентируют забывших, помогут заменяющим прогульщиков. Оформив, разошлите итог задействованным лицам.


 
Каждую версию чек-листа испытывайте в реальной жизни. Оставьте место для правок: участники отметят ошибки, разделят составные пункты на части, предложат сдвинуть дедлайны. Возможность постоянных корректировок обеспечит эффективность инструмента: вносите изменения после каждого мероприятия.


 
При организации совещания или встречи список модифицируют: дополняют пункты вопросами и подробными ответами:

1. Определить цель собрания. Что включить в повестку? Какие пункты добавить к обсуждаемым?
2. Подготовить материалы. Что отразить на слайдах? В тексте выступления? Раздать на бумаге?
3. Оповестить участников. Кого пригласить? Как сообщить? Когда, где встретить?
4. Распределить роли. Кто защитник идеи? Противник? Независимый эксперт?
5. Сообщить данные. Какие вопросы к задачам? Что не понятно в теме?
6. Принять решение. Как выбирать варианты? У кого решающий голос?
7. Подвести итоги. Кто ответственен за внедрение? Какие риски?

Приверженцы кайдзен, участники кружков качества, менеджеры TQM используют чек-листы для анализа производства, станков, сотрудников, ошибок, случаев брака. Структуру упрощают: составляют список предметов, действий или задач, добавляют столбцы «Да», «Нет», «Комментарий».

Заголовок сопровождается выполнившим, временем, датой, – компания знает, к кому обратиться за разъяснением ситуации. Облегчается сбор данных, верификация и последующая обработка. Выявляются проблемные участки, улучшаются процессы производства, стандартизируется ответственность персонала.


 
Инструмент адаптируется для каждой сферы. Спортсмены обдумывают ход тренировок, отмечают число сделанных отжиманий, подтягиваний. Финансисты сверяются с квартальными планами, анализируют доходы и убытки. Трудоголики составляют распорядок дня, не упуская мелочи, отмечая плановые активности.

Определяйте цели создания, важность каждого пункта, исключайте лишние этапы. Подумайте о стиле, оформлении, участниках, для которых создаёте перечень. Обговорите каждый шаг с задействованными лицами и постановщиками задач – убедитесь в правильном понимании поручений, дедлайнов, очерёдности.

Укушенный собакой горожанин обратился к врачу. Эскулап сообщил: «У вас бешенство». Пациент схватил лист бумаги и начал быстро писать. «Строчите завещание?», – участливо спросил врач, – «Я вас вылечу!». Человек поднял задумчивые глаза: «Составляю список тех, кого надо укусить, пока не умру!»

Олег Брагинский,
Основатель «Школы траблшутеров»

---

Читайте также:
Проведёте нейминг – попадёте в рейтинг
Решение-сенсацию находит модерация
Сага о клиентоориентированности

---