Оптимизация затрат на IT в ритейле: на чем сегодня нельзя экономить, а на чем — все-таки можно?

Рассказывает Константин Попандопуло, технический директор Umbrella IT. 

На чем можно сэкономить

На IT-сервисах: отказаться от сервисов, которыми бизнес почти не пользуется.

● Проанализировать сервисы, чтобы выявить те, которые вообще не используются, либо используются редко. Если вы обнаружили, что какой-то сервис не приносит пользы, а только увеличивает расходы, не стесняйтесь отказаться от него. 

Например, если компания чаще всего использует для хранения и обмена файлами один сервис, крайне редко прибегая к другим, можно оставить только наиболее подходящий и удобный для вашего бизнеса. 

● Стоит задуматься о внедрении практики регулярного аудита сервисов и работе над их оптимизацией. Выявлять дублирующие сервисы и отказываться от них. Или заменять все одним IT-решением, которое отвечает на все запросы бизнеса. Интеграция сервисов в один позволит сократить расходы. 

Например, можно объединить CRM и систему управления заказами в одну систему. Тогда расходы на обслуживание и обновления снизятся. Или допустим, компания использует Trello для управления задачами и проектами, Slack для общения и Microsoft Teams для совместной работы. А можно заменить эти сервисы одним решением.

● Перейти на облачные сервисы: тогда не придется закупать и обслуживать оборудование. К тому же облачные технологии более гибкие и масштабируемые: какие бы изменения в бизнесе ни произошли, например, потребуется срочное расширение IT-инфраструктуры, облачные технологии позволят сделать это быстро.

● Сейчас появляется все больше отечественных облачных сервисов: «Ростелеком-ЦОД» (19%), SberCloud (14,7%), МТС (9,9%), Selectel (9,2%) и «Крок». Гиганты ритейла, конечно, могут позволить себе собственные облачные сервисы — свой собственный облачный сервис разрабатывает X5 Group. Но для небольших бизнесов вполне подойдут готовые разработки. Нужно только выбрать оптимальный тарифный план, и уже не надо будет беспокоиться ни об обновлении ПО, ни о безопасности. 

● Управлять жизненным циклом. Это позволит оптимизировать процессы развертывания, обновления и удаления сервисов, а также эффективнее планировать расходы на IT-сервисы в будущем. 

На разработке

● Автоматизировать рутинные процессы разработки. Например, можно использовать ChatGPT (чат-бот с ИИ, в диалоговом режиме отвечающий на вопросы на естественных языках) и другие инструменты на базе ИИ, которые помогают писать код, предоставляя предложения в стиле автозавершения. Они помогут опытным сотрудникам тратить кратно меньше времени на написание шаблонного кода, а новичкам — быстрее обучаться. Главное — понимать, что оптимизация такого рода нуждается в человеческом контроле. Код от больших языковых моделей склонен быть несовершенным, поэтому должен проходить через экспертную проверку.
 
Есть и другие инструменты автоматизации, вот несколько примеров. Системы управления версиями (Git, Mercurial или SVN) автоматизируют процессы контроля версий, совместную работу над кодом и управление изменениями. SonarQube или ESLint, автоматизируют проверку кода на соответствие стандартам и ошибки. 

Использовать IT-аутсорсинг для усиления собственных команд необходимыми компетенциями и ускорения разработки новых ИТ-решений. Это позволит не нанимать сотрудников в штат и при этом даст гарантию результата. 

● Отказаться от разных поставщиков в пользу генерального подрядчика, который помогает организовывать работу всех внешних вендоров.

● Внедрить методологии Agile и DevOps. Agile позволит быстро адаптироваться к изменениям требований и поэтапно создавать ПО, что снижает риски и улучшает качество. DevOps автоматизирует процессы разработки, тестирования и развертывания ПО — уменьшит число ошибок и приблизит дату релиза. 

● Переходить на open source. IT-решения с открытым исходным кодом (Linux, Apache, MySQL) зачастую бесплатны для использования, редактирования, распространения. Они обойдутся дешевле, чем разрабатывать собственные, покупать готовые «коробки» или платить за лицензии, хотя, конечно, могут оказаться менее надежными, если применять без доработки.

На проектах

Сфокусироваться на горячих фичах/решениях, которые принесут пользу бизнесу прямо сейчас (чат-боты, голосовые ассистенты). Это антикризисная история.

X5 Group активно использует ботов в колл-центрах для торговых сетей «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель». Конверсия в целевое действие при этом превышает 60%, а затраты на бота в 5-7 раз ниже, чем на операторов. Уже сейчас до 50% всех обращений по вопросам карт лояльности (регистрация, блокировка, перенос баллов, проверка баланса) решает робот. Есть подобные боты и в «Спортмастере». 

Чат-боты и голосовые ассистенты позволяют всегда оставаться с клиентами на связи: работают круглосуточно, отвечают моментально, всегда придерживаются доброжелательного tone of voice. 

В «М.Видео» разработали бот, облегчающий работу HR-отдела: он информирует о вакансиях, проводит первичные собеседования и онбординг.

Однако от долгосрочных проектов с долгой окупаемостью полностью отказываться не стоит. Перед стартом ресурсоемких, крупных проектов стоит сформировать предельно конкретный MVP, который на ранних этапах даст понимание, насколько полезен и интересен продукт аудитории. И уже после этого готовить Roadmap оставшихся функций, без которых обошлись при запуске. А затем постепенно продолжать доработку.

Также стоит обучать сотрудников внутри компании, чтобы сократить затраты на найм специалистов. Это может включать в себя организацию обучающих курсов и внедрение системы менторства. Также может помочь создание своей базы знаний, например, в Bookstack — вики-программе, подходящей для хранения и поиска информации о проектах.

На чем нельзя экономить

На развитии core-продуктов (мобильные приложения, e-commerce платформы, b2c/b2b маркетплейсы). 

Низкое качество IT-продуктов может привести к сбоям и простоям в работе, что может негативно отразиться на бизнес-процессах и клиентском опыте. Как правило, это репутационно важные продукты, и цена ошибки здесь — потеря покупателей и прибыли.  

На безопасности.

В 2022-м число инцидентов выросло на 21%, и эксперты полагают, что хакерских атак будет становиться больше. Поэтому важно уделять пристальное внимание защите конфиденциальных данных от взломов и кибератак, иначе возникнет риск финансовых и репутационных потерь. 

Дыры и уязвимости в системе безопасности напрямую влияют на эффективность и прибыльность любого бизнеса. Даже небольшим бизнесам лучше выбирать комплексные интегрированные системы безопасности. А более крупным имеет смысл создавать собственные IT-платформы.

Например, такая IT-платформа была разработана в «Дикси»: она дает возможность любому отделу офиса – службам безопасности, коммерции, операционному управлению и прочим еженедельно получать свежие данные о текущем статусе всех магазинов сети, в том числе ситуацию по HR, операциям и потерям.

---

Читайте также: Автоматизация розничного магазина: топ-5 ошибок, которых можно и нужно избежать

---

На IT-отделе и обслуживании IT-систем.

Без современных инструментов оптимизации и минимизации рутинной работы департамента не стоит рассчитывать на высокие качество и скорость разработки. А экономия на поддержке и обслуживании IT-систем может привести к задержкам в решении проблем и сбоям в работе, что снижает производительность и негативно скажется на клиентском опыте. 

Отделу должны быть доступны современные инструменты оптимизации и минимизации рутинной работы отдела; автоматизированные инструменты контроля и системы управления проектами. 

На развитии IT-инфраструктуры.

Важно инвестировать в современные технологии и развитие IT-инфраструктуры. Без этого невозможен рост бизнеса. Поддержка разросшейся кодовой базы устаревшей IT-инфраструктуры требует больше ресурсов и замедляет доставку изменений. Что в итоге приводит не только к удорожанию разработки. 

На зарплате сотрудников. 

IT – очень конкурентная сфера, и привлечь высококлассного специалиста можно только зарплатой по рынку или выше. Конечно можно нанять побольше джунов, и растить своих специалистов с нуля. Но по мере апгрейда их квалификации, им нужно будет индексировать зарплату, чтобы не возникало текучки кадров; к тому же обучать их и контролировать опять же должен опытный сотрудник. 

Константин Попандопуло, 
технический директор Umbrella IT.

Для NEW RETAIL