Типичные ошибки при переходе на цифровые документы в ритейле

Рассказывает партнер и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин. 

Объем кадрового документооборота в крупных компаниях из сферы ритейла колоссален. В среднем на каждого сотрудника приходится оформлять по 30 документов в год — от заявлений на отпуск и различных приказов до инструкций и ознакомлений с локальными нормативными актами. Текучесть кадров может достигать 60-70% в год. В итоге — отделы кадров буквально завалены бумагой.

Но проблема не только в объеме документооборота. Магазины расположены в разных частях города и разных регионах. Чтобы поставить подпись на документе, сотруднику нужно приехать в отдел кадров, либо работодатель пересылает документы курьерской службой в каждый магазин. 

В первом случае возникает проблема с дисциплиной — не все приезжают по первому требованию. Кадровикам приходится постоянно напоминать и контролировать подписание. При использовании курьерской службы расходы на пересылку документов туда и обратно могут достигать нескольких миллионов рублей в год. И, конечно, такая организация документооборота сильно затягивает все кадровые процессы.

Поэтому компании из сферы ритейла одними с первых проявилили интерес к переводу HR-документов в цифровой вид. В эксперименте Минтруда, который проходил в 2020-2021 году, принимали участие сети Вкусвилл, Магнит, Лента, Вайлдберриз, Военторг, Твое, Связной, аптеки «Эркафарм». Эти компании стали первопроходцами в деле внедрения цифровых кадровых документов. В конце 2021 года, с учетом опыта участников эксперимента, доработан и подписан закон 377-ФЗ, который разрешил всем компаниям обмениваться с сотрудниками только электронными документами — без дублирования их на бумаге. Проекты по внедрению кадрового ЭДО в ритейле формируют порядка 20% объема этого рынка.

При переходе на цифровые документы ритейлеры сталкиваются с рядом специфических трудностей и порой совершают ошибки, которые удлиняют и удорожают проекты. Разберем, что может пойти не так при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Ошибка 1: разные процессы в одной системе

Это характерно для крупных компаний: они стремятся внедрить одну систему, которая сможет закрыть сразу несколько задач. Например, весь электронный документооборот, включая кадровый, совместить с системой управления бизнес-процессами — Business Process Management. Или реализовать все HR-процессы — начиная от поиска персонала до внутренних коммуникаций и обучения на единой платформе.

На российском рынке нет системы, которая могла бы объединить перечисленные задачи «из коробки». Как правило, компании разрабатывают такие ИТ-решения самостоятельно — силами внутренней команды или привлеченных подрядчиков. Это большие и трудоемкие проекты, требующие одновременного перестроения нескольких процессов и вовлечения различных подразделений. Их реализация затягивается на несколько лет. При этом ни одну из функций нельзя использовать отдельно — пока не будет завершен весь проект. Из-за этого некоторые крупные ритейлеры до сих пор не перешли на кадровый ЭДО, хотя начали двигаться в этом направлении больше года назад.

При этом на рынке ИТ-решений для автоматизации HR-процессов есть готовые сервисы в каждой нише — и, более того, есть выбор из нескольких продуктов от разных разработчиков. Например, можно отдельно автоматизировать поиск и подбор персонала, выбрав подходящее решение из десятка имеющихся на рынке. Отдельно внедрить кадровый ЭДО — таких систем тоже больше десяти. 

Следующим шагом — подключить платформу для адаптации, обучения и развития персонала. Какой-то микросервис можно разработать самостоятельно или на заказ. Реализация каждого этапа в отдельности занимает один-два месяца, а пользоваться функцией можно сразу. Каждый сервис можно «прикрутить» к корпоративному порталу, постепенно превращая его в единый хаб автоматизации HR. 

При этом современные способы интеграции позволяют наладить бесшовный сквозной процесс между разными системами. Например, когда кандидат проходит отбор внутри одной системы и сразу же получает предложение о работе и документы на подпись — в другой. Такой подход позволяет расставить приоритеты и быстро автоматизировать наиболее важные для компании функции. А также — снизить издержки благодаря тому, что не нужно оплачивать дорогостоящую работу команд разработки в течение длительного времени.

Ошибка 2: отсутствие работы с персоналом на старте проекта

Основная масса сотрудников в ритейле — это «синие воротнички»: продавцы, мерчендайзеры, грузчики, водители. Как показывает практика, именно они чаще всего настороженно относятся к цифровизации любых процессов. При этом заставить человека использовать цифровые документы нельзя: 377-ФЗ оставляет право работникам отказаться от перехода на кадровый ЭДО и требовать у работодателя оформлять все документы на бумаге. Если «отказников» много — больше 40%, то экономический эффект от внедрения электронного документооборота будет не таким существенным.

Поэтому важно заранее провести разъяснительную работу с сотрудниками. Особенно важно остановиться на теме безопасности: объяснить, что электронный документооборот регламентируется специальным федеральным законом, цифровые документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, но не могут потеряться или испортиться. 

Кроме этого, стоит показать, как именно будет организован процесс подписания документов и в чем удобство такого формата именно для работников. Например, им будут доступные все документы в личном кабинете, а сформировать новое заявление на отпуск или подписать какой-то документ можно со смартфона за пару кликов. Хорошо работают очные семинары и онлайн-вебинары, а также короткие мотивирующие видеоролики. 

В крупной компании лучше провести пилотный проект, подключив к нему лидеров мнений. Это позволит отработать узкие места на лояльной группе сотрудников, которые в дальнейшем станут амбассадорами проекта внутри компании.

---

Читайте также:  Как ритейлу сэкономить на грузоперевозках: оптимизируем три главных этапа логистического процесса

---

Ошибка 3: техническая поддержка своими силами

После запуска кадрового ЭДО у линейного персонала часто возникают трудности с использованием новой системы. Поэтому всегда переход на цифровые документы сопровождается формированием службы технической поддержки пользователей. Как правило, ритейлеры, внедряя различные решения с рынка, отдают эту задачу внутренней команде ИТ-специалистов. Но с проектами КЭДО так вряд ли получится.

Часто компании просто не понимают, что их ждет. Но когда сталкивается с огромным потоком вопросов от персонала — часто однотипных и довольно простых в решении — передают первую линию поддержки на вендора системы КЭДО. Важно на старте отдавать себе отчет в том, что объем обращений будет очень большим, а отвечать на вопросы нужно в режиме 24/7. Потребуются существенные ресурсы для бесперебойной работы службы поддержки. Просчитать обоснованность таких расходов лучше на старте проекта.

Резюмируя, стоит сказать, что ритейл — одна из наиболее оцифрованных отраслей. Это объясняется тем, что даже небольшое улучшение процесса приносит ощутимую выгоду компании. Чтобы проекты по цифровизации HR-функций не затягивались, а их результаты были видны сразу, нужно «есть слона по частям», уделять много внимания разъяснительной работе с персоналом и отдавать непрофильные функции профессиональным командам.

Дмитрий Махлин,
партнер и директор по развитию HRlink. 

Для NEW RETAIL