5 правил проведения воркшопа для разработки новой стратегии бизнеса. Опыт RNT Group и «Ситилинк»

«Воркшопы особенно полезны, когда на проекте много противоречивых требований, и нужно, с одной стороны учесть все интересы, а с другой – разумно выделить приоритеты. Однако эффективность таких обсуждений напрямую зависит от их организации», - отмечает Роман Соколов, руководитель бизнес-направления ритейл RNT Group (входит в группу «Рексофт»). 

Для онлайн-ритейлера «Ситилинк» в 2021 и 2022 годах мы проводили серию совместных воркшопов. И на основании взаимодействия выделили 5 советов, которые помогают выстроить порядок работы максимально эффективно.

Совет №1: Назначьте ответственного за принятие решений со стороны бизнеса

 


Формирование новой стратегии бизнеса часто требует смены принятой концепции развития. При этом заинтересованные лица со стороны заказчика могут расходиться во мнении. Некоторые стремятся сохранить текущие устои по инерции или наоборот жаждут кардинальных изменений.

Решить разногласия и выработать единое видение может помочь «арбитр», который четко понимает конечную цель и выступает драйвером для принятия нового мышления. Тогда в процессе принятия решений каждое предложение валидируется на соответствие конечной цели проекта и фокус на ценности продукта сохраняется.

● В нашем случае лицами, принимающими решения, со стороны заказчика выступали инициатор проекта, проектный менеджер и эксперты по направлениям (SME). Но ввиду высокой загрузки не все они могли детально погрузиться и контролировать процесс. У каждого эксперта SME было свое видение приоритетных функций будущего решения и менеджеру проекта было сложно сохранить фокус на первоначальных требованиях к продукту. В результате со временем изначальный вектор развития проекта размылся. 

«Для решения разногласий было принято решение привлечь инициатора от компании «Ситилинк» и дополнительных экспертов RNT Group. Команды провели несколько сессий по выравниванию стратегии. В результате удалось выработать дорожную карту развития продукта и успешно продвинуться на следующий этап проекта», - рассказывает Роман Соколов, RNT Group (входит в группу «Рексофт»).

Совет №2: Составьте матрицу ответственности команды

Этот совет вытекает из предыдущего и содержит то же ключевое слово – «ответственность». Создание плана коммуникаций и матрицы ролей помогают обозначить обязанности и ожидания от каждого из членов команды. Важно определить круг лиц, принимающих решения, и четко обозначить их ответственность за сохранение общей цели проекта. 

Это базовый и, казалось бы, очевидный принцип. Но зачастую им пренебрегают, что может привести к разрастанию объема проекта, его длительности и бюджета.

● В процессе нашего проекта с компанией «Ситилинк» бизнес-пользователи будущего решения зачастую просили добавить те или иные функции, выходящие за рамки концепции. Из-за недостаточно проработанной матрицы ответственности порядок согласования изменений в проекте был неочевиден. Команде приходилось каждый раз добавлять новые требования и снова пересматривать принятую ранее стратегию развития. Это замедляло некоторые процессы и «очертило» главную задачу подобных воркшопов – сохранения фокуса и концентрации на стратегии. 

Чтобы добиться баланса между желаниями пользователей и целью проекта команда заказчика сформировала четкий план приоритезации решений. Вопросы о необходимости добавления нового функционала стали рассматриваться на уровне руководителей отделов. Это позволило снизить количество лишних изменений и сохранить фокус на исходной цели проекта.

Совет №3: Унифицируйте проектные термины и понятия

Эффективная коммуникация внутри проекта строится на едином понимании ключевых определений. Будь то названия систем внутри ИТ-ландшафта заказчика, их функциональные границы или любые специфические термины. Необходимо унифицировать ключевые понятия проекта и регулярно их актуализировать. Это поможет всем вовлеченным сторонам говорить на одном языке, видеть и одинаково понимать проблематику, вместе двигаться к достижению общей цели. 

«Однажды c одним из заказчиков нам пришлось вернуться на несколько этапов проекта назад из-за внезапно выявленных разногласий между командами. Каждая сторона была уверена в истинности своих действий, и мы не сразу осознали, что по-разному понимаем задачу и двигаемся в разных направлениях», - отмечает Роман Соколов, RNT Group (входит в группу «Рексофт»). «Учитывая этот опыт, уже на ранних стадиях проекта с компанией «Ситилинк» мы провели серию воркшопов по выравниванию понятий между сторонами».

● В частности, важно было определить границы внутренней системы управления мастер-данными (MDM) для онлайн и оффлайн бизнеса заказчика. Из-за особенностей бизнес-архитектуры «Ситилинка» у команд было разное представление об относящихся к ней функциям. В результате обсуждений стороны договорились, что новая функциональность должна быть реализована в дополнение к существующему решению компании. Замена всей MDM-системы, как изначально предполагал заказчик, в рамках проекта не требуется. 

Выравнивание понятий и определение границ системы заняло достаточно много времени, но позволило командам сразу выстроить концепцию будущего решения от архитектуры до написания бизнес-сценариев.

Совет №4: Составьте план встреч и список участников

Для соблюдения сроков проекта очень важна организация дисциплины. План встреч и заранее подготовленный список участников помогут организовать совместную эффективную работу с минимальным временем простоя. Важно предварительно расписывать и бронировать время для встреч, продумывать конкретную цель обсуждений и подготавливать необходимые материалы.

● На начальном этапе проекта специалисты компании «Ситилинк» выступили инициаторами по созданию плана проведения воркшопов. Согласно документу команды заранее определили функциональные направления, список ответственных лиц и необходимых участников каждой встречи. 

«Высокий уровень организации планирования позволил нам проводить встречи более продуктивно и максимально эффективно использовать время проекта», - отмечает Елена Конторина, руководитель розничного маркетинга компании «Ситилинк». «На базе плана воркшопов мы бронировали время в календаре на неделю-две вперед, чтобы найти свободные слоты для всех. Кроме того, команды заранее договорились о стандартных сроках обратной связи по проработанным материалам и следовали им в рамках проекта. В результате удалось избежать необходимости дополнительных встреч с участниками, которые не смогли присутствовать ранее, и ожидания свободного времени нужных специалистов».

Совет №5: Выберите оптимальный метод работы с требованиями

Когда речь идет о создании программных решений на заказ, функциональность полностью разрабатывается под уникальные требования заказчика. Но в случае выбора коробочного продукта важно убедиться, что он уже обладает всеми необходимыми функциями, покрывает все запросы или потенциально может это сделать после небольших доработок. Такую оценку можно провести с разным уровнем детализации. 

Например, это может быть верхнеуровневый анализ, демо-стенд, отдельный от инфраструктуры заказчика или прототип – базовая модель будущего решения с использованием данных заказчика. Важно грамотно оценить необходимую степень проработки требований. И в зависимости от желаемых сроков реализации и других факторов, выбрать подход для конкретного проекта.

---

Читайте также: «Ситилинк»: Более 70% предпринимателей готовы покупать отечественные товары

---

● В рамках задачи по выбору платформы мы провели верхнеуровневый анализ коробочных решений на рынке и остановились на одном наиболее подходящем. Команда RNT Group уже имела успешный опыт внедрения выбранной платформы. Ввиду сжатых сроков проекта мы провалидировали соответствие требованиям с помощью типового демо-стенда и опустили этап прототипирования. Но уже на следующем этапе проекта команда столкнулась с проблемой оценки трудоемкости. В данном случае без прототипа было сложно соотнести бизнес-требования с возможностями платформы и детально их описать. Необходимо было найти другое решение в условиях ограниченного времени. Оптимальным вариантом для нас стала детализация требований на основе демо-стенда и проведение GAP-анализа - сравнения текущих возможностей системы с желаемыми. Эти методы позволили достичь результата, но оказались вынужденной мерой из-за отсутствия прототипа. 

«Совместные воркшопы — удобный инструмент работы, который при правильной организации позволяет добиться более слаженного и эффективного взаимодействия сторон, а, следовательно, более быстрого и качественного результата», — комментирует Елена Конторина, «Ситилинк». «Важной задачей компании «Ситилинк» на том этапе было сохранение лидирующих позиций на рынке за счет предложения клиентам выгодных условий покупки через удобные интернет-каналы. 

Для достижения этой цели мы искали надежного партнера, который бы мог дать действенные рекомендации в области развития стратегии компании. RNT Group обладает глубокими знаниями бизнеса, умением органично синтезировать решения и выстраивать процессы под задачи клиента. Благодаря совместным воркшопам с RNT Group мы получили представление об эффективной стратегии дальнейшего развития цифровых платформ и решений компании в соответствии с нашими требованиями».

Реклама ООО "РНТ", ИНН 7719232155
erid: F7NfYUJCUneJg2ocAh7Z