Гулливер: закупки здорового человека

Александр Филаретов, 
Начальник управления по некоммерческим закупкам Гулливер.

В сети супермаркетов Гулливер нет «железного» требования от акционеров о проведении открытых аукционов в тейловых закупках. Но я достаточно долго стремился к тому, что-бы закупать максимально именно через такие процедуры. 

Принцип достаточно простой: открытые процедуры напрямую снижают коррупционные риски и напрямую ведут к экономии. А это важно и для того, чтобы улучшить показатели подразделения, и для репутации компании на рынке, и просто для того, чтобы сотрудников подразделения как можно реже беспокоили безопасники. 

Проблема была в том, что на рынке на 2019 год фактически не было простого способа организовать конкурс или аукцион так, чтобы это было удобно и закупщику, и участникам. 

Практика была обычной: можно было собрать предложения в почту и попытаться устроить переторжки, обзванивая поставщиков. В итоге никто толком не мог понять, почему не победил («Ну ты бы сказал, мы бы подвинулись!»), и никто толком не проседал в цене, поскольку процедура не подразумевала знакомства с предложениями конкурентов. 

На тот момент был и негативный опыт с разными площадками, который сформировал предположение, что электронные закупки в принципе не работают в России. 

В смысле я пробовал работать с другими площадками. Это долго для менеджеров. На одной из площадок сама процедура размещения с готовой документацией занимает полтора часа против шести кликов на площадке Bidzaar. Ещё на одной площадке я объявил конкурс на шесть номенклатурных позиций и выбрал победителя. За каждую позицию я как за размещающий запрос заплатил шесть тысяч рублей, потому что, по условиям договора, это можно было засчитать за шесть закупок, а не одну… Увы, пришлось заплатить и больше не возвращаться на эту площадку. 

На начало 2019 года для коммерческой компании не было простого способа организовать закупку так, чтобы не пострадала чья-то психика. Имеющиеся на рынке площадки были ориентированы во многом на процедуры по ФЗ-44 и ФЗ-223, то есть одна только регистрация на площадке могла занимать недели вместо пары кликов. Но даже в такой ситуации само участие в процедуре было платным, то есть поставщикам без понимания, что они могут выиграть с высокой вероятностью, в принципе не было особой мотивации участвовать. 

Интерфейсы площадок предполагали очень долгую выкладку закупок и долгую же подачу предложения. Количество поставщиков на площадках не было достаточным для проведения полноценных аукционов, а в некоторых категориях (строительство и проектирование, например) была высока доля так называемых «профессиональных участников», то есть компаний, занимающихся выигрыванием процедур, а затем перезаказывающих услугу подрядчику. Часто такие компании не проходили проверку службой безопасности. 

Думаю, что вы сами прекрасно знакомы с такой ситуацией. 

В итоге нашёлся Bidzaar. ЭТП создавалась как проект, который по простоте сопоставим с электронной почтой, то есть не требует вообще никаких сложных действий, участие бес-платное, регистрация — за две минуты, размещение закупки и подача предложения примерно сопоставимы со временем отправки письма. 

Я участвовал в обсуждении функционала ещё в клубе руководителей закупки, поэтому знаю, что делали площадку, куда можно скинуть «Хочу ноутбуки такие-то» или «Хочу питание в офис», а в ответ 10-15 поставщиков предложат свои услуги, покажут цены и заполнят типовые анкеты с условиями поставки. Нужно это для того, чтобы в закупках не брали откатов, чтобы менеджеры автоматически получали лучшие цены (обычно закупается по принципу сравнения с бюджетом) и чтобы поставщики не расслаблялись в целом. Ещё предполагалось, что через наш инструмент люди будут искать себе новых поставщиков. 



На первый взгляд, задача кажется невозможной, потому что это классический маркетплейс с двумя типами игроков: заказчикам нужна площадка, где есть много поставщиков, а поставщикам — где много заказчиков. Получить такую ситуацию с нуля крайне сложно. Ценность площадок для обеих сторон зависит от количества игроков. 

Первая версия площадки была полностью бесплатная, во многом «для своих» и просто для того, чтобы уже имеющиеся контакты «столкнулись лбами» в процедуре, где можно торговаться друг с другом. Ещё на старте ЭТП искала новых поставщиков под каждую закупку с рынка. Просто звонили в холодную и приглашали. Сейчас на площадке уже много компаний, она продаёт сама себя. 

Когда контрагентов стало достаточно, мы полностью перешли на электронные аукционы со всеми непрямыми закупками выше 300 тысяч рублей. Сейчас на площадке больше 22 тысяч поставщиков, более двух тысяч закупщиков, а оборот торгов за 2020 год — 17 миллиардов рублей. 

Получилось, что Гулливер полностью перешёл на закупки через аукционы на площадке с февраля 2020 года. При этом внутри компании считается, что контракт до 300 тысяч рублей может быть заключён с имеющимся поставщиком просто по имеющемуся договору: с учётом накладных расходов на составление конкурентного листа, размещение заявки (это время менеджера), составление и согласование нового договора и затраченное на аукцион время считается, что именно при таком пороге удобно работать с имеющимся поставщиком. 

Кстати, зарегистрироваться и размещать свои закупки в течение месяца вы можете абсолютно бесплатно. Достаточно оставить заявку.

Экономия от электронных торгов составила 15%

В Гулливере опираются на исследование, что в торгах участники редко делают более 15 шагов. Соответственно каждый шаг — примерно по проценту от цены, и очень важно правильно выставить НМЦ. Если не выставить НМЦ правильно, то первый же зашедший поставщик фактически задаст стартовую цену торгов, от которой и будут сделаны эти 15 шагов. НМЦ не требуется законодательством в коммерческих закупках, но корректно регулирует начальную стоимость. Гулливер устанавливает НМЦ как предыдущую цену по аналогичному договору. 

Экономия 14,76 % — это естественное следствие работы с конкурсными процедурами. Дело в том, что даже если проводятся устные переговоры при сборе КП в почту, то переторжки в таких ситуациях довольно редки. Как правило, менеджер имеет множество задач и торгуется только в том случае, если у него есть время. Если закупка укладывается в бюджет, то у него практически нет мотивации проводить переговоры, а есть задача выполнять следующую задачу. Площадки автоматизируют эту часть работы и позволяют автоматически получать цену лучше и при этом быть уверенными в том, что она соответствует текущей рыночной ситуации. 

Важной частью новых процедур стало то, что некоторые договоры вместо продления автоматически проверяются с помощью редукционов раз в год или два года. Также действует правило, что при повышении поставщиком цены объявляется открытый конкурс на эту позицию. Это нужно для подтверждения обоснованности повышения цены. Естественно, на поставщиков расходников вроде лакокрасочных материалов есть формульные контракты, где цена меняется от какого-то рыночного показателя: к примеру, если растёт цена на полимерное сырьё, то меняется и цена контракта в соответствии с формулой. 

Поменялось 80% поставщиков

С одной стороны, это хороший показатель, означающий, что предыдущие цены и условия поставок явно поддавались оптимизации. С другой стороны, компании, как правило, ищут стратегических партнёров и время от времени проверяют их цены с помощью сбора предложений. В настоящий момент для Гулливера цена имеет большее значение, чем стратегия партнёрства. Следующий шаг – стратегия трёхлетних контрактов, а уже затем будет понятно, что происходит со стратегическими партнёрствами. 

По каждой закупке делается процедура предсорсинга. То есть до объявления аукциона выполняются анализ рынка и сбор предложений. На крупные тендеры компания выходит минимум при пяти одобренных участниках. Если участников меньше и закупка несрочная, то поиск продолжается. 

То есть сейчас функциональные задачи на площадке следующие:

1. Классическое проведение тендера: редукцион. По факту это сталкивание лбами поставщиков. За рамками площадки предложения не принимаются принципиально. Если поставщик после окончания аукциона сообщает в почту, что у него есть предложение лучше, то оно не принимается, и поставщику ещё раз указывают на то, что участие возможно только в общей процедуре. 

2. Поиск поставщиков. Это классический запрос предложений для оценки и анализа рынка. В этой ситуации не происходит выбор поставщиков, а выполняется оценка, стоит ли добавлять данного поставщика в торги. На этой стадии формируются предсорсинг закупки, НМЦ, проверяются цены текущих поставок и так далее. Только 5–7 % таких процедур заканчиваются контрактом (если закупка срочная). 

3. Конкурентные листы. Площадка автоматически формирует отчёт, соответствующий конкурентному листу. Можно установить свою анкету, можно разбивать КП на условные пункты и параметры. В итоге почти полностью ушла ручная работа с конкурентными листами. Форма не на 100 % соответствует тому, что использовал раньше Гулливер, но при этом она устраивает и поставщика, и отдел закупок, и внутреннего заказчика. 

После проведения тендера мы проверяем первую тройку. Если закупка делается в два этапа, то проверок больше: во второй закрытый этап проходят только те, кто соответствует требованиям внутреннего аудита. 

Вот так выглядит проверка поставщика:



 

Техзадания

Естественно, для работы с большим количеством конкурсов нужно достаточно точно описывать задачу. Это не звонок старому поставщику со словами «Ещё раз так же, только вот это и вот это поменяйте, чтобы не как в прошлый раз». У нас в Гулливере этот вопрос стоял достаточно остро, потому что был некоторый творческий беспорядок даже в номенклатурных наименованиях. В 2018 году вот такой диалог был нормой:

- Отгрузи казан, пожалуйста. 
- А я не вижу его. 
- Так он в учёте называется «кастрюля алюминиевая 15 литров». 

Очень многое держалось на личных договорённостях, причём нигде не зафиксированных. Правильно прописанные техзадания и вообще наличие документации позволяют не выстраивать все процессы заново при отпуске или смене сотрудника и приводят к порядку. 

Александр пропагандировал этот подход, и электронные аукционы стали одной из причин, почему удалось решить этот вопрос. Технические требования утверждаются на год по категорийным стратегиям. Если они не меняются — ТЗ просто отправляются в работу снова без изменений. Если нужно что-то актуализировать — составляется новый документ. Техзадание на закупку пишет внутренний заказчик. 

При этом пока Гулливер не закупает иначе как на аукционах, то есть нет сложных конкурсов. Задаются минимальные параметры для товара, дальше сравнивается только цена. Многие закупщики площадки сразу сравнивают также условия поставки, реже сравниваются теххарактеристики: чаще делается либо тестовая закупка для испытаний, либо анализ того, что предлагают поставщики. 

В случае Гулливера, например, может быть указано «автомобиль должен иметь восемь колёс, двигатель — не менее 360 лошадиных сил», «производитель не из Китая, России и Кореи» или «инструмент берём только от таких производителей» либо «не берём от таких брендов». Это первый шаг к конкурсам, следующий этап — обычно весовая оценка характеристик предложения.

---

Читайте также: Кейс: как повысить качество сервиса на b2b-маркетплейсе

---

Итог:

Закупок c февраля 2020 года размещено 442 запроса на сумму 2,5 млрд руб., из них 403 — с двумя и более участниками, среднее число участников — 7. 

Наши текущие поставщики перешли на площадку без особых сложностей, но многие или упали в цене, или были замещены за первые же конкурсы. Так что это ещё история того, что поставщиков нужно держать в тонусе. Это менталитет такой в России, что если это мой постоянный клиент, то он всё равно купит, можно и цену поднять. 

Итого, Bidzaar смогли сделать для нас:

● Дали площадку, где можно найти поставщиков: просто сбросить ТЗ и получить конкурентный лист через несколько дней.
 
● Дали инструмент для проверки актуальности своих цен: автоматически объявляется закупка при изменении условий поставщиком или раз в год-два. 

● Организовали торги между имеющимися поставщиками, чтобы получать объективные цены, торги между ними, и чтобы избежать вопросов, вызванных непрозрачностью. 

● Добавили новых поставщиков, что в сочетании с предыдущим пунктом дало около 15% экономии от предыдущих цен закупки тех же позиций. 
 
● Получили статистику для инвесторов или учредителей по эффективности работы отдела закупок. 

● Доказали, что процессы могут быть прозрачными и приносить экономию. И, как следствие, избавить отдел от достаточно изнурительных проверок. 

● И распределили закупки по компании, разгрузив отдел закупок от формирования ТЗ. 

Могу сказать, что это была очень серьёзная работа с вопросом: «Что вас бесит в текущих закупках и текущих площадках?» 

Александр Филаретов, 
Начальник управления по некоммерческим закупкам Гулливер.

Для New Retail