Как перейти на налоговый мониторинг за 6 месяцев: опыт «Татспиртпром»

АО «Татспиртпром» включает пять заводов, торговое предприятие «Алкоторг» и логистические центры. Общая численность работников — 3,5 тыс. человек. Продукция компании представлена во всех регионах РФ и в 10 странах-импортерах. 

В своей политике в области цифровизации компания ориентируется на направления, которые задает государство. В 2022 году в «Татспиртпром» приняли решение перейти на налоговый мониторинг (НМ), так как камеральные проверки требуют больших трудозатрат финансовой службы на подготовку и выемку документов, отвлекают сотрудников на проведение контрольных мероприятий и замедляют процессы бухгалтерии.

С переходом на налоговый мониторинг для компании снижается риск штрафов, так как ФНС может оперативно выявлять спорные ситуации, вовремя на них реагировать и предупреждать их возникновение.

Что необходимо учесть при переходе на налоговый мониторинг

Основная сложность — жестко регламентированные сроки. «Татспиртпром» проделала большой объем работ за рекордно короткий период — всего 6 месяцев. Подрядчиком на проекте выступала компания Softline — партнер Directum.

Ход проекта

Чтобы уложиться в сжатые сроки, компании предстояло параллельно:

● построить единое цифровое хранилище документов;
● связать скан-копии первички с операциями в учетной системе и настроить доступ через витрину данных;
● навести порядок в процессах и подготовить пользователей к работе по новым правилам.

При этом нужно было пройти все этапы дорожной карты, составленной ФНС для вступления в налоговый мониторинг.

Важная составляющая налогового мониторинга: хранение финансовых документов

До старта проекта в компании не было централизованного электронного архива, так как весь финансовый документооборот был полностью бумажным.

Чтобы сформировать требования к системе для хранения документов, была организована рабочая группа из специалистов финансовой службы и главного бухгалтера. При выборе ИТ-решения компания опиралась на опыт других предприятий, которые уже перешли на цифровое взаимодействие с ФНС. 

Компания выбрала «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть: 

● специализированное решение для хранения документов с учетом требований ФНС;
● интеллектуальные решения для оцифровки бумажных документов;
● опыт подобных проектов.

Для «Татспиртпрома» было важно создать безопасный и надежный архив финансовых и договорных документов. В сравнении с государственными СЭД или облачными хранилищами на базе сервисов ЭДО, большое преимущество финансового архива от Directum в том, что его можно разместить в привычной инфраструктуре компании. 

Архитектура решения

Отдельно компании предстояло организовать витрину данных на базе 1С. В ней реализовали полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.

Залог высокой скорости — искусственный интеллект в рутинной работе

Чтобы упростить пользователям работу по наполнению архива, компания внедрила интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, ускоряя обработку минимум в 2 раза. При этом исключаются ошибки из-за невнимательности. В первый месяц промышленной эксплуатации ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов. 

Умная обработка входящего потока документов

Илья Петухов, руководитель проектов развития AI-продуктов Directum:

«Применение ИИ для обработки первичных документов — это базовый этап, с которого необходимо начать формировать электронный архив. «Пропускная способность» интеллектуальных сервисов в сравнении со скоростью работы специалистов бухгалтерии в 2-3 раза выше. К тому же исключается риск ошибок и опечаток из-за человеческого фактора.  

Помимо оцифровки бумажных документов, ИИ-сервисы обрабатывают неструктурированные ПУД, поступившие через сервисы обмена. Кроме того, с их помощью можно собирать первичку в комплекты, связать их с карточкой организации для удобных выгрузок и отчетов по контрагенту. Благодаря ИИ-обработке из документов извлекается текстовый слой, что делает их доступными для полнотекстового поиска в финансовом архиве Directum».

Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются каждую неделю. Сейчас точность извлечения данных выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки:

● актов выполненных работ;
● входящих счетов на оплату;
● счетов-фактур;
● корректировочных счетов-фактур;
● товарных накладных;
● универсальных передаточных документов;
● универсальных корректировочных документов.

Олег Иванов, главный специалист ИТ ГК «Татспиртпром»

«У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Потому что раньше документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге. 

Чтобы избежать этого, мы проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек». 

Полный отказ от бумаги, или как перевести в цифру документооборот с контрагентами

В процессе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в цифру. Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена Диадок. 

Электронный документооборот с контрагентами

Сегодня в «Татспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в электронном виде. В январе 2024 года доля электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.

---

Читайте также: Кейс: как производитель детского питания «ФрутоНяня» перешел на экологичный документооборот

---

Итоги проекта и советы тем, кто планирует переходить на налоговый мониторинг

Главный результат проекта — «Татспиртпром» удалось перейти на электронное взаимодействие с ФНС за 6 месяцев.

Для быстрого достижения результата компания использовала гибкую платформу Directum и адаптировала ее под свои потребности. Для успешного перехода, по мнению рабочей группы проекта, необходимо: 

● настроить взаимодействие с большим числом сторон;
● правильно наладить коммуникацию между всеми участниками проекта, чтобы каждый подрядчик отвечал за свое направление;
● готовиться заранее, потому что для вступления есть строго регламентированные сроки;
● воспользоваться услугами консалтинга, чтобы упростить реализацию;
● составить четкий план проекта в соответствии с дорожной картой ФНС.

Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum:

«Ежегодно число участников налогового мониторинга растет. Барьеры для входа постепенно снижаются, поэтому электронное взаимодействие с ФНС становится доступным большему числу компаний-налогоплательщиков. Если раньше можно было предоставлять документы через операторов ТКС, то сейчас появляются требования к архивам и структуре раскрытия. Поэтому первым шагом для вступления в налоговый мониторинг может стать внедрение электронного архива первичных документов в связке с искусственным интеллектом».

Налоговый мониторинг становится популярным способом минимизации налоговых рисков — позаботьтесь об удобном электронном архиве и обработке первичных документов с помощью ИИ уже сейчас, чтобы быстро и без лишних забот перейти на новый режим.