Как внедрение решения Forecast NOW! в процессы сети супермаркетов помогло оптимизировать подготовку заказов

Проскуряков Дмитрий, Forecast NOW!, менеджер по маркетингу.

Сегодня мы расскажем о том, как сеть супермаркетов «Порядок» с помощью программы для управления товарными запасами смогла решить значительное число операционных проблем, которые встали особенно остро, когда сеть вошла в стадию активного роста. 

Сперва кратко расскажем о главном герое практического кейса – розничной сети «Порядок»:

• 25 лет на рынке оптовой торговли товарами для дома и дачи (компания «Спектр»)
• 10 лет на рынке розничной торговли
  
• 35 супермаркетов в 22 городах
  
• Ежедневно магазины посещает 60 000 тыс. человек
  
• Собственный интернет-магазин
  
• Оптовое и розничное направление
  
• Более 40 000 уникальных позиций
  

Какие проблемы нужно было оперативно устранить?

До внедрения Forecast NOW! в компании использовали собственную разработку - систему автозаказа на базе 1C, работающую по методологии ТОС. На ней компания работала до осени 2018 года. Так как каждый магазин уникален и его настройки персонализированы, то обеспечение товаром было достаточно трудоемким процессом. Подготовка заказа на один магазин с учетом оформления документов и формирования поставок занимала в среднем около 2,5 часов. 35 магазинов умножаем на это время и на число позиций… Временные затраты были критичными. 

В связи с активным развитием сети основной задачей было оптимизировать формирование и расчет заказов.  В первую очередь это касалось повышения качества расчетов. Необходимо было снизить и корректировки заказов, в идеале через автоматизацию максимального числа операций. Мы понимали, что точность заказов должна быть достаточно высокой, а значит, участие человека нужно сократить. 

Предпосылками для внедрения стала необходимость:



   

Процесс внедрения и настройки

В ноябре 2018 года было принято решение о необходимости использования автоматизированной системы управления запасами. Был проведен тендер на выбор системы, в ходе которого оценивались все распространенные решения, которые есть на рынке.

«Выбор решения был достаточно сложным. Как и для любого другого продукта, сложно оценить, насколько хорошо он подойдет для конкретной компании и особенностей рынка, на котором она работает, пока не начнешь максимально использовать весь его функционал. Тестовые варианты и имитационное моделирование дает определенное видение, но не позволяет легко принять решение», – Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети «Порядок».

После тщательного анализа было принято решение о внедрении Forecast NOW!. Имея на момент выбора существенный опыт в управлении запасами, именно в Forecast NOW! сотрудники компании нашли функционал, которого ранее им не хватало.

«Одна из приоритетных вещей, которая повлияла на выбор – это учет коэффициентов сезонности, поскольку большая часть ассортимента в некоторых случаях имеет коэффициент вариации сезонности 2,3 и даже 4 в отношении среднего. И здесь нельзя просто смотреть по ретроспективе на прошлый месяц, не оценивая перспективы на будущее, не оценивая вероятность на горизонт планирования. Без оценки истории прошлых лет и без расчета коэффициента сезонности управлять очень сложно», – Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети «Порядок». 

Кроме того, как отметили в компании, помимо непосредственно функционала расчета и формирования запаса в Forecast NOW! было множество дополнительных возможностей: 

• системная работа с ассортиментом, 
• аналитический модуль, 
  
• возможность автоматизированного формирования необходимой отчетности.
  

---

Читайте также: Органичный рост: как правильно управлять заказами в ритейле

---

Начало тестирования

В конце ноября 2018 года начался процесс интеграции Forecast NOW! с учетной системой компании (1С), после чего было запущено тестирование нового инструмента. Для запуска пилота было выбрано два магазина сети. И здесь в течение полугода сотрудники изучали программу, вносили корректировки, настраивали правила, чтобы максимально автоматизировать процессы; специалисты тщательно тестировали работу консольной утилиты, в том числе для расчета ночных балансировок. 

«Выбранный вариант тестовой эксплуатации программного продукта позволил плавно подготовиться к масштабированию на всю сеть. Сотрудники заказчика изучили возможности Forecast NOW!, совместно с отделом внедрения выработали подходы к настройке ключевых параметров и адаптировали программу под свои бизнес-процессы», – Викторов Евгений, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!

Одной из главных задач было повышение точности расчетов с применением коэффициентов сезонности. Для их настройки и тестирования потребовалось несколько итераций. Как признаются в компании, самое сложное было пересчитать коэффициенты сезонности не индивидуально по каждому коду, а совокупно по всей сети розницы. 

Расчет индивидуальных коэффициентов не дает никакого эффекта, так как, если рассчитывать персонально каждую позицию в каждом магазине, то сезонная вариация перемешивается вместе с акциями, дефицитом и другими факторами, которые сильно искажают статистику. В результате весь товар был поделён на более чем 4000 сезонных. И на основании такой системы были разработаны коэффициенты сезонности для всей розничной сети. На этот пласт работы было потрачено больше всего времени. 

По итогам тестирования, с июня 2019 года в течение 2 месяцев компания перевела все оставшиеся магазины сети на заказ товаров через Forecast NOW! по всему ассортименту.

Еще 2 месяца занял этап донастройки системы по остальным магазинам сети. Учитывая обратную связь от магазинов дорабатывались настройки программы, корректировался уровень сервиса и норма запасов. 

С сентября по декабрь 2019 была проведена финальная итерация донастройки программы по всей сети. В компании настроили расчет коэффициентов сезонности по всем сегментам с использованием автоправил. Это позволило максимально автоматизировать все расчеты по заказам и полностью переключиться на Forecast NOW! без внесений существенных дополнительных корректировок в заказы. 




Результаты внедрения Forecast NOW!

«С помощью Forecast NOW! нам удалось повысить качество управления запасами в компании, сделать этот процесс более систематизированным и автоматизированным», – Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения сети супермаркетов «Порядок».


Результаты на февраль 2020 года

• Оборачиваемость запасов в днях до внедрения была на хорошем уровне, но в связи с активным ростом компании динамика показателя стала ухудшаться. Использование Forecast NOW! позволило стабилизировать ситуацию и во 2-й половине 2019 года остановить ухудшение оборачиваемости.
  
  
• Существенно сократилось время формирования заказа, с 2,5 часов до 1 часа в среднем для одного супермаркета. При этом корректировки минимальны.
  
  
• При использовании Forecast NOW! удалось, не расширяя штат сотрудников, увеличить количество магазинов и подключить оптовое направление. Ранее один менеджер обслуживал 3-5 магазинов, сейчас 5-7 магазинов и 50-120 оптовых поставщиков.
  
  
• Доля неликвидных товарных запасов снизилась на 0,5 п.п.
  
  
• Отчет по анализу эффективности ТЗ позволил по-новому подойти к структуре остатков в магазинах Сети. И в комбинации с ABC-анализом удалось наметить новые направления в оптимизации запасов ПРК
  

Также в компании выделили ряд преимуществ программного продукта:

• Ночные балансировки (между рц и филиалами) и ночные расчеты, которые позволили получать готовые заказы, практически не требующие корректировок (⅔ магазина формируется ежедневно).
  
  
• Программа позволяет работать с каждым магазином с учетом их особенностей. В компании существует несколько форматов магазинов, ассортимент которых различается. Для каждого из этих форматов был разработан и настроен индивидуальный подход к управлению запасами. В дальнейшем управление разными форматами было автоматизировано с помощью автоправил.
  
  
• Инструмент, который позволяет подходить системно к управлению запасами: расчет заказов, всесторонний анализ ситуации, отчетность.
  
  
• Использование АВС-анализа и Анализа эффективности позволяет находить сверх запасы и распределять их по сети, не используя распределительный центр.
  
  
• Анализ эффективности позволяет оценить структуру запасов и дать четкое представление, о том какую оборачиваемость дают конкретные группы товаров. Это дает понимание о направлении развития.
  
  
• Независимость продукта от любой другой учетной системы открывает хорошие перспективы настройки и использования. 
  
  
• Гибкие настройки и возможность обрабатывать большие объемы данных. 
  

Также смотрите короткое интервью о результатах внедрения с представителем торговой сети «Порядок».


Дальнейшее использование

Сейчас компания держит курс на повышение оборачиваемости с использованием инструментов формирования заказов и работы с ассортиментом. 

«Мы рассчитываем получить здесь эффект благодаря управлению ассортиментом с использованием Forecast NOW!. Здесь я вижу очень хороший потенциал и перспективы в этом направлении», – Вячеслав Рымарь, руководитель отдела снабжения.

«Успешному внедрению Forecast NOW! способствовали системный подход в внедрении программы внутри заказчика, его готовность к изменениям и совместная оперативная работа отдела внедрения программы и куратора проекта. Также отмечу, что коллеги из сети супермаркетов «Порядок» помогают улучшать и развивать программный продукт для решения бизнес-потребностей в сфере управления товарными запасам», – Евгений Викторов, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!

Проскуряков Дмитрий, Forecast NOW!, 
менеджер по маркетингу