Кейс «Экстра-М», производителя макарон Pasteroni: как за 3 месяца автоматизировать планирование продаж и операций

В статье расскажем, как команда OptiTeam Consulting помогла компании «Экстра-М» выстроить S&OP на базе современного ПО и увеличить маржинальность продаж.

Как выглядел процесс S&OP в «Экстра-М» до автоматизации

Основные процессы S&OP финансовый отдел вел в Excel. 10 менеджеров еженедельно составляли прогноз продаж в своих персональных таблицах. После проверки расчетов все данные сводили в общий файл прогноза по продажам и отправляли в отдел управления запасами. Там на основе прогнозных значений и данных, вручную выгруженных из нескольких отчетов в 1С, сотрудники рассчитывали потребность в заказе импортной продукции и продукции собственного производства. Данные по объему импорта распределяли по заявкам и снова вручную заносили в 1С.

С какими трудностями сталкивались:

● У каждого сотрудника был свой файл с цифрами. Сложно было понять, чьи данные наиболее правдивы и актуальны.

● Все данные заносились вручную, иногда случались ошибки (по вине человека или из-за программного сбоя). На их выявление и устранение уходило много времени.

● Было сложно адаптировать Excel под изменения бизнес-процессов, потому что часть файлов просто забывали корректировать.

● Excel не подходил для работы с «большими данными», поэтому об аналитике или точных прогнозах речи не было.

● Не устраивал однопользовательский режим, так как с таблицей одновременно мог работать только один сотрудник и т.д.

Стало понятно, что, если не изменить подход к планированию продаж и операций, компания начнет терять прибыль. Назрела автоматизация процесса S&OP еще и потому, что руководство хотело повысить управляемость бизнесом, сделать сквозной процесс планирования от продаж и производства до закупки, логистики и учета персонала. Это бы обеспечило компании маневренность и быструю адаптацию к меняющимся условиям рынка.

В поисках современного, простого и эффективного решения компания выбрала систему Optimacros.

«Для автоматизации процесса S&OP нам нужна была система-аналог Anaplan. Выбор сделали в пользу российской платформы Optimacros. Главное преимущество – система представляет собой self-конструктор. Сразу после установки ПО можно поддерживать и развивать своими силами, какие-то серьезные технические навыки для этого не нужны», – Елена Бородина, финансовый директор «Экстра-М».

Сложности на проекте

1. У клиента не было безграничного бюджета, зато были сжатые сроки. Чтобы экономить ресурсы, мы решили работать по Agile. После каждого спринта регулярно замеряли результаты. Важно отметить, что на проектах Agile со стороны клиента необходима большая вовлеченность и серьезная методологическая поддержка, принятие быстрых квалифицированных решений. И в нашем случае клиент такую поддержку обеспечил.

2. Руководству требовалась очень глубокая степень детализации, вплоть до линий производства, станков и минут. В зависимости от загрузки станка рассчитывается, сколько нужно грузчиков и автоматчиков, так как на разном оборудовании работают разные категории специалистов. От количества продукции, произведенной на станках, рассчитывается потребление часов, а от часов – FTE, мера включенности сотрудника в проект.

---

Читайте также: План такой, что плана нет: как компаниям справляться с незапланированными изменениями спроса и предложения

---

Основные работы, выполненные на проекте

Сейчас в компании работают несколько решений на базе платформы Optimacros: прогнозирование продаж, планирование производства и финансовая модель. После окончания описываемого проекта реализовали еще одно решение – бюджетирование, но это уже совсем другая история.

Проект строился итеративно и был разделен на функциональные блоки. После каждой итерации пользователи получали готовый инструмент планирования по отдельному бизнес-процессу, тестировали его и начинали эксплуатировать.

Задачи формулировали методологи «Экстра-М», а два технических специалиста OptiTeam выполняли их. Вся дальнейшая настройка и интеграция процессов строилась на обратной связи от пользователей. Итого на внедрение ушло три месяца, как изначально и планировали.

Что сделали на проекте?

1. Усовершенствовали блок управления производством. Важно было учесть распределение материалов по машинам. Поэтому сначала мы много рассчитывали: какой объем сырья нужно заказать и по скольким машинам разгрузить, какое количество контейнеров, а затем и машин понадобится, чтобы укомплектовать тот или иной объем произведенных пачек макарон. На основе расчетов дорабатывали блок управления производством. Теперь при составлении производственных графиков менеджер точно знает, с какого времени и какой объем продукции готов к переходу на фасовку. А еще он видит актуальные данные о доступности производственных линий и объемов сырья.


В Optimacros каждый менеджер может настроить под себя отчет по продажам

Важно: на всех скриншотах в статье указаны вымышленные числовые показатели, которые не отражают действительные значения в модели клиента.

2. Внедрили в блок прогнозирования продаж новый функционал – согласование планов и расчет KPI, на которых базируется расчет премирования менеджеров.

3. Добавили дополнительный блок расчета персонала. Ближе к концу проекта мы поняли, что у нас остался бюджет (спасибо Agile) на реализацию еще одной «хотелки» клиента. Так, появился блок расчета персонала, который нужно вывести в смену. В зависимости от того, сколько продукции планируется произвести, на работу требуется выводить столько-то грузчиков и нарезчиков.

4. Сохранили привычную для пользователей выгрузку производственных графиков и настроили выгрузку из Optimacros в Excel таким образом, чтобы скачиваемый файл полностью сохранял свой первоначальный вид. Сотрудники остались довольны.

5. Настроили интеграцию между Optimacros и 1С. Теперь данные между системами «летают», а работа менеджеров в учетной системе оптимизирована. Больше не нужно самостоятельно формировать и выгружать отчеты из 1C – платформа Optimacros ежедневно автоматически скачивает, обрабатывает и предлагает актуальные данные. Отделу управления запасами не приходится вручную вносить заказы поставщикам – они автоматически формируются в Optimacros и выгружаются в 1С одним кликом.


Полная картина по запасам продукции на складах

Еще у каждого специалиста «Экстра-М» появился свой персональный «рабочий стол», где помимо основных рабочих форм, он может найти полезную информацию: исторические данные по продажам, текущий размер собственной премии и т.д.

Как автоматизация процесса S&OP изменила работу компании «Экстра-М»

Руководство вышло на новый уровень принятия управленческих решений: теперь под руками есть вся информация, которая помогает быстро принимать правильные решения, будь это повышение плана продаж или другой неотложный вопрос.

Процесс планирования продаж и операций стал прозрачнее на всех уровнях: руководитель в любой момент времени может посмотреть итоги планирования и предпосылки, которые легли в его основу, а также получить отчет по план-факт анализу.


Прогнозирование продаж по всей продукции и отдельным брендам

Повысили маржу: в условиях работы на высококонкурентном рынке теперь наш клиент выполняет заказы с максимально возможной маржой.


Наглядная информация о фактических продажах

Уменьшили нагрузку на сотрудников: стало меньше работы вручную, рутину берет на себя Optimacros.

Факторы, которые обеспечили успех проекту

● Сильные методологи. В команду проекта со стороны заказчика вошли опытные методологи, глубоко погруженные в процессы компании и знающие, как надо преобразовать S&OP.

● Мотивация на результат. Как бы пафосно это ни звучало, но сотрудники – от головы до начальников отделов – действительно горели своим делом и хотели вывести компанию на новые высоты производительности и продаж. И поэтому были готовы менять привычки и осваивать работу с новым инструментом.

● Гибкий подход руководства. Топ-менеджмент понимал, что функционала текущих систем для полноценного S&OP недостаточно, поэтому был готово искать пути развития.

«В арсенале клиента появился гибкий и современный инструмент, который позволяет быстро получить правдивый план производства и закупок, и смело идти его реализовывать. К перечисленным факторам, которые обеспечили проекту в успех, хочу добавить еще два. Первый – это большой опыт экспертов OptiTeam в реализации аналогичных проектов в FMCG-отрасли. Второй – гибкость платформы Optimacros, которая позволила буквально «на лету» подстроиться под требования заказчика», – Кирилл Мишарин, партнер консалтинговой практики ООО «ОптиТим Консалтинг». 

С чего FMCG-компании начать автоматизацию S&OP-процесса 

Для начала оцените текущую ИТ-инфраструктуру и процессы на вашем предприятии. Поможет в этом команда OptiTeam. Напишите нам на email n.kozharin@optiteam.ru и опишите особенности вашего S&OP.

Далее – выбирайте непосредственно саму систему и исполнителя. В этом поможет подробный чек-лист.

Чек-лист по выбору ПО и интегратора, который будет его внедрять

1. Проверьте соответствие программного продукта требованиям импортозамещения: находится ли он в реестре российского ПО и является ли полностью отечественной разработкой.

2. Уточните сроки внедрения: задайте вопрос вендору, интегратору и компаниям, которые уже внедрили выбранное ПО.

3. Выясните, достаточно ли у интегратора опыта, компетенций и сертифицированных сотрудников, чтобы выполнить все ваши требования. Например, доработать решение под процессы вашей компании.

4. Разберитесь в нюансах техподдержки: готов ли интегратор поддерживать работоспособность решения и развивать его в будущем по вашим требованиям.

5. Запросите прайс: важно знать, сколько стоят лицензии, само внедрение и дальнейшая техподдержка.

Платформа Optimacros соответствует всем пунктам чек-листа. Если вы остановили свой выбор на внедрении этой российской платформы, оставьте заявку на демо, и специалисты OptiTeam Consulting свяжутся с вами в ближайшее время.

Реклама ООО "ОПТИТИМ КОНСАЛТИНГ", ИНН 7715701328
erid: F7NfYUJCUneLt1ZD686C