Курс на результат: грамотное управление проектами

Чем дольше находимся в проектном режиме, тем прогнозируемее достижение планового результата. Просчёты, срывы и отклонения первоначального замысла компенсируем добровольной или принудительной самоотверженностью. Финишные панические метания нивелируют преимущества стартовой размеренности.

Умудрённые управленцы шутят: стратегический проект длится втрое дольше отведённого срока, контролируемый - вдвое, и только управляемый может закончиться вовремя. Причина отклонений - шаблонная близорукость и игнорирование опыта. Освоим азы проектности, чтобы намерения чаще воплощались в реальность.

Определите цель. Пассионарный лозунг: "15 октября 2015 года распахнуть двери магазинов для жителей Иркутска" не может стать задачей проекта. Нечёткость формулировки соблазняет практичных менеджеров к вольным трактовкам не в пользу владельцев.

Согласуйте критерии. Оседлать гору до заката? Пешком или облететь вертолётом? Группой или хватит гонца? Параметризация позволяет избежать занижения упущенных параметров в пользу накрутки указанных. Добиться открытия торговых точек можно халтурно, отчитаться и закрыть на неделю для доделки.

Осознайте путь. Многие менеджеры мыслят близоруко: заботятся о присвоении проектам статуса стратегических, вовлечении в надзорные комитеты высшего руководства и выделении бюджетов. На примере новичка-альпиниста: надевают яркую экипировку, покупают мощные рации и туго набивают рюкзак хламом.

Познакомьте команду. До начала реализации проекта представьте участников и обеспечьте эффективность коммуникации. Объявите структуру и иерархичность подчинения, доведите их в присутствии участников команды. В дальнейшем – сначала управляйте, потом – контролируйте.


Управляйте информацией. Накапливайте, структурируйте, анализируйте и делитесь сведениями с командой, обеспечьте равноправный доступ участников и контролирующих служб. Последние не должны изводить команду бесконечными запросами – пусть сначала объявят что, как, когда и в какой форме желают получать.

Дробите на этапы. Учитывайте масштаб цели, доступность ресурсов и ваш опыт, запланируйте промежуточные базовые лагеря, чтобы сверять достигнутые показатели с плановыми, строить тренды и корректировать усилия. Наведывание на строительные площадки убережёт вас от сюрпризов при открытии.

Детализируйте этапы. Принцип планирования: одна задача – единственный исполнитель. Результатом станет прозрачность для заказчика, управляемость для руководителя и определённость для членов команды.

Определите взаимосвязи. Учёт организационных, технологических и ресурсных зависимостей обеспечивает плавное течение проекта, равномерное распределение усилий. Упорядочиванием последовательности и взаимоперехода активностей определяется критический путь, задающий истинную длительность проекта.

Оцените риски. Определяем вероятность наступления неблагоприятных событий и формируем компенсационные резервы. По критичным задачам и направлениям проектируем запасные планы. Первый подрядчик ремонтирует 80% объёма, второй – 20%. Не справился основной – перераспределяем на запасного.

Раздайте поручения. Задачи исполнителям нарезаем вместе с мотивацией – ответственность подразумевает награду. В проектных фазах специалисты получают большее вознаграждение, чем при операционной деятельности: карабкаться на отвесный утёс сложнее, чем гулять по лесной тропинке.


Применяйте ранние старты. До даты запуска активности произведите планирование и уточните наличие ресурсов, чтобы в указанный день приступить к выполнению, а не начинать поиск виновных. Приучите себя не только отслеживать прогресс, но и обеспечивать скользящий мониторинг очередной деятельности.

Управляйте полномочиями. Срыв сроков, нехватка ресурсов – следствие опасений исполнителей в принятии решений. Чем больше раздали полномочий, тем чаще мониторьте. Определите и отслеживайте исполнение процедур отбора контрагентов, заключения договоров, осуществления платежей и приёмки работ.

Следите за сроками. Храни честь смолоду и держи темп со старта. Ошибки новичков: позднее начало с расчётом на длительность проекта и смена стартового ускорения успокоенностью в расчёте на задел.

Будьте честны. Достижения не должны компенсироваться провалами. Привезти в целевой регион лучших продавцов со всей страны, поселить их на квартал в гостиницу и "взорвать продажи к небу" – скорее диверсия оголения прочих территорий, чем повод для гордости.

Используйте вехи. Контрольные точки позволяют вносить корректировки: приостановка активности, переделка этапа, уточнение параметров, сдвиг сроков, перераспределение ресурсов.

Повышайте дискретность. После прохождения экватора новых или двух третей сроков типовых проектов учащайте мониторинг вдвое. Устают люди, истощаются ресурсы, накапливается отставание, испаряется эйфория.

Извлекайте уроки. Спрашивайте себя «чего не нужно делать» и фиксируйте собственную мудрость на будущее:
•    поощрять участников проекта к информационной открытости и управлению рисками
•    не увольнять людей, которые допустили ошибки, но стараются их исправить
•    применять концепцию «сюрпризов быть не должно».


Объективно оценивайте результаты, озвучивайте оценку деятельности и выполняйте стартовые обещания. Меньше теоретизируйте, глубже вникайте, задавайте вопросы и требуйте ответы – лучше краснеть на планёрках, чем перед заказчиком.

---