Легально работать без онлайн-кассы: три решения для e-commerce и не только

Татьяна Глазачева, исполнительный директор Robokassa (проект Robo.market)

1 июля вступил в силу третий этап кассовой реформы – на этот раз волна внедрения новых ККТ «накрыла» малый и микробизнес, всего около 400 тысяч компаний. 

Это самая незащищенная категория предпринимателей, которым труднее всего разобраться в нюансах покупки «умной техники» и регистрации ее в государственных органах. В определенной степени, поэтому часть ИП не спешила внедрять нововведение: по данным ФНС, примерно 20% налогоплательщиков на начало июля с этим опоздали. 

Тем не менее, еще есть «счастливая» категория предпринимателей, которая получила отсрочку до 2021 года: это ИП без наемных работников, которые оказывают услуги населению (например, репетиторы, парикмахеры, мастера-одиночки по ремонту и т.д.). Если оставить за скобками эту поправку, в целом реформу можно считать выполненной. Каждый новый зарегистрированный предприниматель отныне столкнется с необходимостью использования ККТ и на дальнейших организационных действиях, связанных с ее эксплуатацией (регистрация, обслуживание). 

Эксперты говорят о том, что приобретение самой элементарной онлайн-кассы вместе с настройкой и первым годом услуг ОФД обойдется примерно в 22-28 тысяч рублей. 

Однако, есть и хорошие новости: за два года реформы на рынке появилось несколько вариантов, которые позволяют работать легально в рамках 54-ФЗ и избежать финансовых и организационных затрат, связанных с приобретением оборудования. Они касаются как онлайн-, так и некоторых сфер офлайн-торговли.


Облачные онлайн-кассы

По сути, речь идет об аренде специальных физических касс, не имеющих принтера для печати, которые находятся в дата-центрах таких компаний, как АТОЛ Онлайн, OrangeData, Nanokassa, Сloudkassir, e-ОФД, Robokassa. Они организованы по принципу сот: кассы связаны друг с другом и управляющим ПО, объединены в группы. Поток транзакций клиента распределяется по всем кассам – и, в случае временного выхода из строя одной из них, фискализация продолжается. В итоге онлайн-магазин получает гарантию устойчивого интернет-соединения и быструю обработку платежей. Это означает, что даже если на сайте случится наплыв клиентов, касса не «зависнет», а все чеки вовремя уйдут покупателям и в ФНС.

Расценки варьируются в зависимости от сервиса: от 2200 до 4500 рублей в месяц. Таким образом, год подписки обойдется примерно в такую же сумму, как и собственная касса. Конечно, если не принимать во внимание, что в дальнейшем физическую кассу нужно обслуживать (каждое обновление ПО обойдется примерно в 2000 рублей) – и мириться с вероятностью поломок. В случае с арендой облачных касс все обновления происходят автоматически и не влияют на стоимость.  

Исходя из функционала и стоимости сервиса, аренду кассы в облаке с ежемесячной абонентской платой можно порекомендовать начинающим предпринимателям и небольшому бизнесу. В этом случае можно не заботиться о содержании, ремонте, замене – и прочих проблемных моментах, которые нередко появляются при работе с физической кассой. 

Плюс такого решения – процесс регистрации проходит онлайн. 



Последовательность действий примерно такая: 

• нужно выбрать конкретный сервис;
• заполнить анкету на сайте поставщика услуги, оплатить счет; 
  
• получить номер ККТ и фискального регистратора;
• зарегистрировать электронную цифровую подпись (также онлайн);
  
• поставить кассу на учет в личном кабинете на сайте ФНС;
  
• открыть личный кабинет на сайте поставщика и внести туда необходимые данные для интеграции с налоговой.
  

Дальше начинаются сложности – нужно настроить автоматизацию, то есть, передачу данных из платежного сервиса интернет-магазина в онлайн-кассу. Все без исключения сервисы разрабатывают готовые модули для подключения к популярным типам CMS-систем, но чтобы осуществить такое слияние, навыков «продвинутого юзера» недостаточно. Нужно иметь хотя бы базовые знания программиста. Разумеется, поставщики облачных услуг готовы решить и этот вопрос – в среднем за 2000 рублей. По крайней мере, один из вышеупомянутых поставщиков предлагает обойтись без автоматизации и вручную «пробивать» чеки в личном кабинете. Этот вариант подойдет магазинам с низким объемом продаж (10-20 транзакций в день) и специальным сотрудником, который будет отслеживать покупки – и в режиме реального времени отправлять чеки. 

С недавнего времени облачными кассами можно пользоваться не только  онлайн, но и при доставке курьерами, а также при торговле на выезде (речь не только о продуктовых рынках, которым вообще не нужна никакая ККТ – теперь это все виды товаров, кроме алкоголя). 

7 Июля 2019 года президент подписал федеральный закон, согласно которому в этих случаях выдавать бумажный чек необязательно, достаточно электронного. Так, курьер в момент передачи товара может с помощью смартфона зайти в личный кабинет на сайте аренды облачной кассы, оформить чек и отправить его на почту или в мессенджер покупателя.


Фискализация по подписке на базе обычной кассы

Еще одно решение позволяет избежать затрат на покупку ККТ нового образца – это доработка «старой» кассы до соответствия букве 54-ФЗ. Такой вариант подойдет как интернет-магазинам, так и офлайн-точкам. Модернизация обычной кассы обойдется в сумму от 500 рублей. Дальнейшая последовательность действий – как в случае с покупкой новой ККТ. После модернизации аппарат приобретает другой идентификационный номер, поэтому его необходимо ставить на учет в ФНС заново, уже как онлайн-кассу.

Наладить связь между обычной кассой, платежной системой интернет-магазина и ОФД можно и через фискальный сервис-посредник вроде «Бизнес.ру». Услуга обойдется в 500 рублей в месяц, не считая расходов на интеграцию. Список моделей, доступных для подключения, ограничен, поэтому не стоит спешить покупать старую кассу с рук в попытках сэкономить – лучше заранее уточнить у поставщика возможность такой модернизации. 

---

Читайте также: ИП и самозанятый – что и в каком случае стоит выбрать?

---

Торговля через действительного платежного агента

Роль действительных платежных агентов сегодня примеряют на себя разные платежные системы, например Best2Pay и Robokassa. Смысл в том, что интернет-магазин передает платежному сервису право действовать от своего имени в рамках агентского договора. Все платежи проходят через онлайн-кассу агента, предприниматель избавлен от любых организационных действий: не нужна электронная цифровая печать, покупка или аренда кассы, постановка ее на учет в ФНС, договор с ОФД. 

На что здесь стоит обратить внимание: решение подойдет тем, кто принимает платежи исключительно онлайн. В случае с курьерской доставкой и дальнейшей оплатой по факту передачи товара или оказания услуг на выезде это решение никак не поможет. Для того чтобы воспользоваться агентской ККТ, нужно подключить к интернет-магазину сервис приема платежей. Сама по себе фискализация бесплатна: предприниматель несет расходы только в рамках стандартной комиссии сервисов с транзакций (2,4%-4% по любым способам платежей). 

Каждый отправленный в ФНС чек содержит все данные об ИП или юридическом лице, включая ИНН, поэтому отчетность о доходах будет проходить в обычном порядке. 

Очевидно, что закон о применении ККТ будет трансформироваться и меняться – об этом говорят постоянно принимаемые поправки. Возможно, интернет-торговцам стоит сделать выбор в пользу альтернативных решений, повременив с покупкой дорогостоящего «железа». Это поможет избежать перепрошивок и обновления ПО каждый раз, когда государство решит внести очередные требования к чекам (как это случилось с «Признаками способа расчета» и ставкой НДС). 

Что же касается офлайна, то уже сейчас небольшие торговые и сервисные точки могут работать на базе бесплатных приложений для смартфона, с подключенным по беспроводной связи простейшим принтером чеков. Если им разрешат заменить бумажные чеки на электронные (то есть, обходиться без фискального регистратора), то настоящая цифровизация придет и в малый офлайн-бизнес. 

Татьяна Глазачева, 
исполнительный директор Robokassa (проект Robo.market)