Маленькие ошибки с чеками, которые могут привести к большим проблемам с налоговой

Виталий Овсянников, руководитель «Цифровой кассы» Эвотора.

Работа без кассы

Работать вообще без кассы, конечно, нельзя. Несмотря на мораторий на плановые проверки, у налоговой есть инструменты для проверки соблюдения «кассовой дисциплины» без всяких выездов. Поводом для внеплановой проверки может стать, например, отсутствие чеков в течение 2 месяцев.

По ст. 14.5 Ч.2 и Ч.3 КоАП РФ, за работу без кассы предусмотрен штраф для ИП ― от ¼ до ½ суммы расчета без кассы, не менее 10 тыс. рублей, для ООО и других юрлиц ― от ¾ до 100% суммы расчета без кассы и не менее 30 тыс. рублей.  При повторных случаях и суммах более 1 млн рублей ― приостановка деятельности на 3 месяца. 

Неочевидный момент ― это использование платежных агрегаторов вместо подключения собственной кассы. По разъяснениям ФНС (Письмо ФНС от 6 сентября 2023 г. № АБ-4-20/11334@) формирование чека (его выдача и направление покупателю клиенту), передача фискальных данных в налоговые органы не являются услугами, которые можно перепоручить третьим лицам. То есть, по мнению, ФНС, вам все равно нужно сформировать чек со своей кассы.

Касса не соответствует требованиям закона 

Под это статьей (КоАП РФ, ст. 14.5 Ч.4) проходят, например, случаи использования кассы на устаревшем стандарте ФФД 1.0, или кассы с просроченным (или заполненным) фискальным накопителем. 

Пример. Несколько лет назад ФНС начислила каршерингу BelkaCar штраф в 259 млн рублей по этой ст. 14.5 ч. 2 КоАП РФ, так как в течение недели компания не передавала чеки в налоговую из-за окончания ресурса ФН. 

В налоговой посчитали, что компания вообще перестала использовать ККТ. И только в апелляционном суде, через год дело было переквалифицировано по ст. 14.5 ч. 4 КоАП РФ «Применение кассовой техники, которая не соответствует законным требованиям», по которой каршеринг заплатил штраф в 5000 рублей.

У большинства вендоров сейчас есть защита от такой ошибки ― касса не даст сформировать чек, если срок ФН закончился или он заполнился. Также операторы заранее предупреждают о необходимости замены.

При замене ФН ― нужно перерегистрировать кассу и обязательно уведомить об этом ФНС. В противном случае налоговая посчитает, что ФН не меняли и снимет кассу с учета в одностороннем порядке. Тогда только что запущенный ФН будет утерян, придется покупать новый и регистрировать кассу заново с нуля. 

Неочевидное нарушение ― использование облачной кассы (для интернет-торговли) для расчетов в стационарной точке (салон, магазин, островок в ТЦ, киоск, лавка, в том числе пункт выдачи заказов). Если вы принимаете оплату от клиентов в точке, касса должна физически присутствовать. 

Пример. Спортклуб использовал облачную кассу для приема оплаты посещений и абонементов онлайн. ФНС обнаружила это нарушение, потому что в чеках не был указан физический адрес клуба и имя кассира. Несмотря на то, что в основном клиенты платили онлайн, есть физическая точка, где кто-то из клиентов может гипотетически купить абонемент или оплатить посещение наличными. А значит должна использоваться стационарная касса. Владельцу клуба было вынесено предупреждение. При повторных нарушениях налоговая может уже наложить штраф.

---

Читайте также: На кассах Эвотора можно оплачивать покупки улыбкой

---

Ошибки при регистрации и подключении кассы

В реальной практике встречаются нелепые ошибки, когда при подключении кассы указывают неверные данные даже по основным параметрам: адрес и место расчетов, ставка НДС, система налогообложения или агентской схемы. Встречаются также случаи, когда касса, зарегистрированная под ФФД 1.05, используется для продажи маркированных товаров (в этом случае касса должна быть зарегистрирована под ФФД 1.2). 

Пример. Налоговая проверяет арендаторов площадей в ТЦ и обнаруживает ИП, у которого нет кассы, зарегистрированной на адрес арендуемого помещения. Но ККТ в точке есть, правда, зарегистрированная по другому адресу. С точки зрения ФНС, здесь в любом случае есть нарушение: либо ИП ведет деятельность без кассы и должна быть оштрафована, либо нарушен порядок регистрации кассы. 

Ошибки с системой налогообложения могут привести к проблемам при формировании чеков. Например, касса может не сформировать чек, если параметры регистрации не совпадают с параметрами чека, который хочет сформировать пользователь ― когда кассир попытается пробить чек под СНО, которая не была указана на кассе при регистрации.

Ошибки в чеке

Получая чеки, ФНС используют форматно-логический контроль (ФЛК) соответствия чека всем требованиям. 

После чего налоговая может 

1) принять чек
2) принять с нарушениями (при несущественных ошибках)
3) отказать или 
4) принять в карантин. 

Статус чека можно проверить в личном кабинете ОФД или ФНС. По чекам, которые не прошли ФЛК налоговой (отказ или карантин), нужно сформировать чеки коррекции с правильными данными ― это единственный вариант не попасть на штраф (КоАП РФ, ст. 14.5 Ч.4).

Причины ошибок в чеках могут быть самые разные: не заполнены теги, не указано, что товар маркированный и т.п. Нередко такие проблемы возникают после законодательных нововведений, когда предприниматели еще не успели подготовить свое оборудование, а в кассовом ПО разработчики не предусмотрели защиту от ошибок. 

Последний случай возник с тегом 2108 ― указание на единицы измерения товара (штуки, граммы) ― стал обязательным в ФФД 1.2 лишь с 9 ноября 2023 года. Чеки без тега 2108 начали попадать в «карантин» ФНС. Некоторые предприниматели, прежде чем успели заметить проблему, успели накопить тысячи «карантинных чеков» и сейчас получают письма от ФНС с требованиями устранить нарушения.

Неочевидные случаи. В карантин могут попасть чеки с несовпадающими полями по «Итого» (сумма чека) и суммой расчета (поля «Наличными» или «Безналичными»). Такие ошибки могут возникать при проведении акций, когда на весь чек применяется скидка/надбавка, а касса не умеет автоматически корректно рассчитывать стоимость позиции с учетом таких операций. 

Допустим, бутылка воды стоит 50 рублей, но по акции вы продаете 3 бутылки за 100 рублей. Тогда в чеке вы должны указать 2 товара по 33,33 рубля и 1 ― по 33,34 рубля. Но если ваша касса не умеет этого делать, то у вас в чеке будет «вода» 3 х 33,33 рубля и в «Итого» ― 99,99 рублей, но в сумме расчета ― 100 рублей. И ФНС отправит этот чек в «карантин».   

По-хорошему провайдер кассового ПО и техники должен предусмотреть проверку всех обязательных полей и их формата и не дать сформировать некорректный чек.

Чеки коррекции нужно формировать на каждый чек с ошибками ― один чек коррекции на 1000 неправильных сделать не получится. Тем не менее можно автоматизировать формирование чеков.  

Полностью исключить какие-то кассовые ошибки, не всегда возможно. Не всё зависит от предпринимателя. Чтобы минимизировать возможность штрафов и проблем, мы рекомендуем регулярно проверять статус чеков в личном кабинете ОФД и пробивать чеки коррекции до появления предписаний ФНС.

Виталий Овсянников, 
руководитель «Цифровой кассы» Эвотора.

Для NEW RETAIL