Машиночитаемые доверенности в одном окне: как организовать ЭДО по новым правилам

Если вовремя не оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, то это право останется только у руководителя компании.

Для любого бизнеса кроме, пожалуй, компаний малого сегмента, эта ситуация может остановить работу на значительный срок. 

Представьте, что генеральный директор крупной торговой сети или онлайн-ритейлера «собственноручно» подписывает десятки, а то и сотни счетов, договоров и прочих документов в день. У него просто не останется времени на решение важных стратегических задач. 

Напомним, что нужно сделать до 1 сентября, а затем расскажем, как эффективно управлять этим процессом. 

Что такое МЧД и как ее оформить

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате, утвержденном налоговой. Для того, чтобы подписывать юридически значимые документы от лица компании в системе электронного документооборота, сотрудник должен получить в налоговой собственный сертификат подписи, а компания должна оформить ему МЧД. 

Начинать подготовку к работе по новым правилам нужно уже сейчас, иначе осенью без КЭП и МЧД сотрудники не смогут:

● подписывать какие-либо документы, включая кадровые и документы для госзакупок;

● обмениваться документами с контрагентами или кредитными организациями;

● подписывать и сдавать отчётность;

● взаимодействовать с любыми государственными органами, учреждениями и информационными системами;

Для оформления МЧД на сотрудника потребуется квалифицированная электронная подпись руководителя. Без нее МЧД будет недействительной. 

Получить машиночитаемую доверенность на сотрудника можно на сайте ФНС или в сервисах тех операторов ЭДО, которые уже реализовали эту возможность. 

Руководителю компании нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ своей ЭП. После этого формируется файл с доверенностью, его можно скачать и использовать совместно с электронной подписью физлица для подписания документов. При этом доверенность регистрируется в специальном блокчейн-хранилище ФНС. 

Для работы в ЭДО выданные ФНС доверенности нужно будет загрузить в сервис, они автоматически будут добавляться к ЭЦП при подписании документов. МЧД можно передавать как отдельным файлом, так и предоставлять контрагенту номер доверенности, по которому можно проверить ее срок действия на сайте ФНС.

В компаниях с большим финансовым отделом, многочисленными филиалами или бухгалтерией на аутсорсе неизбежно возникнет сложность с частым подписанием новых доверенностей при появлении новых сотрудников или изменении их полномочий. 

Для того, чтобы гибко управлять десятками МЧД, бизнесу потребуется удобный сервис.


@Freepic

Как упростить управление МЧД для больших компаний? 

Некоторые операторы ЭДО уже предлагают своим пользователям создавать машиночитаемые доверенности в рамках своих сервисов.

Docrobot, оператор ЭДО и разработчик SaaS-решений, пошел чуть дальше и реализовал для своих пользователей удобный сервис, который помогает не только выпускать и подписывать МЧД, но легко управлять всеми доверенностями компании в режиме «одного окна». 

Это личный кабинет клиента, где можно выпустить машиночитаемую доверенность, приложить ее к подписываемым документам, отозвать ее или оформить передоверие.

Доверенности, выпущенные в сервисе Docrobot, автоматически регистрируются и хранятся в едином блокчейн-хранилище ФНС России. В сервис можно загрузить любые действующие доверенности, оформленные как напрямую в ФНС, так и в сервисах других операторов ЭДО. МЧД будут доступны в личном кабинете на протяжении всего срока их действия. 

Работать с доверенностями в личном кабинете довольно просто. Для этого предусмотрены несколько ролей:

● Сотрудник организации — пользователь, который может создать МЧД и отправить ее на согласование или подписание. 

● Юрист/уполномоченное лицо — имеет право заполнять и согласовывать доверенности, отправлять их на подписание

● Руководитель — пользователь, который имеет полномочия выдавать и подписывать МЧД.

Такое распределение ролей помогает снизить нагрузку на руководителя при создании и подписании доверенностей и ускорить весь процесс их выдачи. 

Создание или отзыв доверенности происходит буквально в несколько кликов мыши. 

На вкладке «Доверенности» в личном кабинете достаточно нажать кнопку «Добавить доверенность», в созданном документе указать дату и заполнить данные доверителя.

---

Читайте также: Типичные ошибки при переходе на цифровые документы в ритейле

---

Перед подписанием сервис Docrobot позволяет проверить формат МЧД, её статус регистрации в блокчейн-системе ФНС России, срок действия и подлинность сертификата электронной подписи. Это исключает риски подписания некорректной или недействительной доверенности, которая могла бы стать причиной аннулирования сделок. Всего в сервисе предусмотрено 19 разных проверок.

Таким образом, личный кабинет Docrobot выступает в роли единого окна для управления МЧД и оптимизирует управление машиночитаемыми доверенностями, обеспечивая бесперебойную работу всех процессов компании. 

Помимо управления доверенностями, в личном кабинете можно подключать дополнительные сервисы Docrobot, такие как электронныеперевозочные документы (ЭПД), маркировка, портал для поставщиков, обмен каталогами цен и товаров в EDI и др. Там же легко создавать профили новых пользователей с нужными правами, подключать новых контрагентов: отправлять или принимать приглашения к обмену документами, отслеживать статусы заявок и т.д.

Реклама ООО "Э-КОМ", ИНН 9715218298

erid: 4CQwVszH9pWxHpc9GHd