От перемены мест ячеек: как избежать ошибок при работе с Excel

Разберёмся, как избежать наиболее распространённых из них.

Даниил Матвеев, операционный директор Brandquad

Excel – одна из самых популярных программ у бизнеса. Здесь я говорю как о классической Microsoft Excel, так и о её урезанной версии от Google – «Таблицы». Причин для популярности у этого софта достаточно. 

Например, у программы множество возможностей для работы с цифрами: богатый ассортимент формул для расчётов, средств визуализации вроде графиков и диаграмм и многого другого. Программа бесплатна (если рассматривать «Таблицы» Google). И она настолько популярна, что можно быть уверенным – файл Excel откроют коллеги, клиенты, партнёры. (По некоторым оценкам, Excel пользуются свыше 750 млн работников умственного труда по всему миру.)

Сфера применения Excel огромна: от ведения учёта продаж до составления контент-плана. Практика Brandquad (а мы работаем в сфере управления данными о продуктах), показывает, что 90% российских маркетплейсов и онлайн-ретейлеров используют таблицы Excel для сбора данных о товарах у производителей и реселлеров.

Помимо плюсов, перечисленных выше, у программы есть существенные минусы. Её интерфейс с трудом можно назвать интуитивным (раздел «Формулы» для многих пользователей – китайская грамота). Чем сложнее и объёмнее таблица, тем проще её «сломать»: внести неправильные данные, в результате чего формула станет выдавать ошибку, копировать вместо формулы значение или наоборот и «испортить» вычисления и многое другое. По статистике каждая вторая (47%) созданная запись будет содержать как минимум одну ошибку, влияющую на результат. И в половине случаев (49%) это произойдёт по невнимательности сотрудника.

Давайте разберёмся, как не наломать дров, работая с Excel.


Без ошибок

Человеческий фактор – наиболее частая причина ошибок и «поломок» в Excel-таблицах. И иногда такие ошибки могут наносить серьёзный вред компании. Наш клиент – производитель систем для нагревания табака IQOS – передал в маркетплейс таблицу с информацией о поставке, куда закралась ошибка: на блок продукции была установлена цена пачки. В результате, в течение недели товар продавался рекордно дёшево.

Я рекомендую оставлять сотрудникам в таблицах минимальную свободу действий. Что можно сделать? Например, (там, где это возможно) предлагать заполнять пустые ячейки только значениями из выпадающего списка. Пусть уж лучше сотрудник будет выбирать наименование поставщика или клиента из созданного заранее перечня, чем вбивать каждый раз по памяти. Так у вас не случится ситуации, когда одна и та же компания подписана как «ООО Ромашка» и «РОМАШКА ООО» в разных ячейках. Единообразие в написание наименований позволит вам легко фильтровать данные по контрагенту.

Для создания выпадающего списка потребуется кнопка «Проверка данных» во вкладке «Данные» (в «Таблицах» Google – «Настроить проверку данных» во вкладке «Данные»). В типе данных необходимо выбрать «Список» и указать источник эталонных значений.

Вообще, с помощью «Проверки данных» можно сделать много полезного. Например, установить ограничение для ввода даты определённым временным интервалом или запретить использовать какие-то слова, вроде устаревших наименований контрагентов или уже не существующих категорий.


Наводим порядок

Вернёмся к примеру с маркетплейсами. Торговые онлайн-площадки запрашивают информацию о продукции в Excel-файлах. Иногда полученные данные сотрудники на стороне магазина обрабатывают вручную, но чаще – с помощью специальных скриптов, небольших программ, выполняющих определённую последовательность действий. В маркетплейсах эти программы, как правило, проверяют корректность данных и переносят их на сайт.

Что может «затормозить» скрипт? Например, дублирующиеся записи, двойные пробелы или другие «некрасивости» в таблице.

Навести порядок в ячейках можно различными способами. Например, дубликаты удаляются достаточно просто. В программе Excel есть кнопка «Удалить дубликаты» во вкладке «Данные». Аналогичная кнопка есть и у Google «Таблиц».



К слову, «гугловский» сервис имеет куда больше возможностей для вычистки «мусора» из таблицы. Например, кнопка «Удалить пробелы» там же во вкладке «Данные». С её помощью можно убрать повторный пробел. Также есть специальная функция для смены регистра. В отдельной ячейке нужно прописать «=LOWER» и выделить ячейку с текстом. В результате вы получите текст со строчными буквами вместо прописных. Обратное действие (замену строчных букв на прописные) выполняет функция «PROPER».

Если вы не просто предоставляете доступ к Google «Таблицам», а пересылаете файл Excel, помните о том, что версии программ могут отличаться. До 2003 года софт формировал файлы в расширении xls. После – в xlsx. Новая программа откроет файлы с любым расширением. Старая – только в xls. Есть и другой нюанс: таблица, созданная программой 2003 года, в новой может открыться некорректно. То есть слетят формулы, стили будут выглядеть иначе. Поэтому перед отправкой уточните, в каком расширении следует сохранить таблицу. 


Табличная красота

Несмотря на то, что сервис Google «Таблицы» – это урезанная версия Microsoft Excel, он всё же имеет ряд преимуществ перед классической программой. Взять ту же возможность совместной работы. Можно одновременно с коллегами править документ, оставлять к ячейкам комментарии и писать в чате.

Тем не менее, некоторых функций классической Excel в «Таблицах» не хватает. Например, богатого ассортимента стилей. Почему это важно? Наглядность помогает не только быстро сориентироваться в табличных данных, но и не допустить ошибок при заполнении.

Помогут с «украшением» таблицы (и не только) специальные приложения. Это небольшие программы, которые можно установить в «Таблицы» из официального магазина приложений Google Suite Marketplace. Например, бесплатное дополнение Table Styles предлагает 24 готовых стиля таблицы и возможность создавать и сохранять собственные.

Другое приложение из магазина – Sort Range Plus – добавляет в «Таблицы» ещё одну недостающую функцию: сортировку по цвету текста или ячейки.


Думаем о безопасности

Excel-таблицы часто содержат информацию, содержащую коммерческую тайну. Например, контакты клиентов и поставщиков, данные о продажах, логины и пароли от учётных программ и многое другое. Поэтому важно соблюдать правила безопасности. Например, на файл Excel можно поставить пароль, запретить копирование ячеек или просмотр определённых фрагментов документа. Кнопки, позволяющие это сделать, находятся на вкладке «Рецензирование».

В сервисе Google «Таблицы» также есть различные варианты для защиты информации. Можно разрешить видеть и править документ только тем, у кого есть ссылка, или добавить конкретных пользователей. Почему я отдельно об этом говорю? 

В 2018 году произошёл скандал, когда выяснилось, что документы сервисов Google индексируются поисковиком «Яндекса». Зайти в личные незапароленные файлы мог любой желающий.

Excel-таблицы – сложный, но всё-таки удобный инструмент для решения большого числа бизнес-задач. Надеюсь, мои советы помогут вам наладить работу в этой программе и свести вероятность ошибок к минимуму.

---

Читайте также: Wrike: как работает и кому нужен сервис для совместной работы над проектами?

---

Чем заменить Excel, если больше нет сил терпеть?

Конечно, Excel, простой и известный большинству сотрудников инструмент и к нему привыкли многие. Но если хочется раз и навсегда решить проблемы, связанные с Excel-таблицами, стоит рассмотреть другие решения для управления данными, и подбирать их под задачи бизнеса. Да, это потребует некоего образовательного процесса в компании и может даже случиться так, что сотрудники будут сопротивляться. Но это принесет плоды, если раз и навсегда запретить использовать Excel в отдельных бизнес-процессах. 

Для профессионального управления данными по бухгалтерии, логистике и взаимоотношению с клиентами можно пользоваться CRM-системами, вроде 1С, системы SAP и подобных им с настраиваемыми модулями. Выбор таких решений достаточно большой, при этом нужно помнить, что интеграция таких модулей часто связана с большими затратами и стоит хорошо взвесить стоимость такого изменения и получаемый результат. 
 
Для управления данными о продуктах (и передачи этой информации ритейлерам) используют PIM-системы, для управления версиями контента и изображениями - специализированные DAM-модули. На российском рынке представлено несколько локальных игроков, которые предоставляют такие услуги с определенным набором дополнительных опций. При выборе таких систем следует обратить внимание не только на стоимость владения и интеграции, но также на удобство функционала, на то, насколько такие системы для обмена данными с компаниями на рынке уже используются вашими партнерами. Так например, Brandquad уже настроил автоматические каналы передачи данных и поддерживает форматы выгрузки спецификаций, с которыми работают крупнейшие онлайн- и офлайн-ритейлеры России. 

Excel подходит небольшим игрокам – когда данных и специалистов в компании ещё достаточно мало. Но с ростом фирмы следует искать специализированные решения под свои бизнес-процессы. Иначе есть риск погрязнуть в ошибках и навсегда отстать от своих конкурентов.

Даниил Матвеев, операционный директор Brandquad