Удаленная работа сотрудников: без шума и пыли, по вновь утвержденному плану

25 марта Президент России обратился к гражданам в связи с распространением коронавируса в нашей стране. Период с 30 марта по 5 апреля был объявлен нерабочим, однако удаленная работа осталась возможной.  

К сожалению, большинство компаний оказались не готовы к дистанционной работе, и речь не идет о таких сферах бизнеса как салоны красоты или химчистка, где удаленный формат не предусмотрен. Мы говорим о тех, кто мог бы продолжать свою деятельность, не находясь при этом в офисе. Например, логистические и юридические компании. 

Однако есть организации, которые смогли проявить гибкость и справиться с новыми условиями. Одной из таких компаний стала ГК Inventive Retail Group, которой потребовалось всего 2 дня после обращения Президента Владимира Владимировича Путина, чтобы перенести работу офиса из нескольких сотен сотрудников на удаленку.

Оперативной работой по оперативному запуску корпоративного портала занималась команда idex group. Наталья Балоч, коммерческий директор компании рассказывает обо всех этапах этого интересного проекта. 

---

Читайте также: Пандемия паники российского ритейла: что делать прямо сейчас, чтобы ваш бизнес не пошел ко дну

---

Хороший фундамент – залог надежности бизнеса

Для столь оперативной трансформации всех бизнес-процессов компании нужен хороший фундамент. Этим фундаментом стал корпоративный портал Битрикс24. Наша компания помогла оцифровать и оптимизировать процессы в портале IRG.

Корпоративный портал стал единым информационным пространством для более 3 000 сотрудников компании. 

В портале налажены процессы по:

•  внутреннему документообороту;
•  хранению шаблонов документов;
•  общению внутри единого пространства;
•  согласованию кадровых документов;
•  быстрому поиску внутри портала (от сотрудника до конкретной задачи);
•  согласованию заявок;
•  календарю мероприятий;
•  проектной работе;
•  созданию заявок на подбор персонала; 
•  обучению и адаптации персонала;
•  опросам, инициативам и конкурсам.

Внедрена геймификация с внутренним магазином, собственной валютой и многое другое.


Всегда на связи

На корпоративном портале изначально мы предусмотрели расширенную карточку сотрудника, чтобы кроме базовой информации она включала в себя всю полноту информации о человеке: начиная от всех его контактов, мессенджеров и социальных сетей, заканчивая занимаемой должностью, списком подчиненных и сразу же информацией о его руководителе, перечнем проектов, в которых он участвует – все, что может потребоваться для комфортной связи с каждым сотрудником.


   
Имея множество вариантов для связи, оставаясь дома, сотрудники общаются между собой удобным и доступным для себя способом.


Один маленький штрих

В этой карточке, размещенной на корпоративном портале, появился значок, информирующий всех, что с 30.04.2020 по 06.04.2020 данный специалист работает из дома. 

Впрочем, это единственное добавление в карточку, которое мы дополнительно сделали в связи с необходимостью работать вне офиса. 


Оставаться в курсе событий

В текущий период, который переживает наша страна, главное, чтобы сотрудники компании не столкнулись с информационным вакуумом.

В корпоративном портале все самые важные новости компании выносятся на главную страницу. Но это не все! 

В условиях кризиса стало особенно актуально планировать свои траты и понимать свой доход. Каждый сотрудник в своей карточке видит информацию по тому, сколько дней остается до его зарплаты и отпуска. Информация подгружается из 1С и актуализируется каждый день.

Рабочие инструменты под рукой

Главная страница портала содержит самую актуальную информацию.
 

Наиболее актуальные на сегодняшний день это – меры по профилактике. С приказом Президента компании каждый сотрудник компании может ознакомиться из дома. Таким образом кадровая служба удаленно выполнила свой долг по донесению информации до всех сотрудников. 

Также, меню корпоративного портала содержит все главные ссылки, которые могут понадобиться. 

Некоторые из них:

•  задачник 
•  helpdesk
•  расчетный лист сотрудника 
•  информация по отпуску
•  актуальные вакансии
•  и даже запись к врачу

Для HR отдела переход на работу из дома так же не принес каких-либо неудобств. Блок заявок на подбор персонала в корпоративном портале мы автоматизировали на каждом шаге и интегрировали с системой e-staff.


 

Проведем время в самоизоляции с пользой 

Актуальные новости, размещаемые на портале, помогают сотрудникам не только оставаться в курсе всех событий компании, но и скрашивать время в период самоизоляции. 

Например, каждый может принять участие в фитнес-турнире благодаря видео с профессиональным тренером, а значит, и держать себя в форме, находясь в опасной близости к холодильнику. 

Кроме того, корпоративный портал позволил сотрудникам уделить время вещам, на которые раньше его катастрофически не хватало: 

•  почитать книги от издательства Альпина;
•  посмотреть коллекции Эрмитажа или Третьяковской галереи;
•  для театральных гурманов посмотреть прямые трансляции из Большого театра.

Взгляд с другой стороны

Ситуация с самоизоляцией позволила по-новому взглянуть на внутренние бизнес-процессы компаний. Понять, насколько гибкими они могут быть, чтобы в случае необходимости трансформироваться в новые сущности без потери эффективности.

Компания Inventive Retail Group оперативно адаптировалась под новые условия. Перевод сотрудников на удаленную работу позволил не только не потерять в качестве выполнения задача, но и сплотиться всему коллективу. 


  
Среднему и большому бизнесу сложно оперативно реагировать на меняющуюся ситуацию: громадная структура, информационная безопасность и множество других факторов замедляют процесс трансформации. 

Российский программный продукт Корпоративный портал Битрикс24 и наша команда idex group адаптируют ваши бизнес-процессы под новые бизнес-реалии.

Желаем всем здоровья, берегите себя и ваших близких!

Наталья Балоч
Коммерческий директор idex group