Закупки в ритейле: как управлять ценой и выстраивать работу с поставщиками?

Предполагать, что происходящие изменения снизили ожесточенность конкуренции, было бы большой ошибкой с фатальным исходом. Да, в наше время в своей конкурентной борьбе ритейл уже не выходит за рамки правового поля, однако каждый претендующий на свою часть пирога затачивает ножи до остроты скальпеля. Только так теперь можно сохранить завоеванное и не пасть участью поглощенной или, того хуже, обанкротившейся компании, коих насчитывается сотни, а многие из них уже попросту забыты.

Теперь, когда (в недавнем прошлом) небольшие сети, численностью 5-6 магазинов, увеличили размеры контролируемых ими торговых пространств в десятки или даже сотни раз, появляются новые вызовы, накладываются новые ограничения.

Над этими вопросами сейчас работают первые лица российских представителей ритейла в сегменте FMCG. 

Размышляя над этими вопросами, следует подумать о каждой маленькой детали, о каждом происходящем в компании процессе. Все имеет значение: насколько светло и чисто в Ваших магазинах, правильно ли выбран товар для реализации, достаточно ли денег для оплаты следующей партии или своевременной выплаты зарплаты подчиненным, есть ли место на складе и на полках, как быстро справляются кассиры, и т.д. и т.п.

Но все же в ритейле есть что-то, на что нужно обратить особое внимание, то, ради чего клиент приходит в магазин. Да, это — ТОВАР.

Если Ваш товар обладает нужными свойствами (лучшая цена, например), клиент даже сможет немного потерпеть — и очередь, и грязь, и даже, возможно, сухое отношение со стороны персонала (хотя, конечно, этого допускать не рекомендуется). 

Что же это за волшебные свойства товара, привлекающие клиентов? Кто те люди, которые должны принимать столь важное решение в выборе товара? Как этим людям следует действовать, чтобы их выбор всегда был удачным? И не менее важно — как этими людьми управлять, сохраняя общую ассортиментную концепцию?  

Что? Совершенно очевидным фактом является то, что большую долю успешности ритейлера определяет товарный ассортимент, предлагаемый покупателю, – чем большим спросом пользуются предлагаемые им товары, тем более прибылен бизнес. В таком случае логичным будет предположение, что при выборе ассортимента необходимо руководствоваться мнением того, кто этот товар приобретает, т.е. мнением целевого потребителя. В таком случае для успешного построения ассортиментной матрицы жизненно необходимо разобраться, чего же хочет потребитель:

• всем ли сотрудникам понятно, кто этот самый целевой потребитель?
• установлены ли с потребителем каналы обратной связи?
• анализируются ли собираемые данные?
• сформулированы ли критерии для выбора ассортимента?

Каждая компания по-своему определяет, какая структурная единица должна заниматься определением маркетинговых стратегий и подходов, получать и анализировать имеющиеся данные с рынка (от потребителя); но то, что не уделять должного внимания этим вопросам губительно для компании, является аксиомой.

Кто? Безусловно, наиболее результативно отстоять интересы своей компании и правильно выбрать товар с нужными свойствами сможет специалист, который:

• профессионально изучил рынок
• знает до мельчайших деталей свойства товара
• и, самое главное, точно понимает потребности клиента

Лучшие мировые практики показывают, что фокусирование внимания  сотрудников, занимающихся выбором и закупкой товаров, на определенных товарных категориях чрезвычайно положительно влияет на эффективность выбора и закупок. Именно поэтому практически у всех современных ритейлеров отдел закупок организован с учетом особенностей представленных в сети товарных категорий, а специалисты, занимающиеся закупками, зачастую так и называются менеджерами по управлению товарной категорией, или –  категорийными менеджерами.

 

Как? Все сказанное выше – не более чем рассуждения и стратегические заготовки без главного – выстраивания эффективных закупочных процессов. Какие же лучшие международные практики рекомендуется взять на вооружение и незамедлительно начать их использовать? Опыт глобальных гигантов на практике доказал безоговорочную эффективность следующих методов: 

• идентификация и выделение товарных категорий
• разделение и специализация процессов на сорсинг и управление поставками
• построение организационной структуры, позволяющей фокусироваться на узкоспециализированных задачах, при этом обеспечивающей двойной контроль за закупками
• внедрение KPI и системы мотивации персонала на основании KPI
• создание «приборной панели» отслеживания результатов закупочной деятельности
• системный анализ и чистка товарной матрицы
• внедрение единого понятийного аппарата закупщика
• анализ рынков закупаемых товаров
• подготовка и внедрение закупочной стратегии, исполнение и системное обновление стратегии
• внедрение единых подходов к закупочной деятельности за счет четкого регламентирования закупочных процессов
• подготовка шаблонных документов
• заготовки для тендерных и переговорных процессов

Помимо прямого повышения результативности закупочного процесса, большая часть перечисленных практик повышает прогнозируемость результата и усиливает контроль покупок.

Стоит особо выделить метод, благодаря которому рутинные закупки трансформируются в стратегический плановый контролируемый процесс. Метод, суть которого в том, что в каждой товарной категории, по результатам анализа имеющегося портфеля закупаемых товаров, анализа рынка поставщиков, анализа предпочтений потребителя формируется формализованный в виде объемного, насыщенного необходимой информацией документа план действий на предстоящие периоды, рассчитываются потенциальные эффекты от внедрения запланированных активностей. 

Специалист, для которого подготовлена закупочная стратегия, имеет перечень задач, которые должны быть реализованы в системном, плановом порядке. Руководитель, имеющий на руках такой документ, знает, какое из запланированных мероприятий должно происходить в тот или иной период времени, может потребовать отчет об исполнении или корректировку плана.

Зачем? Предположим, что сегодня Ваша сеть продает в месяц 100 000 шт. определенного товара в месяц. Этот товар Вы закупаете по 100 руб. за шт. и продаете по 150 руб.  

Представим, что:

• повысив эффективность процесса отбора товаров, удалось заменить имеющийся товар аналогом, спрос которого всего на 10% выше имеющегося
  
  
• поскольку теперь закупками занимается профессионал, фокусировавший свои усилия на определенной товарной категории, используя свои продвинутые знания о рынке производителей, он пригласил на тендер нужных поставщиков, провел профессиональные переговоры и прожал поставщика на те же 10%
  
  
• кроме того, ответственный за анализ рынка специалист подсказал, что такой товар по-прежнему будет иметь лучшую на рынке цену, если цена продажи поднимется на 10%

   

	До	После
Продажи в месяц	100 000 шт.	110 000 шт.
Цена закупки	100 руб.	90 руб.
Цена реализации	150 руб.	165 руб.
Заработано в месяц	5 млн руб.	8,25 млн руб.

А еще:

• улучшение оборачиваемости, ведь теперь закупается то, что нужно потребителю
• повышение привлекательности сети, потому что у вас есть нужный ассортимент
• прогнозируемость расходов, потому что у вас есть закупочная стратегия
• сокращение числа ошибок, ведь у вас используется единая терминология и регламентирован рабочий процесс
• упрощение рутинных задач, ведь многое стандартизировано и подготовлены шаблоны документов