Беспорядка канитель ловко истребит Excel
время публикации: 10:00 22 июля 2020 года
Время чтения: 6 мин 15 сек.
Одно из желаний руководителей: научить подчинённых единому стилю оформления документов и правилам работы с таблицами. Очередные «оригинальные» форматы презентации или способы записи данных в Excel, демонстрируемые коллегами, доводят до зубной боли, принуждая разбираться в воспалённых задумках.
Корпоративная культура компании высока, если на один и тот же вопрос разные сотрудники отвечают одинаково, руководствуясь описанными и усвоенными правилами. Продуманные нормы позволяют принимать эффективные решения, отсебятина же отнимает время на выдумывание и порождает неопределённость.При отсутствии предписаний хватаемся за возможность проявить творческие способности и показать себя, выделившись среди прочих. Тактичное безмолвие конечного пользователя ошибочно путаем с молчаливым восхищением: беззаботно критикуя других, забываем собственную обидчивость на замечания.
Транснациональные корпорации с помощью консультантов рождают сотнестраничные документы, описывающие нормы поведения сотрудников. Заповеди вколачиваются в головы с первого дня устройства на работу, приводя разношёрстные группы к единому знаменателю, подрезая крылья смекалистым ловкачам.
С PowerPoint разобраться проще: вырабатывается и утверждается единый шаблон, по которому создаются новые слайды. При внутреннем пользовании можно обойтись собственными силами, в случае демонстрации клиентам рекомендуется привлечь дизайнеров, чтобы раскрасить офисную обыденность и добавить флёра.
С Excel сложнее: невозможно создать необходимое количество шаблонов, не запутавшись, – разнообразие выкладок вынуждает проявлять гибкость. Это порождает стремление выделиться «красотой», оригинальность разбавляет багаж предыдущих ошибок. Смежники регулярно страдают от незнания базовых правил.
Обратимся к более высокой материи, чтобы раз и навсегда навести порядок, и научить всех мыслить одинаково при работе с таблицами. Эдгар Кодд, трудясь в IBM, создал реляционную модель данных, за что позднее получил премию Тьюринга, и был признан одним из важнейших новаторов журналом Forbes в 2002-м.
Для такой модели характерно то, что данные в базе представлены в виде набора отношений, которые часто неформально именуют витринами. То есть это база, состоящая из множества таблиц, визуально представляющих математические отношения между данными – структурный аспект реляционной модели.
Единообразие записи обеспечивает целостность – соблюдение логики, структуры, правил. Достигается нормализацией – преобразованием к нормальной форме. Жизненно необходимые для работы машины принципы станут незаменимыми помощниками в борьбе с избыточностью, неаккуратностью, волюнтаризмом.
Первая нормальная форма гласит, что каждый набор данных имеет только одно значение: если хотите перечислить все вариации исполнения какого-либо товара фирмы, то каждый новый вариант записывайте отдельной строкой, указывая полный перечень атрибутов.
Неверным будет следующий выкрутас:
№
|
Изделие
|
Язык
|
Цвет
|
Монтажный комплект
|
1
|
Изделие 1 | RUS |
Серый Белый Чёрный |
1
|
2
|
Изделие 2 | RUS | Белый |
0
|
…
|
… | … | … |
…
|
Приводим к первой нормальной форме:
№
|
Изделие
|
Язык
|
Цвет
|
Монтажный комплект
|
1
|
Изделие 1 | RUS | Серый |
1
|
2
|
Изделие 1 | RUS | Белый |
1
|
3
|
Изделие 1 | RUS | Чёрный |
1
|
4
|
Изделие 2 | RUS | Белый |
0
|
…
|
… | … | … |
…
|
Бейте по рукам тех, кто пользуется объединением ячеек и ленится дублировать строки. Простейший тест на соблюдение правила: работают ли сортировки и фильтры для каждого столбца? Нарушение принципа лишает возможности делать отборы, выводить сводные таблицы, анализировать данные, строить графики.
Распространённые ошибки позволит избежать несложный чек-лист:
1) спастись от задвоения поможет нехитрый функционал: выделите область, в которой неприемлемы дубликаты, после: «Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Повторяющиеся значения»
2) добавляйте первичный ключ – уникальное значение для каждой строки, в базах данных принято обозначать как «id», обычно в первом столбце – сможете быстро найти нужную запись
3) не стремитесь занести в одну таблицу всю информацию: разделение на файлы и листы повысит производительность программы
4) проверяйте орфографию: Excel в отличие от Word не подчёркивает ошибки красным и синим
5) унифицируйте записи: не позволяйте одни и те же смыслы фиксировать разными словами
6) пресекайте частые небрежности с пробелами: двойными и в конце строки
7) применяйте один и тот же формат данных для всех значений в столбце.
Наведите красоту:
1) числа выравниваем по правому краю, разделяя группы разрядов и устанавливая единообразное уместное количество десятичных знаков
2) выделяем смысловые блоки границами или вставляем таблицу с готовыми решениями форматирования
3) отображаем длинные надписи в строке целиком при заданной ширине столбца, включая «Перенос текста»
4) используем цветовые шкалы условного форматирования для добавления «наглядного смысла» числам
5) поджимаем ширину столбцов и высоту строк двойным нажатием при наведении на границу между ними
6) дату записываем в формате: ДД.ММ.ГГ, избавляясь от лишних цифр при записи года
7) заголовки выделяем цветом и выравниваем по центру
8) значения во всех ячейках выравниваем по середине
9) все записи делаем шрифтом одного размера и типа.
Любителя от профессионала среди прочего отличает небрежность – не позволяйте сотрудникам неаккуратность в документах. Даже если не будете отправлять файл наружу, требуйте выполнения перечисленных правил: дисциплинирует, экономит время при совместной работе, сохраняет преемственность.
Забота о порядке – компетенция достижений и действий. Отражает стремление к снижению неопределённости и к повышению качества. Состояние рабочих мест и документов показывает класс предприятия. Проведите субботник, но помните: удовлетворение данных критериям целостности, не означает их истинности!
Даниил Шмитт
Партнёр
«Школы траблшутеров»
Читайте также:
Советы собственнику или как взять компанию под контроль
Коль согласны вы остаться, приготовьтесь обучаться
Лучшие кадры: трудно найти и легко потерять
0
Последние новости
Самое популярное
- Как Аэропорт Пулково обеспечил высокий уровень сервиса в сезонные пики за счет у...
- Интерактивные элементы, которые повышают онлайн-продажи и лояльность клиентов
- 10 ошибок, которые селлеры допускают при работе с карточками товаров на маркетпл...
- Ecom и ритейл осваиваются в Telegram? Топ инструментов для продвижения
- Как бизнесу выжить в «алом океане»: мнения экспертов