Советы собственнику или как взять компанию под контроль

Время чтения: 6 мин 35 сек.

Говорят, когда разведчик сообщает о передвижении вражеских бронемашин, в штаб докладывают: «По данным наземного наблюдения колонна из 20 танков движется в южном направлении». При принятии решения происхождение донесения не менее важно содержимого. Критерий достоверности – множественность источников.

Зная столь бережный подход к информации, удивляет способность отдельных индивидуумов манипулировать потоками слухов и мнений, становясь внештатными советниками влиятельных собственников. Не желая быть частью бизнеса, хозяин жизни довольствуется доносами, сознательно обманываясь потёмкинскими деревнями.

Путём наименьшего сопротивления смышлёные менеджеры выводят непыльные правила «образцового» поведения:

• активно «помогай»: давай советы всем и вся, делись досужими суждениями
• стучи без промедленья: чем хуже у коллеги, тем лучше у тебя, и «польза» сразу же видна
  
• не нарывайся даром – шипит, колышется террариум – полезнее «дружить», пить чай и Васю обсуждать
  
• сгущай проблемы, усложняй простое, пеняй на мизерность ресурсов, врагами личными считай слова: план/факт, прозрачность.
  

Получается забавный эффект: одна сторона негодует, что мало получает, делая так «много», другая – недовольна результатами и необходимостью постоянно участвовать в деятельности компании. Системно подойдём к решению насущной проблемы: как контролировать бизнес, принимая минимальное участие в деятельности?

Шаг первый: выработка стратегии своими силами или с помощью внешних экспертов:

• Чего хотим добиться в ближайшие 5-10 лет: увеличить прибыль, долю рынка, выручку?
• Как будем достигать: снижать издержки, улучшать качество, запускать маркетинговую кампанию, создавать продукт, повышать производительность?
  
• При постановке целей не забываем критерии технологии SMART: предметность, ограниченность во времени, значимость, измеримость, достижимость.
  

К созданию документа привлекаем высшее руководство: каждая долгосрочная цель обрастёт задачами, которые необходимо выполнить на местах – степень участия и содержание выдвигаемых предложений помогут непредвзято оценить участников стратегических сессий и их способность осуществить задуманное.

После утверждения плана делаем срез текущего положения: какие количественные показатели наиболее важны и позволят наглядно отслеживать прогресс к намеченному? Отвечаем и на второй вопрос: кто, что и когда должен сделать, чтобы через время компания стала такой, какой мы её видим?

Закрепляем ключевые показатели эффективности (KPI) подразделений и руководителей: качественные и количественные. Привлекаем финансистов для анализа, учёта и отслеживания прогресса. Контролируем положение дел ежемесячными, а позже ежеквартальными срезами с поправкой на объективные причины недостижения результатов.

Распространённые ошибки:

1. спускать решения сверху вниз, не привлекая к обсуждению исполнителей
2. прописывать только краткосрочные цели: успешное будущее – усердное настоящее
3. составить документы и забыть про них: результат гарантируется неотвратимостью наказания
4. назначать недостижимые цели или не учитывать внешние факторы: невыполнимость демотивирует
5. забыть обеспечивающие процессы: IT, юристов, кадры, безопасность – коллектив должен быть един.

Избежав очевидных промахов, станете свидетелем неожиданных преобразований: к вам перестанут бегать, но замучают финансистов, доказывая невозможность достижения показателей; появится беспристрастная оценка деятельности подразделений; медленно, но верно начнёте двигаться к целям; выявятся и отвалятся трутни.



При расчёте премиальных сумму привязывайте не только к личным победам, но и к общему успеху: мотивирует к работе в команде и на достижение результата. Забота о смежниках и стремление договориться повысят вовлеченность команды и привлекательность HR-бренда компании.

Важный фактор контроля деятельности предприятия – собрания директоров, чтобы получить максимальный эффект от встреч:

1. заранее распланируйте даты и регламент мероприятий, озвучив повестки и перечень участников
2. привлеките независимых экспертов и финансистов, предварительно рассказав о проблемах и предоставив необходимые данные
3. ведите протоколы совещаний, назначая ответственных и сроки выполнения обсуждаемых решений, – сделайте неотъемлемой частью KPI.

При недостаточности указанных мер проведите внеплановые аудиторские проверки – внешние специалисты непредвзято оценят деятельность служб, составят план-график работ и проконтролируют результаты его выполнения. Обязательно используйте услугу, если касаетесь зоны вне ваших компетенций.

Последний штрих: создание системы дэшбордов и единого информационного пространства. В зависимости от степени вовлечённости и детализации позволят контролировать финансовую и операционную деятельность. Держать руку на пульсе поможет серия отчётов, формируемая в режиме онлайн и выводимая на «приборную панель».

Почувствуете себя спокойнее, контролируя оборотные активы и бюджет движения денежных средств. Отслеживайте результаты хозяйственной деятельности по бюджету доходов и расходов. В кризис уходи́те в кэш, договариваясь платить позже и решая, от чего откажетесь, на перспективу заботьтесь о цикличности экономики и росте постоянных затрат.

При выполнении алгоритма приготовьтесь к тому, что:

1. на начальных этапах предстоит активно участвовать в создании нового порядка
2. контроль с минимальным участием не бесплатен: потребуются внешние эксперты
3. придётся расстаться с членами команды, не достигающими заявленных показателей
4. следует подтянуть финансовую грамотность, личную дисциплину, культуру совещаний
5. нерадивые окажут сопротивление, убеждая в уникальности и сложности подконтрольных областей.

При настройке системы отслеживайте установленные показатели: сдерживайтесь от непрестанного вмешательства в деятельность ставленников. Но и не давайте расслабиться периодической отменой или переносом встреч: установленные правила игры тем более действенней, чем лучше соблюдаются.

Ярким примером успешности контроля ключевых показателей для меня стала компания, где собственник во время кризиса дал ясно понять: «Придумайте, как выполнить запланированный бюджет: оставайтесь в офисе, пока не решите, либо на следующей неделе на работу не выходи́те». Бизнес выжил.

Даниил Шмитт,
Партнёр «Школы траблшутеров»

---

Читайте также: Из стажёра в генералы: как не скатиться с первой ступени карьерной лестницы

---