Как идея экономии бумаги превратилась в сервис по подписанию электронных документов?

Как ускорить и упростить процесс подписания документов с клиентами — физическими лицами, и почему ритейлу полезно знать, как устроен документооборот в других сферах бизнеса — рассказывает директор сервиса Безбумажный офис F.Doc* Михаил Легченко.

— В 2022 году мы запустили F.Doc — сервис, который позволяет подписывать документы между компанией и клиентами-физлицами. Казалось бы, исходные потребности просты: сэкономить офисную бумагу и перейти на электронный документооборот. 

Собственно, с таким запросом к нам и пришел первый заказчик — дилерский центр. Он хотел оптимизировать процесс покупки автомобиля при оформлении автокредита и подписании договора на услуги дилерского центра. На тот момент затраты на логистику документов по одной сделке составляли 2000 рублей. Плюс время, которое тратили специалисты на оформление документов: в сделке участвовало несколько сотрудников со стороны компании. 

Еще одним аргументом в пользу внедрения сервиса стала сама специфика документооборота заказчика с клиентами: достаточно объемные по содержанию договоры, требующие обязательной подписи потребителя в нескольких местах. При этом суммы сделок внушительные. И если вдруг клиент случайно или осознано не ставил какую-то подпись, это могло вылиться в серьезные финансовые риски для бизнеса.
 
Когда компания вовремя успевала заметить отсутствие нужной подписи, менеджеру, чтобы исправить ситуацию, приходилось ехать к клиенту, который мог находиться в тот момент на другом конце города, в пригороде или даже в другом регионе. Бывали прецеденты, когда потребитель покупал машину премиум-класса и спустя некоторое время возвращал, попользовавшись ей несколько месяцев, потому что где-то в договоре не была проставлена нужная подпись. 

Соответственно, для заказчика подписание документов в электронном виде могло как сократить издержки на документооборот с клиентом, так и минимизировать риски для бизнеса.

Управление рисками, или при чем здесь франшиза автосервиса?

— Таким образом, мы начали понимать, что использование сервиса может решать и другие вопросы бизнеса, а не только снижать затраты на печать и логистику документов.

Следующим этапом развития F.Doc стала работа с компаниями из двух разных сфер бизнеса. Первая — крупная сеть автосервисов. Вторая — компания, которая занимается производством и продажей мебели. В процессе реализации проектов мы открывали новые аспекты цифровизации процесса подписания документов. В случае с франшизой автобизнеса ключевыми ценностями стали снижение рисков и повышение управляемости сети. Возможно, сейчас у вас возник резонный вопрос, почему я так много внимания уделяю документообороту в автобизнесе и в чем польза этой информации для ритейлера? 

Дело в том, что мы стараемся фокусировать наш продукт на потребностях каждой отрасли бизнеса, с которой работаем. Изучаем рынок, знакомимся с лидерами мнений, анализируем обратную связь. Каждая отрасль имеет свою специфику документооборота. И наша задача — не только решать профильные задачи, присущие определенной рыночной нише, но и извлекать из кейсов некое универсальное зерно. Поэтому, аккумулируя опыт одних сегментов бизнеса, мы делимся им с другими. Предлагаем решения, которые могут использовать разные рынки, транслируем экспертизу, рассказываем и показываем, какие еще сценарии применения технологии безбумажного офиса могут быть. 

Кейс с сетью автосервисов показал, как электронное подписание документов с клиентом может повысить его удовлетворенность и лояльность, с одной стороны. С другой — благодаря оформлению документов в электронном виде франчайзер может лучше понять, как обслуживаются клиенты на любой точке сети. При этом электронное подписание снижает риски потери документов для франшизы, что косвенно отражается на ее бренде. Так сложилась история про управление рисками.

Удаленное подписание документов — так можно?

— Если говорить о кейсе с компанией, которая занимается производством и продажей мебели, то там идея экономии бумаги и цифровизации документооборота с клиентами-физлицами трансформировалась в появление удаленной сделки. 

Представим ситуацию: клиент приходит в торговый центр, чтобы выбрать мебель. Или другой вариант — к нему приезжает представитель компании с каталогом и образцами тканей. Клиент внимательно всё изучает, но берет паузу, чтобы определиться с выбором. И уже вечером, посоветовавшись с семьей, понимает, какую точно модель хочет заказать. 

Тут начинается самое интересное: либо ему необходимо приехать в магазин еще раз, чтобы оформить все бумаги; либо менеджеру требуется еще раз заехать к клиенту с той же целью. Появление возможности электронного подписания документов с потребителем позволяет компании сократить цикл сделки. Тогда клиент может сообщить менеджеру организации о своем намерении купить выбранную модель, позвонив или написав. И компания может оперативно с помощью F.Doc прислать клиенту ссылку на документы, которые можно подписать в электронном виде удаленно, чтобы взять заказ в работу.

На данный момент к сервису подключено более 2500 компаний из разных отраслей бизнеса: ритейл, недвижимость, туризм, автобизнес и другие. Через F.Doc документы с различными организациями подписало около 200 000 физических лиц.

Стоит отметить, что для физлица использование сервиса бесплатно: ему не нужно платить за подписание электронных документов с компанией.

Сегодня мы можем помогать компаниям в оптимизации процесса оформления документов с клиентами-физлицами, в управлении рисками и в создании позитивного клиентского опыта, который способствует повышению лояльности потребителей. 

Ритейл также может использовать F.Doc при подключении клиентов к программе лояльности, при оформлении доставки и возврата товаров, при оценке удовлетворенности потребителя.

Безбумажный документооборот — это как?

— С помощью нашего сервиса ритейлеры могут быстро и легко подписывать в электронном виде договоры, акты, заявления, справки, гарантийные талоны и другие документы с клиентами — физическими лицами. Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

---

Читайте также: Как ритейлу сэкономить на грузоперевозках: оптимизируем три главных этапа логистического процесса

---

Ритейлер может выбрать наиболее удобный способ работы с F.Doc: через личный кабинет, используя веб-интерфейс с логин-паролем; через интеграцию с популярными учетными системами; или через интеграцию с корпоративной системой. 

Клиентам компании мы предлагаем максимально простой пользовательский сценарий: для работы с F.Doc вашему клиенту нужен только смартфон с доступом в интернет, при этом скачивать приложения или устанавливать дополнительные программы на свой гаджет ему не требуется. 

Упрощайте работу с документами — подключайте Безбумажный офис F.Doc.

*эф.док – сервис для подписания документов с клиентами онлайн.

Реклама. Правообладатель, рекламодатель – ЗАО «ЦЦС», местонахождение: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru 6+

Реклама: ЗАО ЦЦС, ИНН 5407187087

erid: 4CQwVszH9pWuokRJwK4