Как оптимизировать проверку качества на китайских производствах с помощью цифровых сервисов

@Freepic
Скорость и точность определения качества готового товара — это конкурентное преимущество. Если партия товара с браком попала на полки — продавец рискует репутацией и деньгами. Если проверка качества длится слишком долго, конкуренты могут успеть занять нишу и первые места в выдаче маркетплейсов быстрее.

В этой статье Александр Кузин, CEO компании IT Test рассказывает о том, как оптимизировать проверку качества на аутсорс-производствах, используя цифровые сервисы. 

Как организовать инспекцию готового товара на удаленном производстве 

Для того чтобы начать проверки новых товаров на производстве, нужно провести большую организационную работу. 

Прежде всего, договориться с фабриками о допустимом уровне качества (Acceptable Quality Limit, AQL) — то есть, зафиксировать максимально допустимое количество дефектных изделий в инспектируемой партии.

Затем нужно составить техническую спецификацию на товар, передать ее производителю и убедиться в том, что он ее понял и принял. Инспекторов, которые будут проводить проверки, необходимо обучить — рассказать о товаре, объяснить критерии и этапы проверки, научить делать правильные фотографии и т.д. В этом поможет чек-лист с последовательно описанными этапами проверки.

Только на эту подготовку уходит обычно не менее двух недель. Еще столько же — на обработку присланных инспекторами отчетов. Если процесс инспекций не автоматизирован, заказчик получает кипу чек-листов и сотни фотографий на файлообменнике. 

Одна из самых частых проблем — нерегламентированные названия файлов. Каждый инспектор может сохранять свои отчеты под разными именами, и на то, чтобы впоследствии сопоставить их с датами, партиями товара и фотографиями уходят часы!

Даже если результаты проверки сохранены в виде электронных таблиц, потребуется время, чтобы их систематизировать, связать с файлами изображений и экспортировать все это во внутренние информационные системы для дальнейшей обработки. Это действительно долго, сложно, чревато ошибками и сильно задерживает поставки уже готовых партий. А значит бренд рискует опоздать с выводом товара на рынок и не успеть за конкурентами. 

Особенно сложно приходится тем брендам, которые постоянно наращивают ассортимент, вводят в производство новые модели товаров. Это увеличивает количество проверок, требует большего числа инспекторов и увеличивает нагрузку на специалистов по контролю качестве внутри компании. 


@Freepic

Как сделать инспекции более эффективными

Отдать на аутсорс 

Можно обратиться к компаниям, которые оказывают комплексный сервис проведения инспекций или отдельные услуги: помогают разработать чек-листы, предоставляют персонал, формируют отчеты. 

На международном рынке много таких игроков, например, QIMA, V-Trust, Jonble — им доверяют многие производственные компании в Китае и ЮВА. 

Такие сервисы имеют опыт в проведении проверок в самых разных сферах: в производстве одежды, электроники, игрушек, бытовых товаров и т.д.

Но в этом подходе есть определенные минусы. Нанимать аутсорсера для проверки аутсорс-производства — слишком сложная и не очень надежная цепочка. Управлять ей из России будет непросто. Да и типовые подходы к проверке качества подходят не всем брендам.

Автоматизировать и регламентировать

Оптимизировать управление проверками можно с помощью автоматизации. Пошаговое выполнение всех пунктов чек-листа и автоматическое формирование отчета значительно ускорят процесс проведения инспекции и анализа результатов. А также сократить количество ошибок и потерь информации. 

Автоматизировать инспекции можно несколькими способами. 

Самый простой — использовать готовые сервисы

 
На российском рынке ниша этих решений еще пустует, из готовых продуктов можно назвать, пожалуй, только POLYCODE_Инспектор, построенный на базе nocode-BPM Polylog. Но существуют многочисленные международные и китайские сервисы, например, QC Inspection, GoAudit, Qirma и др. Часть из них универсальные, а некоторые заточены под определенные категории товаров (например, под fashion или электронику). 

Все они в целом схожи по функциональности — имеют предустановленные шаблоны чек-листов для различных товарных категорий, позволяют быстро формировать отчеты и делиться ими с заказчиком. Несмотря на то, что разработчики таких систем заявляют о возможности адаптировать чек-листы под конкретные товары, тонкая настройка практически невозможна. Например, такие решения не умеют работать с изделиями, имеющими серийные номера. 

Подобные сервисы можно быстро внедрить и настроить, есть высокая вероятность того, что опытные инспекторы в стране производства уже знакомы с ними. Это бюджетный и быстрый вариант для тех брендов, которые только начинают производить товары на зарубежных фабриках.

Но для работы вдолгую такие решения не всегда подходят. Во-первых, они хранят данные в облаке — в условиях нынешней политической нестабильности — это высокий риск потерять их в любой момент. А для компаний, которые разрабатывают и запускают в производство принципиально новые товары, облачное хранение всегда несет риски утечек — информация о новых изделиях из отчетов инспекторов может попасть к конкурентам. 

Во-вторых, такие решения скорее всего невозможно будет интегрировать с внутренними информационными системами компании, а значит использовать собранную аналитику в других бизнес-процессах будет довольно сложно. 

Кроме того, мобильные приложения таких сервисов могут быть недоступных в сторах для российских пользователей, либо возникнут сложности с оплатой тарифа.

Компромиссный вариант — разработать собственный инструмент на базе имеющихся в компании ИТ-решений. 

Например, на российском рынке существуют решения для проведения инспекций на производстве, разработанные на базе Битрикс24. Аналогично можно автоматизировать этот процесс, например, на базе Low-Code BPM. 

Плюсы очевидны — все данные можно хранить во внутреннем контуре, а сложностей с интеграцией систем можно избежать. 

Минус в том, что пользовательская часть сервиса, та, с которой работают инспекторы, будет представлена веб-приложением. Это может накладывать ограничения на работу инспекторов — если на производственной площадке плохо работает или отсутствует интернет, заносить данные в систему в реальном времени не получится. 

Ресурсоемкий, но наиболее результативный способ — разработать собственный сервис, который будет включать в себя мобильное приложение для инспекторов, интерфейс для контролеров и аналитиков, а также бэкенд, который отвечает за обмен данными, хранение информации, аналитику и интеграцию сервиса с другими системами. В этом случае можно предусмотреть все нюансы — хранение данных на собственных серверах, гибкие возможности настройки чек-листов и спецификаций товаров, собственные форматы отчетов, дашбордов, анализ динамики изменения и многие другие возможности.

Такой вариант больше подходит компаниям, которые постоянно расширяют свой ассортимент, выпускают десятки моделей товаров и постоянно увеличивают объемы производства. 

---

Читайте также: Как сделать B2B-продажи простыми, как на Ozon: пошаговое руководство

---

Каких результатов может добиться компания, внедрив автоматизацию проверок качества

Самый очевидный результат — уменьшение времени ожидания отчета с нескольких дней или даже недель до минут. Например, компания SberDevices производит свои устройства на заводах в Китае. Если раньше на подготовку отчетов о проверке у контролеров компании уходило в среднем 2 недели с момента получения данных, то после внедрения собственной платформы для инспекций готовые отчеты попадают в систему в течение 5 минут. 

Понятные и пошаговые чек-листы сокращают время обучения инспекторов, им не нужно заучивать специфику товара и важные критерии проверки, приложение само ведет их по чек-листу, не пропуская важных шагов. Таким образом на подготовку инспекций новых товаров уходит меньше времени и можно расширять ассортимент, вводить проверку новых позиций, не увеличивая штат инспекторов. 

Регулярность инспекций позволяет оценивать динамику качества, и в случае видимого увеличения процента брака в партиях, принимать правильные решения, например, о поиске нового производства. 

На что обратить внимание при выборе или при разработке собственного сервиса для проведения инспекции

1. У заказчика, у контролеров процесса должна быть удобная административная панель, в которой можно быстро формировать технические спецификации и чек-листы, ставить задачи исполнителям и, в идеале, контролировать выполнение проверок в режиме реального времени. В этом же интерфейсе должны быть заложены аналитические функции, позволяющие работать с отчетами, оценивать результаты, наблюдать динамику изменений и тд.

2. У исполнителей должно быть удобное мобильное приложение, в котором можно принимать поставленные задачи, открывать чек-листы, делать фото и видео, описывать продукцию, отправлять данные заказчику. Приложение должно пошагово вести исполнителя по чек-листу, сокращая риски ошибок или пропуски отдельных оценок.

3. Отчеты должны формироваться автоматически, и это не должно занимать много времени. В идеале, все данные о проведенной проверке должны появляться в панели администратора за несколько минут. 

4. Данные о проведенных инспекциях хранятся в одном пространстве, а не на разрозненных файлообменниках. Это может быть облако, в котором развернут сервис, или собственные сервера заказчика, если для него принципиально оставлять все данные во внутреннем контуре. 

5. Сервис проверок должен легко интегрироваться с внутренними системами заказчика — это позволит использовать собранные данные в других сервисах, например, в ERP, CRM, WMS и т.д. 
 
И, разумеется, необходимо оценить собственные планы по наращиванию объемов производства, чтобы принять решение об использовании готовых решений или разработке собственных платформ.

Александр Кузин, 
CEO компании IT Test.

Для NEW RETAIL