Как биометрическая идентификация позволила ритейлеру лучше понять сотрудников: кейс большой сети

В статье расскажем о кейсе крупной федеральной торговой сети, которая внедрила технологию распознавания лица для более точного и объективного учета рабочего времени сотрудников. 

Сеть включает более 6000 магазинов и 30 000 сотрудников по всей стране. При этом компания продолжает активно расти. Руководство находится в постоянном поиске удачных решений для автоматизации процессов.

Благодаря проактивному подходу компании удалось решить одну из ключевых задач управления — реализовать объективный учет рабочего времени сотрудников. Для этого был использован продукт Imredi WFM. Реализация проекта по учету рабочего времени не только помогла сделать его более прозрачным, а в некоторых случаях и оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ). 

Проблема: сложность объективной фиксации отработанного времени

6000 магазинов — это колоссальные объемы операций, работы с людьми, множество кейсов, которые HR разбирает ежедневно. Один из самых важных вопросов — как учитывать время работы сотрудников? Стремление быть максимально открытыми и кристально чистыми в расчетах — это большая цель торговой сети. К сожалению, это не всегда взаимно. 

Возникали ситуации, когда одни сотрудники работали больше, другие — меньше. При огромном штате подсчет количества отработанных часов ощутимо сказывается на фонде оплаты труда. Это очень большие суммы. Чтобы повысить дисциплину труда, важно понимать, как работают люди, чтобы максимально честно рассчитываться с ними по отработанному времени. 

К текущей реализации системы учета рабочего времени торговая сеть шла не один год, тестировались разные подходы и технологии, удачный опыт фиксировали, чтобы воплотить в оптимальное решение. 

Изначально были прописаны потребности бизнеса и цели внедрения системы:
 
1. Наладить управление процессами, сохранив гибкий подход к работе сотрудников.
2. Ввести автоматизированный контроль рабочего времени, чтобы снизить зависимость от человеческого фактора при расчете ФОТ.
3. Повысить трудовую дисциплину.
4. Повысить эффективность сотрудников отдела труда и заработной платы за счет дополнительной автоматизации.

Уже на этапе идеи стало понятно, что это гигантский проект. И часть, связанная с автоматизацией, не была самой объемной. Намного больше и сложнее была работа по процессам, HR, методологии, которая стояла уже за системой распознавания лиц и учета рабочего времени.

---

Читайте также: Зачем Дикси перешел к системе управления магазинами по показателям, и как ему в этом помогает «Светофор»

---

Решение: вместе с Imredi найти честное решение для учета часов 

В первую очередь руководство проанализировало опыт сетей и компаний, которые уже ввели автоматизированные системы учета. Практически сразу отмели вариант с индивидуальными карточками, которые люди легко передают друг другу, расширяя возможности фрода на местах. 

Дактилоскопическая система казалась более продвинутой, но и ее обходят: люди в магазинах очень изобретательны. Известен случай, когда администратор одной из сетей отсканировал все свои десять пальцев и к каждому «привязал» по сотруднику. Изучать такой опыт было очень увлекательно, но перенимать его совсем не хотелось. 

Imredi предложили готовое решение – Imredi WFM с распознаванием по лицу для учета рабочего времени. 

Внешне система работает просто: сотрудники делают селфи на рабочем месте в начале и в конце смены, данные собираются в единую систему. В ней ответственным сотрудникам видны все попытки обхода или обмана. Понятно, что компьютер не может выдавать всегда 100%-но корректные результаты и возможны пограничные варианты. Поэтому в небольшом проценте случаев необходим ручной контроль. Однако в целом решение позволило существенно автоматизировать работу на всех уровнях – от директора магазина до территориального управляющего и HR.



Учет рабочего времени реализовали в трех вариантах: на личных мобильных телефонах, корпоративных устройствах, выделенных на каждую точку, а также терминалах сбора данных, поддерживающих функцию фотоконтроля. Выбирали максимально удобные варианты для каждого магазина.



У Imredi есть конкуренты, которые предлагают сложные системы — датчики температуры, чтобы убедиться, что перед камерой живой человек. Imredi WFM достаточно камеры на телефоне. Искусственный интеллект помогает отличить живого человека от фотографии, поэтому не требуется дополнительное дорогое и сложное оборудование. 

Как сотрудники пытаются обойти систему

Периодически сотрудники пытаются «скормить» системе вместо реальных селфи фотографии и видео, записанные на планшет или телефон. Показательна динамика нестандартных событий при запуске системы в каждом новом регионе. В начале их всегда больше. Люди тестируют систему и адаптируются к ней. Причем это не всегда злой умысел или попытка обмана, часто люди просто забывают отмечать свой уход. Утром они отмечались, а вечером, например, селфи не присылали. Со временем это входит в привычку и график выравнивается, количество отклонений и спорных случаев значительно снижается.

Итоги проекта

Представители сети говорят, что, если прежде у них были только гипотезы — «а как у нас люди работают?», то сегодня есть возможность это отслеживать на основе объективных данных. Под рукой – в одном месте вся необходимая аналитика и статистика. Точно известно, сколько работают сотрудники по факту — больше или меньше, выходят они в свои смены или нет. Система позволяет видеть тех, кто системно обманывает, и не переплачивать за «фейковые» часы. 

Но главное — можно подтверждать согласованные переработки, выплачивая сотрудникам справедливую компенсацию. Кроме того, было выявлено множество кейсов, которые прежде находились в серой зоне или были неочевидны. У HR департамента появилась информация о рабочем времени по всей сети, на основе которой принимаются те или иные решения для улучшения системы мотивации. В целом в результате внедрения системы подход в работе с людьми стал более гибким.

В итоге реализации проекта ритейлер:

1. Повысил управляемость процесса учета рабочего времени на местах.
2. Улучшил дисциплину сотрудников
3. Автоматизировал сбор информации о рабочем времени
4. Оптимизировал затраты и ресурсы на учет рабочих часов
5. Сократил время, затрачиваемое на административные и HR процессы.

Imredi WFM действительно помогает сделать управление 30 000 сотрудниками в разных часовых поясах проще. Если хотите узнать больше об этом и других проектах на основе решений Imredi – смотрите видео-запись выступления и других событий на YouTube канале Imredi.

Реклама ООО "ИМРЕДИ", ИНН 7731369734

erid: F7NfYUJCUneLsX8LaEKK