Как сократить срок адаптации новичков в шесть раз – опыт компании «Афива»

«Афива» импортирует сырье от крупнейших производителей из Китая, Ирана, Южной Америки, Европы. Бизнес зависим от колебаний валют и внешних факторов. В такой ситуации критически важно поддерживать доверие с партнерами и выстраивать долгосрочные отношения, как бы ни складывалась ситуация на рынке.

В 2022 году, в разгар быстрых изменений на рынке, собственник компании Иван Афанасьев рискнул внедрить в компании систему обучения. В компании, где единственным обучением новичков был краткий рассказ от «старших товарищей», удалось выстроить систему адаптации, сократив первоначальный «вход» в профессию с 3 месяцев до 2 недель.

В штате «Афивы» есть свои таможенные специалисты, специалисты по международной логистике, менеджеры по продажам – всего около 100 человек, многие из которых работают с самого основания компании. Руководитель компании, Иван Афанасьев, сам инициировал запуск проекта по обучению сотрудников, причем сделал это в самое сложное для бизнеса время – в 2022 году, когда компании приходилось экстренно менять логистику, реагировать на изменение спроса, закупочных и отпускных цен и т.д. Он посчитал, что внутреннее обучение позволит компании стать более устойчивой, масштабироваться благодаря эффективному обучению новых сотрудников.

Стартовать в такое сложное время было рискованным шагом, учитывая, что до 2022 года обучения в компании не было вовсе. Поднимать эту «целину» предстояло Ольге Гельман, благо за ее плечами был большой тренерский опыт в Coca-Cola, «Вимм-Билль-Данн», «Юнимилк», CORAL TRAVEL. Только там работа проходила в коллективе коллег из корпоративного университета. В «Афиву» Ольга пришла за возможностью реализовать самостоятельный проект и видеть результат «от и до». Так и получилось.

«Справедливости ради нужно сказать, что обучение в «Афиве» все же было. Но в таком формате: приходил новенький, ввести его в курс дела поручали кому-то из более опытных коллег, который успевал уделить стажеру часть своего времени прежде чем вернуться к своей основной работе.

Мне говорили: «Оля, это невозможно, мы устаем, у нас есть своя работа, а мы должны обучать новичков». Руководство тоже видело проблему – невозможность расширять деятельность: приходят стажеры, чувствуют себя брошенными – и через 2 недели уходят. Компания несет огромные расходы, –  вспоминает Ольга Гельман. – Известный факт, что даже в компании, где адаптация поставлена на рельсы и где в сотрудника вкладываются, он начинает что-то приносить компании только через полгода. Если адаптации толком нет, новичок уйдет, даже не начав окупаться».

В сфере бизнеса «Афивы» адаптировать сложно, добавляет Ольга Гельман: «Заинтересовать какой-то интересной информацией о сырье непросто, ценообразование объяснить сложно, много специфических нюансов, которые надо запоминать. Чтобы начать работать с клиентом, надо было изучить объем информации, который занимал 3 месяца усердного обучения. Собственника бизнеса это совершенно не устраивало».

В компании было принято очень амбициозное решение: сократить время обучения новых сотрудников до 2х недель. «Но я не испугалась, взяла себя в руки и связалась с менеджерами iSpring – и мы начали спасать игру», – вспоминает Ольга Гельман.

С системой дистанционного обучения iSpring Learn тренер была знакома по прежнем местам работы. Руководитель «Афивы» про онлайн-обучение раньше не задумывался и принял идею с условием, что на платформе можно будет не только обучать новичков, но и проверять знания опытных сотрудников.

Стоит отметить, что в декабре 2022 компания приобрела платформу на 50 пользователей и для начала решили протестировать на фокус-группе. Внедрение системы прошло успешно и в данным момент в iSpring Learn обучается уже 101 сотрудник.

Упаковать курс за полтора месяца

Проект упаковки обучения в онлайн-формат стартовал в октябре. 

«Я собрала все материалы. Сама работала над практической частью курса, коллеги из Академии iSpring – над теоретической. Дело пошло очень быстро. Я скидывала черновую фактуру – ребята быстро все упаковывали. Первый набросок дизайн-макета нам не подошел, но я оценила, как спокойно и профессионально восприняли мою обратную связь. Ничего страшного, поправим – и вторая итерация уже полностью совпадала с моим видением проекта», – вспоминает Ольга Гельман.

Первый большой курс, состоящий из 10 модулей, был готов всего через полтора месяца. В параллели с ним готовили и тест на проверку знаний, который состоял из 75 вопросов.

«Было правильно разрабатывать опросник параллельно с курсом, потому что мы понимали, что будет «зашито» в модули, по каким темам нужно проверять знания. Когда все было готово, прохождение этого опросника назначили всем сотрудникам, даже тем, которые работали в компании более 5 лет. Этот первичный срез знаний никто не прошел. Да, люди опытные и умеют работать, но так, как считают нужным. А курс и опрос показывают, как работать правильно: с клиентами, с документами, как делать расчеты и т.д. Но нам было неважно, что люди завалили тест, нам было важно понять, по каким темам. Это позволило наметить дальнейший трек развития».



После проверки знаний в компании провели ассессмент-центр, который помог выявить четырех потенциальных руководителей. В компании провели тренинги для этих руководителей, используя материалы из библиотеки готовых курсов iSpring, внедрили курс по продажам – также из библиотеки. Оказалось, что она отлично отвечает задачам компании. 

«Я знала о функционале iSpring, понимала, что он нам подойдет. Но подошел даже больше, чем я ожидала. Мы нашли множество готовых курсов, которые отлично отвечают задачам обучения руководителей и менеджеров по продажам. Нет специфических курсов, например, я пока не нашла подходящего материала для логистов и отдела закупок. Но главная поддержка при запуске СДО – это команда сервиса. Я одна в компании отвечаю за обучение, а мы смогли реализовать огромный проект».

Используют и другой функционал платформы, например, это площадка для освещения корпоративных новостей, поздравлений и проведений конкурсов. Недавно прошел конкурс на самого обаятельного домашнего питомца, в нем приняли участие 95% сотрудников.

---

Читайте также: Как сэкономить на корпоративном обучении и превратить продавцов в экспертов: кейс Ralf Ringer

---

Результаты

«Заставить людей учиться в компании, где раньше не было культуры обучения, – задача очень сложная. Но команда встретила появление платформы позитивно. Конечно, обрадовало, что больше не нужно тратить время на обучение новичков. Оценили также и исполнение курса: профессиональный, интересный, красивый, – делится Ольга Гельман.

– Новички и вовсе отозвались о платформе восторженно и говорили, что это настоящее чудо, которое значительно облегчает процесс обучения. Мне самой это стало очевидным, когда я проводила обучение для группы из пяти новичков, которые начинали в разные дни. Было бы очень сложно объяснить все словами, но благодаря платформе все проходило очень структурированно и эффективно».


 
Ольга Гельман признает, что результат внедрения СДО даже превзошел ожидания. Удалось добиться поставленной бизнес цели - сократить время адаптации для новичков до двух недель. Прохождение каждого модуля занимает около 20 минут. Дальше – закрепление материала на практике, где разработаны специальные кейсы - например, расчет цены для клиента. По итогам теоретического курса – тестирование, на которое дается 2 попытки, и практический тренинг с диалоговыми тренажерами для отработки навыков.

«Когда мы стали применять наш курс, оказалось, что вся траектория занимает даже меньше, чем 2 недели. Мы стали укладываться в 4-5 дней, и, если честно, это мега-результат, на который я и не рассчитывала. Это значит, что менеджеры могут полноценно начать работать с клиентами уже через неделю. И их не бросают, в течение последующих трех месяцев новички продолжают получать поддержку от своих руководителей-наставников, время которых высвободилось благодаря СДО».

Советы

От первоначального скепсиса относительно онлайн-обучения у руководства не осталось и следа, говорит Ольга Гельман. Экономический эффект от сокращения времени адаптации сотрудников, возможности стандартизировать знания и не отвлекать ресурсы продавцов на непрофильную активность оказался очевиден. С момента внедрения СДО число сотрудников отдела продаж уже выросло более, чем в два раза и сейчас это целых 4 команды во главе с лучшими менеджерами, вместо одной.

Но, несмотря на весь эффект, переводить всё в онлайн не стоит, отмечает Ольга Гельман: оптимальный подход – гибридный. Вся теория подается в формате онлайн-курса, а навыки закрепляет тренер.

Еще один совет – это вовлекать в процесс максимальное число людей. Первым адептом должен стать руководитель, если он понимает ценность проекта обучения. Нужно четко понимать, что хочет этот человек, как звучит его запрос.

Привлечение к процессу сотрудников других отделов может сильно продвинуть внедрения платформы. Нужно доносить кадровикам, бухгалтерии, руководителям отделов, какие возможности дает платформа. Например, как можно облегчить коммуникацию между департаментами, как распространять правильную информацию и т.д. Первое время сотрудники даже сопротивлялись тому, чтоб загрузить свою фотографию в профиль. Но со временем даже самые отчаянные скептики сдались, увидев, что остальные их коллеги работают с платформой.

«Все новое вызывает страх и панику – это нормально. Я сама, человек с опытом проведения тренинги на сотни человек, чуть было не запаниковала, когда узнала об амбициозных планах руководства. Уже будучи руководителем отдела обучения я сама прошла курс разработчика электронных курсов в Академии iSpring и теперь могу сверстать любой онлайн-курс, если понадобится. Поэтому самообразование и знание всех процессов изнутри помогает справляться с этим страхом, верить, что всё возможно. А если еще и обзавестись союзниками, то точно можно внедрять изменения».

Реклама ООО "РИЧМЕДИА", ИНН 1215139170

erid: 4CQwVszH9pWvKCLZFKQ