Кейс Hoff: как интранет-система влияет на мотивацию и эффективность сотрудников

О том, как компании создать инструменты для роста вовлеченности и информированности персонала и оптимизации труда, рассказывает Олег Громов, CEO IT-продакшна Extyl.


Hoff – один из крупнейших магазинов мебели и аксессуаров для дома, работающий в формате гипермаркета. У сети широкая география: 50 магазинов по всей России, а также интернет-магазин с доставкой по всей стране. В компании работает более 5000 сотрудников. Все это создает сложности для менеджмента корпорации, особенно — для оперативного решения HR-задач на местах.

Компания столкнулась с тем, что сотрудники использовали много сторонних сервисов для хранения и передачи внутренних документов, инструкций и просто общения — до 15 различных программ на одного сотрудника. Продавцы-консультанты, менеджеры отделов и руководители вели разрозненную коммуникацию в почте, в Rocketchat, Skype, Telegram и Whatsapp. 

Как следствие, важная информация и распоряжения по компании доставлялись не всем сотрудникам и не всегда оперативно. Hoff хотелось улучшить и упростить процесс коммуникации, а параллельно — вовлечь сотрудников в корпоративную культуру и больше мотивировать их расти внутри компании.




На их примере мы расскажем, как можно создать эффективное пространство для работы и на какие функции корпоративного портала стоит обратить внимание, если вы — большая компания. Зачем автоматизировать то, что не выглядит слишком трудозатратным (но таковым является), какие инструменты оперативного информирования стоит добавить, как добиться прозрачного контроля и повысить внутреннюю конкуренцию через элементы геймификации. 

Организовать информирование сотрудников и наладить обратную связь

   
Общение между сотрудниками — это кровеносная система компании. Если она плохо работает, это сказывается на эффективности всех процессов. Поэтому одна из самых важных задач любого интранета — сделать общение быстрым и простым. Для реализации этой задачи нужно было создать удобную экосистему, в которой можно заводить индивидуальные и групповые чаты, тематические сообщества, и в которой важная информация точно не потеряется. 



Главная страница портала с новостной лентой 

Основной канал коммуникаций в интерфейсе интранета Hoff — это живая лента. Теперь сотрудники знакомятся с внутренними нормативными актами, приказами, новостями только здесь. Самым популярным местом для общения стали рабочие группы и сообщества, где коллеги могут писать свои посты и комментарии.

 
Чат в рабочей группе 

В период самоизоляции корпоративный портал стал полноценным цифровым рабочим местом. И большинство сотрудников Hoff отметили — несмотря на удаленку, они стали узнавать новости быстрее. 

Оптимизировать рутинные процессы и значительно снизить нагрузку на отдел кадров

Заказ справок, выдача зарплатного листа, оформление больничного или отпуска — все эти рутинные процессы на первый взгляд кажутся простыми и не слишком трудозатратными. Так зачем их автоматизировать? 

Но когда в компании 5000 сотрудников, цифровизация таких задач колоссально снижает нагрузку на отдел кадров — и высвобождает для эйчаров больше возможностей, например, заниматься развитием персонала. А сотрудникам интранет-система дает возможность быть более самостоятельными — любой из них может подать заявку на получение нужной справки/отпуск/командировку со своего смартфона или рабочего планшета и отследить ее статус. 


Заявка на оформление справки 

Дополнительно в Hoff внедрили чат-бота, который быстро стал популярным. Он отвечает на самые частые вопросы — например, о расписании корпоративного автобуса или датах выплаты зарплат. 

Таким образом, с помощью автоматизации мы убрали из цепи коммуникации лишние формальные обращения, которые тормозят процессы. И, наоборот, создали пространство для общения там, где это нужно — в личных сообщениях, рабочих группах и сообществах, где люди обсуждают общие задачи.


Сообщества сотрудников 

Увеличить прозрачность для руководителей отделов

Большое количество людей в штате — это не только ценный ресурс, но и вызов для менеджмента. Чтобы справляться с управлением эффективно, нужно использовать специальные инструменты — и желательно, чтобы они были максимально стандартизированными и прозрачными. Тогда сотрудники будут понимать, что премии начисляются честно, а менеджерам не придется ломать голову над системой оценки персонала. 



Чтобы руководители могли быстро реагировать на проблемы отделов, важные показатели —  прогресс-бар продаж, кадровые изменения, ссылки на отчеты и заявки на поиск новых специалистов — были помещены в их личные кабинеты. Какие конкретно параметры стоит отслеживать, каждая компания решает для себя сама — а провайдер IT-решения должен удостовериться, что все важные данные из разных систем попадают в интранет и отражаются в удобном для восприятия формате. 

---

Читайте также: Как Hoff сократил ФОТ за счет неоплаты опозданий и ранних уходов

---

Повысить мотивацию и конкуренцию среди продавцов

Ежемесячные планы продаж и слоган «быстрее, выше, сильнее» сами по себе не работают в долгосрочной перспективе. Даже финансовые бонусы со временем становятся нормой и перестают мотивировать продавцов. Чтобы избежать выгорания сотрудников, но продолжать наращивать продажи, можно использовать различные механики геймификации. Интранет-система — тот инструмент, который поможет сделать их более динамичными и доступными.

Например, в корпоративной культуре Hoff есть понятный карьерный трек. Продавцы понимают, каких целей по продажам нужно добиться, чтобы перейти от новичка к профи или эксперту и увеличить зарплату. В компании работает система грейдов, есть план развития сотрудников. Интранет отражает эту систему в виде понятной инфографики, которая показывает объемы продаж за отчетный период в сравнении с результатами других сотрудников и с границами грейдов. Это еще больше мотивирует соревноваться друг с другом и с самими собой — и достигать сверхрезультатов. 


Прогресс-бар и рейтинг продаж в профиле сотрудника

Алгоритм удобен также тем, что позволяет контент-менеджеру, ответственному за этот блок, без привлечения программистов сформировать новый рейтинг и систему бейджей — а неактуальные отправить в архив. Технологии позволяют придумать подобный алгоритм для любых потребностей и параметров. 


Конструктор геймификации

Что в итоге?

Резюмируем — на что стоит обратить внимание при проектировании корпоративного портала:


● Рутинные задачи, которые можно перевести в электронный вид, нужно автоматизировать. Так вы снимете лишнюю нагрузку с сотрудников — и высвободите их ресурсы для более важных задач. 

● Показатели бизнеса, которые важно постоянно отслеживать, стоит собрать в одном месте — и представить в наглядном виде для регулярного мониторинга.

● Коммуникацию между сотрудниками нужно максимально облегчить и собрать в одном месте, чтобы важная информация не терялась в сотне чатов.

Интранет Hoff автоматизировал привычные ручные процессы и дополнил их приятными для клиента форматами коммуникации. Сотрудники стали больше интересоваться своими достижениями и внимательней следить за новостной повесткой. В пандемию интранет стал незаменимым инструментом общения, информирования сотрудников и передачи документов. В площадку интегрировали уже 8 внешних систем (1С ЗУП, AD, BI, LMS, Exchange, Verme, сайт Hoff, чат-бот), сейчас в процессе — интеграция с системой биометрии.

Посещаемость портала сегодня — 1700 пользователей в день, индекс удовлетворенности равен 4.3 балла из 5. Люди оказались достаточно вовлечены и довольны возможностями новой системы — это значит, что цифровизация уже прошла не зря. 

Конечно, интранет еще будет дорабатываться в соответствии с бизнес-показателями — чтобы максимизировать не только удовлетворение сотрудников, но и пользу для конкретных задач бизнеса.

Олег Громов, 
CEO IT-продакшна Extyl

для New Retail