7 ошибок проведения корпоративных мероприятий в кризис

Сокращая расходы на проведение корпоративных мероприятий, руководство компаний надеется на понимание и поддержку сотрудников в трудный период. Эмоциональный фон компании ухудшается, а это в свою очередь отражается на работоспособности, и как следствие на производительности труда. Вот и получается замкнутый круг: в целях экономии отменяем корпоративное мероприятие – эмоциональный климат в компании падает – снижается производительность труда –  доходы компании падают. Но есть еще одна очень тонко уловимая составляющая – лояльность сотрудников компании и клиентов. Многие члены коллектива начинают спрашивать «стариков» компании, а как та или иная компания пережила кризис 2008-2009 годов? Как прошла компания трудный период, и как это отразилось на сотрудниках? Для производительности труда очень важен эмоциональный фон внутри организации, который можно создать внутрикорпоративным мероприятием. 

Есть еще одна разновидность корпоративного события – клиентская встреча, по которой о вашей компании судят не только сотрудники компании, но и ваши клиенты и конкуренты. Каждое корпоративное мероприятие является имиджевой составляющей, которая позволяет судить о состоянии ваших дел. 

В результате подготовки руководство или наиболее активные и рачительные сотрудники компании решают в целях экономии средств подготовить мероприятие самостоятельно. Тут же находятся специалисты, более или менее в этом разбирающиеся. И тут начинаются ошибки на каждом шагу – от выбора места, составления меню, подбора артистов и написания сценария, заканчивая соблюдением тайминга. Когда специалист по организации мероприятия только получает заказ и ТЗ, он, задав всего 3-4 вопроса, точно понимает, какая площадка максимально точно будет соответствовать формату события. Грамотно подобранное место, внутренний интерьер – всегда важные составляющие. Грамотно составленное специалистами меню, рассчитанное количество алкоголя, во время поданный торт, профессионально написанный сценарий и сбалансированная программа мероприятия позволят сделать его ненавязчивым и запоминающимся.

В последнее время, после 2008 года, появилась тенденция не привлекать звезд на конферанс и сценические номера. Это позволяет сократить лишние траты на сверхдорогих звезд. Но профессиональная организация – это то, что делает любое мероприятие интересным и незабываемым.

Можно пригласить хороших артистов не звездной линейки. Хэдлайнер мероприятия может быть один, а наполнят вечер выступления сотрудников компании. Но есть одно «но». Эти выступления должны быть хорошо срежиссированными и отрепетированными. В противном случае получится самодеятельность, способная вызвать отторжение и негативные отзывы.

Грамотно выбранный ведущий – 50% вашего вечера. Потратьте время на изучение предложенных кандидатур. Поставьте потенциальному ведущему задачу для проведения мероприятия, задайте интересующие вас вопросы, обсудите конкурсы. Из того, насколько четко кандидат проговаривает с вами блоки мероприятия, будет понятно, насколько он понимает задачи мероприятия и настолько удачно оно пройдет. 

Экономия на световом и звуковом оборудовании может сыграть с вами злую шутку. Если в целях экономии вы захотите поставить вместо 5кВт всего 1,5 кВт, есть вероятность, что ваши гости ничего не услышат. Плохой звук (недостаточно мощный или с некачественного оборудования) может испортить все мероприятие. А неграмотно выставленный свет оставит плохое впечатление. Чтобы сделать вечер красивым и хорошо озвученным, не нужно устраивать рок-концерт, достаточно правильно рассчитать необходимое количество кВт. Для помещения на 50-60 человек достаточно 1,5 кВт, а вот для 150 человек – 5 кВт. Не надо также забывать, что огромную роль в расчете количества звука играет площадь помещения. Что же касается света – если средства ограничены, то лучше всего высветить небольшую площадку для проведения торжественной части и дальше использовать дискотечный свет. Если вашего бюджета не хватает на световое оформление вечера, проведите торжественную часть при общем свете, а на танцевальный блок приглушите свет и используйте дискотечные фонари.

Каждое мероприятие начинается с торжественной части. Короткая или длинная, каждая торжественная часть подразумевает награждение. Приготовьте призы, придумайте премии и торжественно вручите достойным. Награждение гостей подчеркнет их значимость. А шуточные призы за конкурсную программу позволят немного посмеяться и улучшить настроение.

В каждой компании всегда есть 20-22% сотрудников, которые категорически против проведения любых мероприятий. Но речи таких ворчунов может опровергнуть видеоролик о событии. После завершения мероприятия на информационных порталах компании разместите фото- и видеоматериалы. Эмоции на память можно подарить и на самом мероприятии. Организуйте моментальное фото и вручите эти фотографии сотрудникам компании в конце вечера – все это позволит запомнить лучшие и дорогие моменты корпоративного события. 

Если вам удастся избежать этих ошибок, вы сможете провести в кризис корпоративное мероприятия и поднять дух внутри компании.