Автоматизируй это: 5 устаревших HR-практик, от которых пора отказаться

Андрей Крылов - основатель и CEO платформы для автоматизации HR-процессов Skillaz.

Ручное размещение вакансий

По оценкам аналитиков Paychex, в год HR-специалисты тратят примерно четыре недели на ручную обработку информации. При этом значительная часть времени уходит на коммуникации (звонки и сообщения), а также заполнение баз данных. К счастью, за последний год затраты времени сократились на 40-60%, но это средний показатель — многие HR-менеджеры до сих пор самостоятельно выкладывают вакансии на рекрутинговых платформах и собирают отклики по старой схеме. При этом многие другие задачи бизнес поручает виртуальным помощникам — например, сервисам, которые автоматизируют учет финансов, выплату зарплат и даже PR-продвижение. 

Представьте, если бы бухгалтер лично переводил каждому сотруднику деньги на карточку, а еще лучше — передавал суммы наличными. Примерно то же самое делают рекрутеры, когда ищут кандидатов вручную. Конечно, в некоторых ситуациях это оправдано — например, когда компания точечно подбирает уникального специалиста. Но и в этом случае автоматизация поможет быстрее найти нужного кандидата — HR-системы на базе машинного обучения могут автоматически сканировать десятки сайтов и настраивать фильтрацию по отдельным тегам. 

Таким образом, виртуальный рекрутер находит соискателей, которые не попадают в поле зрения кадровых агентств. HR-Tech сервисы не только подбирают кандидатов, но и самостоятельно скрывают вакансии после найма и закрывают заявки в планировщике.

Многие ритейлеры уже используют подобные технологии. Например, сеть «Пятерочка» автоматизировала подбор персонала на позиции продавцов-кассиров, пекарей, сборщиков, а также супервайзеров и директоров магазинов. В результате 34% кандидатов трудоустраиваются в день обращения.

Рутинный процессинг

Даже если HR-отдел автоматически размещает вакансии, корректно выставляет фильтрацию и подбирает соискателей с помощью виртуального рекрутера, на каком-то этапе специалистам все равно приходится выполнять рутинные задачи. Обзвон кандидатов, рассылка напоминаний, реактивация соискателей из воронки — на это HR-менеджеры тратят в среднем до 50% своего времени. 

Частично работу упрощают HRIS — информационные системы управления персоналом, в которых можно отслеживать как различные процессы рекрутинга, так и работу с действующими сотрудниками. Например, отслеживать график отпусков или выплату бонусов. 

Но компании этим не ограничиваются — многие используют чат-ботов, которые проводят первичные переговоры с кандидатами, а также оценивают их компетентность. Например, при подборе продавцов можно предложить соискателям пройти испытания в игровом формате — провести диалог с вымышленным «сложным клиентом» и убедить его не писать жалобу на магазин. Подобные квесты и другие сценарии можно интегрировать на ранней стадии отбора, чтобы отсеять неподходящих кандидатов.

Автоматизация пригодится и на этапе назначения собеседования — чат-бот автоматически согласует оптимальную дату и время встречи, а HR-специалисту придет уведомление в календаре. Такие решения не избавляют менеджера от работы — наоборот, они освобождают время для детальной и глубокой беседы с кандидатом, тогда как тратить время на микроменеджмент не приходится. 

Часть задач уже берут на себя системы на базе машинного обучения — например, сервисы для проведения кандидатов по воронке подбора, распознавания и подготовки документов, а также для постановки и планирования задач рекрутерам. Более того, сегодня с помощью HR-Tech решений можно автоматически составить даже персональный джоб-оффер, причем оформить его по брендбуку компании.

Подобные инструменты не только повышают эффективность найма, но и положительно сказываются на HR-бренде компании. Кандидату не приходится вводить свои данные по нескольку раз на разных платформах и вести утомительную переписку по электронной почте — все чаще работодатели используют автоматизированные омниканальные платформы, которые отслеживают путь соискателя точно так же, как путь клиента в ритейле. 

Более того, HR-платформы позволяют успешному кандидату вступить в кадровый резерв и сотрудничать с компанией в будущем — это отличный вариант для компаний, которые в определенные сезоны, например, перед Новым годом, нанимают больше сотрудников.

База кандидатов в Excel

Excel входит в топ самых популярных корпоративных сервисов, а многие используют его и в обычной жизни для планирования бюджета или в качестве таск-менеджера. Во многих ситуациях это действительно эффективный инструмент, например, при составлении бюджета или формировании контент-плана. Но ведение базы кандидатов в Excel или Google Spreadsheets — это пережиток прошлого. Программы уступают по функционалу и эффективности современным системам управления кандидатами (ATS). С их помощью можно по отдельным тегам и фильтрам находить нужных соискателей, формировать группы кадров и быстрее обрабатывать отклики. 

Крупные HR-отделы начали отказываться от Excel еще в середине 2000-х, а в 2010-е многие перешли на современные digital-платформы с удобным интерфейсом и дополнительными возможностями. Например, они позволяют создавать отдельные кабинеты для рекрутеров и служб безопасности, а также настраивать автоматический скоринг кандидатов. 

У ПО для рекрутинга есть несколько преимуществ перед стандартными таблицами:

● Более простой и интуитивно понятный интерфейс

● Автоматический парсинг данных из разных источников — сведения не нужно вводить вручную

● Упрощенная механика для аналитики — многие сервисы группируют и систематизируют данные, составляют аналитические отчеты автоматически

● Возможность для совместной работы в базе с разными уровнями доступа

● Интеграция с другими сервисами. Например, с SAP, Atlassian Jira, MS Exchange или корпоративным порталом.

Ожидание ответа по телефону

Если рекрутер в вашей компании тратит несколько часов в неделю на звонки кандидатам, причем больше половины времени уходит на ожидание ответа — систему пора менять. При таком подходе уровень задач не соответствует квалификации HR-специалиста — вместо того, чтобы «висеть» на телефоне, он мог бы развивать HR-бренд компании, подбирать индивидуальный подход к кандидатам, тестировать новые стратегии найма. Любые задачи, которые не требуют специальных навыков, нужно по возможности передавать на аутсорс или автоматизировать. 

Оптимальный вариант — интеграция предиктивной IP-телефонии. Например, инструменты от Skillaz позволяют настроить автоматические скрипты, записать разговор или перенести звонок при необходимости. При этом рекрутер подключается к звонку, только если кандидат снял трубку — выслушивать гудки и сообщения на автоответчике будет только бот. 

Впрочем, звонки — это не единственный канал коммуникации с соискателями в 2021-м году. Войсботы, SMS и email-оповещения также могут сработать эффективно. Как и в случае с продажами, работодателям нужно ориентироваться на канал коммуникаций, которому отдают предпочтение кандидаты. Например, миллениалы и зумеры реже говорят по телефону, но активно используют мессенджеры — это стоит учитывать при найме. 

---

Читайте также: Как ваш HR убивает прибыль компании, не желая менять устаревшие бизнес-процессы

---

Состояние когнитивного перегруза

HR-специалист не должен держать в голове (или в таск-менеджере) сотни мелких рутинных задач: «Позвонить кандидату», «Назначить собеседование», «Предоставить обратную связь». Используйте инструменты автоматических нотификаций, которые в фоновом режиме рассылают оповещения и апдейты соискателям, а также своевременно напоминают рекрутеру о задачах.

Так, сервис «Умный планировщик» в режиме реального времени дает рекрутерам конкретные задачи по кандидатам. Например, напоминает запросить документы для оформления или оценить видеоинтервью. Система знает, на каком этапе воронки подбора находится соискатель, более того, она учитывает часовой пояс и день недели, чтобы рассылать уведомления только в рабочее время. 

В этой колонке мы разобрали пять устаревших практик на этапе найма, но оптимизировать процессы нужно по всем направлениям рекрутинга, включая онбординг и адаптацию, перформанс-менеджмент, переобучение, распределение бонусов, офбординг и увольнение. На рынке появляется все больше решений, а с переходом на удаленную работу растет запрос на HR Tech, поэтому рынок продолжит расти — как в России, так и во всем мире. В 2019 году компании в сфере HR-технологий заработали $47,5 млрд, а к 2025 эта цифра вырастет почти вдвое.

Андрей Крылов, 
основатель и CEO платформы для автоматизации HR-процессов Skillaz.

Для New Retail.