Wrike: как работает и кому нужен сервис для совместной работы над проектами?

Ровно год назад, в марте 2017 года компания Google сообщила о разделении сервиса Hangouts на две части – Meet и Chat. Изменения должны были коснуться корпоративных клиентов, использующих G Suite – набор облачных сервисов Google для совместной работы над проектами. 

Вскоре после объявления был запущен Hangouts Meet, благодаря которому организация корпоративных чатов в режиме видео-конференций стала более удобной и приобрела целый набор новых интересных инструментов. А в марте текущего года в Google Cloud анонсировали и запуск Hangouts Chat. 

Сервис получился изящный и удобный, и чувствуется, что его создатели имеют большой опыт совместной работы над проектами, и знают об основных проблемных моментах в организации четкой и эффективной коммуникации между всеми участниками процесса. В Hangouts Chats предлагается множество возможностей, – от простого обмена мгновенными сообщениями в режиме мессенджера до групповых обсуждений. 

Вслед за этим, достаточно оперативно, Wrike – онлайн-сервис для совместного управления проектами – объявил о внедрении Hangouts Chats, что, по мнению создателей инструмента должно помочь специалистам, работающим над проектами, выстроить максимально комфортные сценарии взаимодействия. 

Wrike – это онлайн-сервис для управления проектами, который позволяет всем участникам творческого процесса отслеживать выполнение задач в непрерывном режиме. Размер команды, задействованной в общей работе, не имеет для сервиса никакого значения. Будет в сети 5 или 50 человек, Wrike отследит рабочее время, спланирует сроки выполнения задач, предоставит возможность всем специалистам обсуждать промежуточные этапы создания проекта в удобном чате и позволит полностью исключить затраты ценного рабочего времени на планерки, летучки и обсуждения. 

Ну, конечно, если команда не захотела совместно выпить кофе, – этому Wrike помешать тоже не сможет. 

Во многом широкому распространению сервиса по всему миру способствовал и тот факт, что Wrike доступен на 10 языках: английском, испанском, итальянском, французском, немецком, португальском, китайском, японском, турецком и, конечно же, русском. 

В числе постоянных пользователей сервиса такие глобальные бренды как Airbnb, TGI Fridays, «Лаборатория Касперского», ЦУМ, Tiffany&CO и многие другие, которым Wrike помог оптимизировать важнейшие бизнес-процессы. Одним важно оперативно отслеживать четкость публикуемого контента, – например, когда реализуется глобальный информационный проект, в рамках которого ежедневно публикуются сотни статей и информационных карточек.

Другие сталкивались со сложностями в процессе одновременной реализации сразу нескольких проектов, – например, в управлении маркетинговыми активностями и акциями в деятельности крупного торгового центра. 

Для третьих была необходима помощь в организации слаженной работы компании, специалисты которой находятся не только в разных кабинетах, но и в разных странах. В большинстве случаев работа компании без специального онлайн-сервиса была не просто сложной, а «несовместимой с жизнью» компании. Сейчас уже никого не удивляет корпоративный сценарий, при котором сотрудники находятся в разных городах планеты. И стоит на миг представить попытки руководителя проекта собрать всех в переписке, как становится грустно и тревожно за судьбу результата. 

На вопрос о том, какая проблема является наиболее критичной в работе команды маркетологов, московский специалист Дмитрий ответил: «Главная сложность заключается в том, что у нас несколько команд и все они достаточно независимы. Кто-то вовсе на письма не отвечает и делает то, что считает правильным. Другие «на удаленке» и реагируют на запросы в своем удобном режиме. Таким образом, то работы сваливается слишком много, то сидим и ждем важного ответа». 

Дмитрий – один из целой армии маркетологов России, но проблема, которая возникает в его команде, довольно стандартна, и решить ее несложно.

Wrike поможет покончить с разобщенностью в коллективе. С ее помощью можно организовать процесс таким образом, что каждый исполнитель задач будет получать уведомления о необходимости приступать к процессу. Человеческий фактор будет исключен полностью, так как система не «просит», а информирует, при этом руководитель проекта вовлечен в систему и видит, на чьей стороне происходит заминка. 

Редактирование в реальном времени, многоуровневые комментарии, общий доступ и управление версиями делают совместную работу легче и снижают вероятность последующих корректировок. А реализация маркетинговых программ больше не будет отнимать значительное рабочее время, – в структуре сервиса предусмотрены удобные шаблоны, которые можно копировать и использовать в новых проектах. 

В офисах крупных глобальных компаний предусмотрены свои внутренние гостиницы. Догадайтесь, кто ночует в них аще всего? Правильно, – разработчики! Это происходит в периоды запуска новых проектов или «выкатки» объемного нового функционала. 

Разработка качественного продукта – задача сложная, в которой занято множество людей. И на каждом этапе возникает необходимость мелких и крупных корректировок, которая усложняется отсутствием прозрачной и понятной картины происходящего. Работа в формате «корректировка – совещание – корректировка – совещание» приобретает черты бедствия, которое отражается даже на работе не задействованных сотрудников. 

Wrike поможет более грамотно использовать ресурсы команды, предлагая в режиме реального времени отчеты о рабочей загрузке каждого этапа. Здесь же видна и реальная загрузка каждого участника команды, – можно, не дожидаясь сбоев, перераспределить задачи и избежать ненужных переработок и ночевок в корпоративной гостинице. 

У менеджера проектов «болей» много, – часть из них касается взаимодействия с заказчиками, но и сложности в организации внутренней коммуникации отнимает много сил. 

Вот, например, что мы услышали от Алексея, менеджера проектов в небольшой IT-компании: «Во-первых, текучка. Представьте себе, что проект начат и тут уходит двое сотрудников. Новым участникам работы нужно все объяснить, ждать, пока они «въедут» – очень много времени это отнимает. Приходится сверхурочно оставаться буквально по ночам. Вторая серьезная проблема – замыкание многих процессов на самых компетентных работниках и перегрузка их работой. Причем классные специалисты обычно и не хотят делегировать часть своих обязанностей, а попробуй, узнай, что они там делают и на каком этапе находятся. Сидят как партизаны! Ну и, конечно, отсутствие общей прозрачной картины. У каждого свой ритм и тысяча причин, чтобы отстать от всех участков проекта. Если бы я знал, кто отстает, мог бы как-то сгруппироваться, перекинуть работу на более свободного специалиста, но я ведь не знаю. В итоге, – должны делать пробную выкатку всего, а сплошные «дыры»…»

Мы понимаем горячность Алексея, – управление сразу множеством проектов в разобщенных средах процесс крайне сложный и нервный. В таких условиях крайне затруднительно думать о мелких деталях, и получается понимать лишь самую общую картину. 

Сервис Wrike станет той силой, которая сумеет поставлять точные и своевременные данные о ходе проекта, которые нужны для сдачи этапов в срок с учетом мельчайших его деталей. Корректировка работы команды становится также возможной благодаря оперативной аналитике, которая настраивается в зависимости от целей и размера команды. И даже отдельно проверять электронный ящик не нужно, – почта интегрируется сюда же, в сценарий совместной работы.  

В 2017 году сервис Airbnb запустил глобальный проект «Впечатления», который помогает путешественникам не просто найти жилье, но и окунуться в местную культуру и жизнь. Например, можно побывать в музыкальных клубах Гаваны с известным певцом, поймать волну в Санта-Монике в компании местного серфера или изучить культуру самураев у мастера кэндо в Токио. 

Для продвижения «Впечатлений» в Airbnb наладили производство серии трейлеров с описанием экскурсий при участии представителей принимающей стороны. Изначально в проекте принимало участие 12 городов, но после запуска проекта исполнительный директор Брайан Чески решил расширить количество городов-участников до 50. Перед креативной командой была поставлена задача в краткий срок создать 4800 единиц контента, включая фотографии, видео, цифровые и печатные постеры и тексты. 

Решение, которым команда пользовалась в то время, представляло собой гигантскую онлайн-таблицу, и никакого масштабирования не предусматривало. 

«Таблица постоянно висла. В итоге пользователи стали создавать копии документов для работы с собственным небольшим набором данных, которые быстро теряли актуальность, так как не были привязаны к основному документу. Постоянно случались какие-то накладки, — говорит руководитель креативного отдела Хун Ким. — Мы понимали, что дальше так работать невозможно».

Ким и его сотрудники узнали о Wrike на конференции Adobe Max. Этот инструмент не только соответствовал строгим стандартам безопасности Airbnb, но и предлагал уникальное сочетание функций, актуальных для команды: организацию и поиск материалов и участников команды по местоположению, планирование разработки контента и его согласование с принимающей стороной и координаторами проекта в головном офисе, отслеживание обсуждений проекта, решений и утверждений, отслеживание статуса готовности материалов в рамках отдельных рабочих процессов и возможность видеть прогресс всей работы в реальном времени.

Два специалиста Wrike, менеджер по поддержке клиентов Мэтт Уильямс и консультант по внедрению Реджина Кэссенс, вместе с Кимом разработали подробные и быстрые рабочие процессы разработки и утверждения контента, которые требовались Airbnb. 

«Как только мы стали полностью использовать всю функциональность Wrike, единая экосистема стала воплощаться в реальность. Участники нашей команды смогли сосредоточиться на собственных рабочих процессах, при этом, не теряя из виду общую картину дел», — говорит Ким.

Благодаря Wrike совместная работа команд значительно ускорилась. «Раньше команды работали каждая в своем углу, и каждый старался справиться самостоятельно. Теперь, благодаря Wrike, можно попросить о помощи других участников. Можно упомянуть коллег по имени в комментарии и очень быстро получить ответ на свой вопрос». Команды отслеживают статус проектов и сообщают коллегам, что закончили свою часть работы, используя панели задач и отчеты. 

«Нас избавили от потоков писем и совещаний с выяснением статуса той или иной задачи. Теперь можно просто взглянуть на панель задач и узнать, как обстоят дела на том или ином участке, а освободившееся время использовать более продуктивно».

***

Актуальная высококонкурентная среда требует от участников бизнеса скорости, – кто первый, тот и победил. Однако в условиях работы в гигантских корпорациях, где обмен информацией с использованием стандартных инструментов происходит непростительно медленно, едва ли у компаний есть шансы поддерживать необходимый темп работы. И в этих обстоятельствах онлайн-сервис коллективной работы над проектами становится не просто «удобным дополнением», но и жизненно важным инструментом.