Я к вам пишу: правила успешной email-переписки

Краткость устных объяснений проверяет «лифт-тест»: поясните начальнику запрос, спускаясь с ним с десятого этажа. Уложите объяснение в 70 символов – пройдёте СМС-тест сноровки переписки.

Перескажите статью в лифте или набрав СМС, избежав анекдотических граблей «краткость в ущерб понятности» – мужчина написал в газету: «ищу жену», завалили письмами: «предлагаю свою».

Трактуйте сроки не в свою пользу. Дедлайн, установленный «в пятницу», означает отправку письма до начала рабочего дня, а не в 23:59 истекающих суток. Если получатель должен выполнить действия с сообщением – заранее договоритесь о сроке и не поджимайте его своей поздней отправкой.

Помните правило 24 часов. Адресатам комфортно получать сложные сообщения за сутки, включающие полный рабочий день до совещания или встречи – успеют опросить подчинённых, подискутируют с коллегами, узнают мнение консультантов.

Не пишите ночью. Получатели подумают, что стараетесь «выпендриться» или не блюдёте баланс «жизнь-работа». Сохраните черновик, перечитайте и отправьте утром.


Учитывайте выходные. Недальновидно отправлять e-mail ранним понедельником – коллеги и руководители пришли выпить кофе, раздать поручения, просмотреть отчёты, разгрести накопившуюся почту. Сообщения, приходящие после обеда пятницы, тоже редко читают перед выходными. При общении с иностранцами обращайте внимание на разницу во времени, выходные и праздничные дни страны адресата.

Формулируйте тему. Ёмкий заголовок – второй, после времени отправки, критерий успешности письма. Цените символы – укладывайтесь в 40 знакомест. Знаки восклицания и вопроса в любом количестве не добавляют смысла.

Соблюдайте стиль. Не смешивайте рабочие сообщения с личными и дружескими. Одно письмо – единый стиль. Не допускайте фамильярности и уменьшительных суффиксов – будьте готовы, что письмо перешлют коллегам.

Понизьте точность. Опускайте подробности и тонкие материи: указывайте 4,992%, как 5%. Писать «почти», «приближается», «практически», «достигает» и «около» не стоит.

Умерьте вежливость. «Пожалуйста, не могли ли бы Вы сегодня к полудню рассмотреть» – в рабочей переписке излишне громоздкая фраза, как и длинная должность в подписи. Лучше укажите телефон. Обращение по имени-отчеству оставьте для руководителей.

Устраните вычурность. Трижды пройдитесь по тексту перед отправкой:

– убедитесь, что понятна суть, допишите детали, уточните нюансы, проверьте логику;
– устраните отдельные слова, если письмо остаётся понятным без них;
– проведите финальную проверки читаемости.

Забудьте атрибуты. Злоупотребление параметрами срочности, важности, конфиденциальности обесценивает их целевое использование. Не меняйте признаки отправки без крайней надобности. Не вопите «Волки!», пока они не приблизятся вплотную.

Не умничайте. В международных и прозападных компаниях применяются аббревиатуры: ASAP, ATN, FYI, SOP, TBA, но если собеседник не учился за границей или на MBA, эту практику лучше не применять. То же касается известных PS – послесловие и NB – обратить внимание.

Не эмоционируйте. Плохая идея писать взволнованным – закончите мысль, ставьте точку, прогуляйтесь: пройдитесь, подышите.


Формируйте запрос. Пишите структурно, кратко, без воды и расшаркиваний. Явно укажите, что и когда требуется от получателя. Иногда остаётся не явным, что же собственно следует сделать.

Предложите ответы. Упростите жизнь ЛПР – присвойте пунктам номера, чтобы ответом на письмо была лишь цифра одобренного варианта. Пометьте альтернативу, предлагаемую вами, как проект возможного решения.

Минимизируйте вложения. Вставляйте текст и изображения в письмо, вложения используйте при крайней необходимости. Не знаете тип устройства получателя, приложите файлы двух форматов:

– просмотровый – pdf-документ;
– редактируемый – если не вы формируете финальную версию.

Витайте в облаках. Размещайте ссылки в сетевых папках, вместо забивания почтовых ящиков групповыми переписками объёмных файлов. При множественности указывайте на папки с «говорящими» названиями, а не архивы с безликими именами «Вопрос.Rar».

Заручитесь поддержкой. Согласуйте позицию с профильными экспертами. Юридический документ «зависнет» или отправится в соответствующее подразделение, если не укажете, что юрисконсульт Иванов согласовал 28 мая в 16:00.

Прибегните к инсайдерам. Лично не знаете адресата – позвоните помощнику или общему знакомому, уточните, как лучше обращаться, тип восприятия: аудиал, визуал, кинестетик, дискрет, иные предпочтения.

Смотрите четырьмя глазами. Просите товарища прочесть письмо перед отправкой – при написании вы уже сроднились с ним и поэтому не объективны: пропускаете ошибки, прощаете огрехи, оправдываете лексику.

Отслеживайте получение. Ставьте признак «уведомить о прочтении», ведите табличку, заполняя время открытия/прочтения, не посылайте повторно – могло затеряться или попасть в спам, лучше воспользуйтесь финальным советом.

Приделайте ноги. Сообщения не доходят до адресата или их открывают неспешно – направляйте материалы помощнику с просьбой распечатать и положить материал на стол. Таким же образом сможете узнать, что получатель находится в отпуске, командировке или болеет – заодно узнаете, кто его замещает.

На сладкое запомните секрет: скорее читают тех, кто реже пишет, и лучше слышат тех, кто меньше говорит.