11 способов стать более продуктивным на работе

Когда речь заходит о производительности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках всего 24 часа. Тем не менее, создается впечатление, что у некоторых людей времени в два раза больше, ведь они обладают удивительной способностью все и всегда успевать. Даже жонглируя несколькими проектами, они достигают поставленных целей без особых проблем.

Помните то потрясающее чувство, когда выходишь из офиса после суперпродуктивного дня? При наличии правильного подхода вы сможете делать это каждый день. Вам не нужно работать дольше или выполнять больше задач. Главное – эффективно выстроить свой трудовой процесс. Представляем 11 лайфхаков для повышения производительности, которые используют действительно успешные люди.

Продуктивные люди никогда не оставляют что-то в подвешенном состоянии, ведь, обращаясь к одному делу дважды, мы тратим много лишнего времени. Не откладывайте написание письма или телефонный звонок на потом. Если обратили на что-то внимание, тотчас же принимайтесь за дело, передайте задачу сотруднику или удалите ее из списка.

Люди с высокой производительностью завершают каждый свой день подготовкой к дню следующему. Такой распорядок позволяет достигнуть двух целей: укрепить и обобщить то, чего вы достигли сегодня, и гарантирует продуктивное завтра. Подобная подготовка занимает пару минут – отличное окончание рабочего дня. Как говорил Бенджамин Франклин, «каждая минута подготовки экономит час работы».

Начинать каждый день с самого трудного – вот отличное противоядие от промедления и затягивания. Так что суперпродуктивные люди каждое утро встречают во всеоружии. Другими словами, прежде всего они выполняют самую неприятную, пугающую задачу из списка на день и только потом все остальное. Ведь после этого они свободны заниматься делами, которые доставляют им удовольствие и вдохновляют на подвиги.

Под «тиранией срочности» мы имеем в виду тенденцию, когда мелкие дела, которые нужно сделать немедленно, встают на пути действительно важных вопросов. Это создает огромную проблему, ведь значимость срочных вопросов, как правило, нулевая. Поддаваясь «тирании срочности», вы может провести на работе не один день и даже не неделю, так и не приступив к решению основных дел. Люди с высокой производительностью отлично понимают, когда нарочитая срочность подрывает их эффективность, поэтому зачастую они стремятся передать решение мешающих им второстепенных вопросов сотрудникам и подчиненным.

Встречи и совещания – вот основные убийцы времени делового человека. Продуктивные люди знают, что, если позволить, совещание может длиться вечно, поэтому перед началом встречи они информируют всех присутствующих, что будут придерживаться намеченного плана обсуждения. Это устанавливает определенные ограничения, которые заставляют участников работать более сконцентрированно и эффективно.

«Нет» – это сильное слово, которого не боится ни один эффективный сотрудник. Когда пришло время сказать нет, они не используют фразы типа «Наверно, я не смогу» или «Я не уверен». Отказываясь от новых обязанностей, вы признаете существующие задачи и даете себе возможность успешно их выполнить. Исследование, проведенное в Калифорнийском университете (University of California) Сан-Франциско, показывает, что чем тяжелее вам сказать нет, тем более вы подвержены стрессу, чувству опустошенности и даже депрессии. Учитесь использовать слово «нет» – это поднимет не только настроение, но и производительность.

Люди с высокой производительностью не позволяют входящим электронным письмам постоянно отрывать себя от работы. Они не только проверяют почту по расписанию, но и используют опции приоритета отображения писем по отправителю. Такие люди устанавливают сигналы уведомлений для самых важных поставщиков и лучших клиентов, оставляя всех остальных на потом. Некоторые даже устанавливают автоответчик, который сообщает отправителю о том, когда получатель его письма будет проверять почту снова.

Суперпродуктивные люди прекрасно знают, выполняя несколько задач одновременно, они серьезно вредят производительности. По данным исследования, проведенного в Стэндфордском университете (Stanford University), эффективность работы при выполнении нескольких параллельных проектов существенно ниже, чем при концентрации на одном. Исследователи обнаружили, что люди, которые получают информацию из нескольких электронных источников, становятся невнимательными, забывают важные данные и не могут переключаться с одного занятия на другое, что едва ли можно сказать о тех, кто не привык распыляться. Но что если у некоторых есть особый талант к работе в «мультизадачном режиме»? Ученые из Стэнфорда сравнили группы людей по их склонности к многопрофильной деятельности и уверенности в том, что это повышает производительность. Как оказалось, заядлые «мультизадачники» (те, кто постоянно берется за выполнение нескольких проектов и считает, что это стимулирует их эффективность) продемонстрировали худшие способности к работе в параллельном режиме, чем те, кто привык выполнять задачи поочередно. Это связано с тем, что у «мультизадачников» возникло больше проблем при организации своих мыслей и отсеивании неактуальной информации. Кроме того, они медленнее переключались с одной задачи на другую.

Выполнение нескольких задач одновременно снижает вашу эффективность и производительность, ведь ваш мозг может концентрироваться только на чем-то одном. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, у вашего мозга не хватает возможностей выполнить обе задачи успешно.

Не бойтесь покидать поле видимости тогда, когда это действительно нужно. Пусть у сотрудника, которому вы доверяете, будет «на всякий пожарный» ваш номер. Этот человек станет своего рода фильтром для вас. Через него будет проходить вся информация, а все вопросы, которые не покажутся ему значимыми, смогут и подождать. Такая стратегия – идеальный вариант для выполнения приоритетных проектов.

Очень продуктивные люди готовы принять тот факт, что они не единственные умные и талантливые сотрудники в организации. Они доверяют коллегам делать свою работу, чтобы полностью сосредоточиться на собственных задачах.

Читать также: Почему успешные люди работают меньше, а спят больше

Технологии служат большим отвлекающим фактором, но они же и помогают нам сконцентрироваться. Суперпроизводительные люди заставляют технологии работать на себя. Помимо установки фильтров в своей электронной почте для сортировки и приоритетного расположения сообщений, они используют такие приложения, как IFTTT, которые загружают в ваш смартфон данные о потенциальных внештатных ситуациях и сообщают вам, когда происходит что-нибудь важное. Таким образом, когда ваша акция достигнет определенной цены или когда вы получите сообщение от своего лучшего клиента, вы тотчас узнаете об этом. Вам не придется постоянно включать телефон в ожидании обновления статуса.