Беспорядка канитель ловко истребит Excel

Время чтения: 6 мин 15 сек.

Корпоративная культура компании высока, если на один и тот же вопрос разные сотрудники отвечают одинаково, руководствуясь описанными и усвоенными правилами. Продуманные нормы позволяют принимать эффективные решения, отсебятина же отнимает время на выдумывание и порождает неопределённость.

При отсутствии предписаний хватаемся за возможность проявить творческие способности и показать себя, выделившись среди прочих. Тактичное безмолвие конечного пользователя ошибочно путаем с молчаливым восхищением: беззаботно критикуя других, забываем собственную обидчивость на замечания.

Транснациональные корпорации с помощью консультантов рождают сотнестраничные документы, описывающие нормы поведения сотрудников. Заповеди вколачиваются в головы с первого дня устройства на работу, приводя разношёрстные группы к единому знаменателю, подрезая крылья смекалистым ловкачам.

С PowerPoint разобраться проще: вырабатывается и утверждается единый шаблон, по которому создаются новые слайды. При внутреннем пользовании можно обойтись собственными силами, в случае демонстрации клиентам рекомендуется привлечь дизайнеров, чтобы раскрасить офисную обыденность и добавить флёра.

С Excel сложнее: невозможно создать необходимое количество шаблонов, не запутавшись, – разнообразие выкладок вынуждает проявлять гибкость. Это порождает стремление выделиться «красотой», оригинальность разбавляет багаж предыдущих ошибок. Смежники регулярно страдают от незнания базовых правил.

Обратимся к более высокой материи, чтобы раз и навсегда навести порядок, и научить всех мыслить одинаково при работе с таблицами. Эдгар Кодд, трудясь в IBM, создал реляционную модель данных, за что позднее получил премию Тьюринга, и был признан одним из важнейших новаторов журналом Forbes в 2002-м.

Для такой модели характерно то, что данные в базе представлены в виде набора отношений, которые часто неформально именуют витринами. То есть это база, состоящая из множества таблиц, визуально представляющих математические отношения между данными – структурный аспект реляционной модели.

Единообразие записи обеспечивает целостность – соблюдение логики, структуры, правил. Достигается нормализацией – преобразованием к нормальной форме. Жизненно необходимые для работы машины принципы станут незаменимыми помощниками в борьбе с избыточностью, неаккуратностью, волюнтаризмом.

Первая нормальная форма гласит, что каждый набор данных имеет только одно значение: если хотите перечислить все вариации исполнения какого-либо товара фирмы, то каждый новый вариант записывайте отдельной строкой, указывая полный перечень атрибутов. 

Неверным будет следующий выкрутас:

№	Изделие	Язык	Цвет	Монтажный комплект
1	Изделие 1	RUS	Серый Белый Чёрный	1
2	Изделие 2	RUS	Белый	0
…	…	…	…	…

Приводим к первой нормальной форме:

№	Изделие	Язык	Цвет	Монтажный комплект
1	Изделие 1	RUS	Серый	1
2	Изделие 1	RUS	Белый	1
3	Изделие 1	RUS	Чёрный	1
4	Изделие 2	RUS	Белый	0
…	…	…	…	…

Бейте по рукам тех, кто пользуется объединением ячеек и ленится дублировать строки. Простейший тест на соблюдение правила: работают ли сортировки и фильтры для каждого столбца? Нарушение принципа лишает возможности делать отборы, выводить сводные таблицы, анализировать данные, строить графики.

Распространённые ошибки позволит избежать несложный чек-лист:

1) спастись от задвоения поможет нехитрый функционал: выделите область, в которой неприемлемы дубликаты, после: «Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Повторяющиеся значения»

2) добавляйте первичный ключ – уникальное значение для каждой строки, в базах данных принято обозначать как «id», обычно в первом столбце – сможете быстро найти нужную запись

3) не стремитесь занести в одну таблицу всю информацию: разделение на файлы и листы повысит производительность программы

4) проверяйте орфографию: Excel в отличие от Word не подчёркивает ошибки красным и синим

5) унифицируйте записи: не позволяйте одни и те же смыслы фиксировать разными словами

6) пресекайте частые небрежности с пробелами: двойными и в конце строки

7) применяйте один и тот же формат данных для всех значений в столбце.

Наведите красоту:

1) числа выравниваем по правому краю, разделяя группы разрядов и устанавливая единообразное уместное количество десятичных знаков

2) выделяем смысловые блоки границами или вставляем таблицу с готовыми решениями форматирования

3) отображаем длинные надписи в строке целиком при заданной ширине столбца, включая «Перенос текста»

4) используем цветовые шкалы условного форматирования для добавления «наглядного смысла» числам

5) поджимаем ширину столбцов и высоту строк двойным нажатием при наведении на границу между ними

6) дату записываем в формате: ДД.ММ.ГГ, избавляясь от лишних цифр при записи года

7) заголовки выделяем цветом и выравниваем по центру

8) значения во всех ячейках выравниваем по середине

9) все записи делаем шрифтом одного размера и типа.

Любителя от профессионала среди прочего отличает небрежность – не позволяйте сотрудникам неаккуратность в документах. Даже если не будете отправлять файл наружу, требуйте выполнения перечисленных правил: дисциплинирует, экономит время при совместной работе, сохраняет преемственность.

Забота о порядке – компетенция достижений и действий. Отражает стремление к снижению неопределённости и к повышению качества. Состояние рабочих мест и документов показывает класс предприятия. Проведите субботник, но помните: удовлетворение данных критериям целостности, не означает их истинности!

Даниил Шмитт
Партнёр «Школы траблшутеров» 

---

Читайте также:
Советы собственнику или как взять компанию под контроль
Коль согласны вы остаться, приготовьтесь обучаться
Лучшие кадры: трудно найти и легко потерять

---