19 советов тем, кто думает о внедрении ERP системы 📈 New Retail

Бизнес не терпит приблизительности. И если расходы и прибыль любят счет, то все основные бизнес-процессы нуждаются в четком планировании и анализе. И тут стоит подумать о внедрении ERP-системы. Но как? Кому поручить? Как протестировать? Вопросов много, а практических советов от Валентина Дмитриева, Генерального директора сети обувных магазинов KARI будет всего девятнадцать.

В деятельности средней/крупной компании рано или поздно наступает момент, когда нужно принять решение о необходимости перехода с самописного/кастомизированного софта на ERP систему. Процесс сложный, затрагивает практически все аспекты деятельности предприятия.

Верх совершенства – когда фронт-подразделения (магазины, производственные цеха) не чувствуют изменений, произошедших в офисе. ERP система внедрена, бизнес-процессы работают штатно.

На другом полюсе лихорадит всю компанию, основные процессы работают неверно, нарушен учет. Персонал вместо того, чтобы заниматься бизнесом, ищет лайфхаки как работать в ситуации, когда и старой системы уже нет, и новой еще нет.

Чтобы не оказаться в этой ситуации, ниже 19 советов, как успешно выполнить проект по внедрению ERP системы.

1. Там хорошо, где нас нет. Когда не нужно внедрять ERP систему

главные бизнес-процессы автоматизированы;
производительность действующего софта устраивает бизнес-пользователей;
затраты на ИТ-поддержку в рынке;
есть понятная отчетность из действующей системы (пусть даже это «зоопарк ИТ систем»), позволяющая менеджменту управлять бизнесом.

2. Нет волшебной палочки. Знать, что не может сделать ERP система

увеличить продажи;
снизить затраты;
рассчитать, какой товар нужно покупать и сколько;

3. Что имеем – не храним, потерявши – плачем. Основной проблемой в случае зоопарка ИТ-систем являются уникальные специалисты, разрабатывающие и поддерживающие бизнес-приложения. Перед руководством буду стоять 2 основные задачи:

удержать этих специалистов – придется платить немного выше рынка. Эти же спецы окажут неоценимую помощь команде внедрения;
обеспечить соответствие одних и тех же данных в разных бизнес-приложениях. Простой инструмент – привлечь 1-2 вменяемых бухгалтеров на сверку систем с последующим разбором расхождений совместно с ИТ.

4. Не прячь бардак в своей голове, а наведи в ней порядок. Независимо от того, решено внедрять ERP-систему или нет, нужно задокументировать текущие процессы и их автоматизацию. Пригодится и для текущих процессов, и для внедрения.

5. Правильно выбранный ответственный за проект – половина успеха:

ИТ-директор не может быть ответственным за внедрение;
вариантов немного, вернее, всего 2 – либо генеральный директор, либо финансовый директор (потому что ему потом разгребать все это при составлении финансовой отчетности).

6. Контроль графика проекта. Нет задачи генеральному или финансовому директору определять настройки. Нужно:

выделить при необходимости ресурс (бюджет, сотрудников);
определить, как будет работать бизнес-процесс на межфункциональных стыках, если 2 отдела имеют разные точки зрения.

7. Смотри в будущее. Заложите возможности для роста бизнеса по производительности и аналитическим разрезам. Переделывать через 3 года будет дороже, чем подумать сегодня и предусмотреть.

8. Понимайте ограничения. Решения, заложенные сегодня, будут определять дальнейшее развитие ИТ-системы в будущем. Например, если артикул в справочнике Номенклатура не содержит размеров, то добавить через 3 года еще одну аналитику (размер) в товар будет архисложной и дорогой задачей.

Читайте также: Как выбрать систему автоматизации торговли?

9. Разделить важное от срочного. Набрать проектную команду, не загруженную текущими операционными процессами. Если этого не сделать, то текучка (важное и срочное) будет всегда отъедать время от проекта внедрения.

10. Интеграции с другими системами. Уделить особое внимание, чтобы автоматические обмены работали быстро и без ошибок. Начать с составления перечня обменов.

11. Для аналитических отчетов используйте BI системы. В ERP системах в силу их транзакционного характера построение аналитических отчетов для бизнеса требует много ресурсов, что ограничивает производительность всех бизнес-пользователей (система «тормозит»). Перегрузив данные в BI, можно строить всю необходимую управленческую отчетность быстро и удобно.

12. Выбирать из одного – всегда хуже, чем из нескольких. Проводите тендер как между типами ERP-систем, так и между ИТ-компаниями. Работает в 2 стороны:

вам придется сделать техническое задание. Тем самым определите объем работ;
в ходе тендера узнаете много дополнительных подробностей (бесплатно), что позволит вам принять более точное решение.

13. При определении победителя в тендере считайте не инвестиции в софт, а полную стоимость владения на 5-8 лет. Принимайте решение на основании цифр, а не «лидеры рынка выбирают софт ХХХ». Учитывайте стоимость специалистов на поддержку решения, лицензии, ежегодные платежи вендору, сервера, хостинг.

14. Ходите на референс-визиты ДО подписания контракта. Узнаете много нового от тех, кто уже использует предлагаемые Вам программные продукты.

15. Не будьте тестерам. Покупайте проверенные решения. Учитесь на ошибках конкурентов, а не на своих собственных.

16. Если неприятность может случится, она случается. Заложите 20% плюсом к бюджету на непредвиденные работы и 20% на сроки. Сэкономите – выплатите премии проектной команде.

17. Слушайте обратную связь. Доводите до каждого сотрудника, участвующего в процессе внедрения, ход работ. Получайте обратную связь, выявляйте проблемы, принимайте решения.

18. Целостность данных. Бухгалтерия должна контролировать соответствие

данных в старой и новой системах на момент переноса;
итогов по счетам и аналитик внутри них.

19. Переходите в низкий сезон. Чтобы не потерять в период высоких продаж.

Внедрение ERP системы – это хороший тест на качество менеджмента – какие люди подобраны, как организованы процессы.

Очень похоже на прохождение кризисов компаниями – сильные в кризис становятся сильнее, слабые умирают. Аналогично и ERP система – сильным помогает становиться сильнее, у слабых процесс внедрения затягивается на годы.

Валентин Дмитриев

Генеральный директор сети обувных магазинов KARI

10:40	Ozon в первом квартале нарастил общую выручку на 32%
10:15	Каждый третий россиянин совершает спонтанную покупку раз в месяц
09:50	«3D-ГЕНЕРАТОР» умеет создавать «Фото 360°» для маркетплейсов по гибким настройкам
09:25	«Ашан» официально уведомил Минпромторг о намерении продолжать работать в России
17:30	ВкусВилл открыл первый даркстор в Новороссийске
17:05	«Леруа Мерлен» отказалась от продажи товаров, содержащих асбест и глифосат
16:40	Исследование: более трети россиян предпочитают заказывать электронику из-за рубежа

19 советов тем, кто думает о внедрении ERP системы

Последние новости

Самое популярное