Как исправить ошибки кассира при работе на ККТ? (Поможет чек коррекции)

Эксперт Контур.Маркета по кассовому законодательству Оксана Кобзева подготовила пошаговую инструкцию, которая поможет предпринимателям и компаниям избежать штрафов.

Почему важно знать формат фискальных документов на кассе

Указания по созданию коррекционных чеков закреплены в Письме ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@. Описанные в этом письме правила отличаются в зависимости от формата фискальных документов, сокращенно ФФД. 

Формат — это некий стандарт, который устанавливает, какие реквизиты и в каком порядке следует указывать в кассовых документах, в том числе и в чеке коррекции. И касса четко следует этому стандарту. 

Действующих форматов всего три: 1.05, 1.1 и 1.2. Версия 1.2 разработана только для продавцов маркированной продукции, а версии 1.1 и 1.05 могут применять продавцы товаров, которые еще не подлежат маркировке, и поставщики услуг.

Для того чтобы выяснить, по какому формату работает касса, нужно сформировать на ней отчет об открытии смены. Затем найти в нем строку ФФД и сопоставить значение с версией формата:

▪ «2» — это ФФД 1.05;
▪ «3» — это ФФД 1.1;
▪ «4» — это ФФД 1.2.

Инструкция для владельцев касс с ФФД 1.05

Чем больше цифры в обозначении ФФД, тем больше возможностей у пользователей касс. ФФД 1.05 был придуман как переходный мост к последующим версиям, поэтому исправление ошибок на нем отличается от работы с более современными форматами. 

Например: в чеках коррекции не достает сведений о предмете расчета, то есть о товарах или услугах, которые оплатил покупатель. Еще одно ограничение — из признаков расчета только «Приход» и «Расход», а возвратов нет. Таким коррекционным чеком получится исправить только неприменение ККТ, но не ошибку в реквизитах.  Для последнего принято использовать возвратный чек.

Что делать, если не выдали чек

Шаг 1. Заполните в акте список товаров, работ или услуг, которые продали «мимо кассы», их цену и количество. 

Укажите причину, по которой не применили кассу, например, сломался кассовый аппарат или в торговой точке отключили электричество. Обязательно проставьте в акте дату и номер документа. 

Шаг 2. Создайте чек коррекции. 

В поле признак расчета укажите «Приход» или «Расход». Выбор зависит от того, принимали вы деньги в кассу или наоборот, выдавали.

В основании для коррекции укажите одно из двух значений: «Самостоятельная операция», когда нашли ошибку самостоятельно; или «По предписанию», когда налоговая выявила ошибку и потребовала ее устранить.

Номер и дату акта из первого шага нужно указать в строке документ для основания коррекции. Если есть предписание от ФНС, то укажите номер и дату этого документа.

Шаг 3. Передайте акт в ИФНС по email или другим доступным способом.

Что делать, если заметили в чеке ошибку

Во время расчета кассир может допустить ошибку. 

Например: покупатель заплатил наличными 350 рублей, а в чеке пробили 3500 рублей; или при совмещении налоговых режимов провели расчет по патенту вместо УСН. В таких случаях чек коррекции – не выход. Понадобится чек на возврат, он отменит ошибочную операцию. 

Шаг 1. Оформите возвратный чек. В строке признак расчета укажите обратное значение. Допустим, ошибка была в чеке с признаком «Приход», следовательно, в возвратном чеке укажите «Возврат прихода». В способе оплаты выберите встречное предоставление. Вариант наличными или безналичными не подходит, ведь вы не возвращаете деньги покупателю.

Для того чтобы связать ошибочный чек с возвратным, в последнем есть поле дополнительный реквизит чека. В нем укажите фискальный признак чека с ошибкой. Фискальный признак обозначается аббревиатурой ФП или ФПД, это число максимум из 10 цифр.

Другие реквизиты должны быть точь-в-точь, как в ошибочном чеке. И сама ошибка тоже.  

Шаг 2. Сформируйте верный чек. В нем тоже укажите фискальный признак чека с ошибкой, чтобы объединить все три чека в одну связку. Так налоговой будет проще разобраться, в какой операции была неточность и как ее исправили. 

Шаг 3. Заполните заявление, а именно опишите ошибку и то, какими чеками ее исправили. Это заявление нужно отправить в ФНС не позднее трех дней с момента создания верного чека. Это можно сделать на сайте nalog.gov.ru через кабинет контрольно-кассовой техники.

Инструкция для владельцев касс с ФФД 1.1 и 1.2

На сегодняшний день это самые последние версии форматов. Такими чеками коррекции можно исправить любую ошибку в чеке, поэтому возвратный чек не понадобится.
 

Как быть, если чек не сформировали вовремя

Частая ошибка, когда кассир при безналичной оплате выдает покупателям слип с терминала эквайринга, а применять кассу забывает. Для исправления подобных нарушений достаточно одного шага — создайте чек коррекции. 

Какой признак расчета выбрать:

— Если забыли выдать чек во время приема оплаты, то «Приход».
— Если чек не сформировали, когда покупатель вернул товар, то выберите «Возврат прихода».
— Если не провели через ККТ выдачу денег, то «Расход».

Какой тип коррекции указать:

— Если сами нашли ошибку и исправили ее, выберите «Самостоятельная операция».
— Если инициатором исправления ошибки стала налоговая, выберите «По предписанию».

Что указать в поле основание для коррекции:

— Дату нарушения. 
— Если делаете исправление по предписанию ФНС, то укажите номер этого предписания.

Ведомство узнает об исправлении, когда касса и ОФД отправят чек коррекции онлайн.

---

Читайте также:  Утрата чека - не повод отказать в возврате товара

---

Как быть, если ошиблись в реквизитах чека

Шаг 1. Оформите чек коррекции и продублируйте в нем все данные из ошибочного чека, даже те, которые нужно исправить. Обратите внимание на значение реквизитов, описанных ниже.

Признак расчета: он должен быть противоположным признаку в чеке с ошибкой. Был «Приход», выбирайте «Возврат прихода», а если был «Расход», то «Возврат расхода».  

Тип коррекции: значение «Самостоятельная операция» покажет, что вы обнаружили и исправили ошибку сами, без вмешательства контролирующих органов, а «По предписанию» говорит о том, что инициатором была налоговая. 

Добавьте основание коррекции: 

— Дату нарушения. 
— Если делаете исправление по предписанию ФНС, то укажите номер этого предписания. 

Дополнительный реквизит чека: в это поле необходимо вписать ФПД, то есть фискальный признак первого ошибочного чека. Так ФНС узнает, какой именно чек вы хотите исправить.

Шаг 2. Сформируйте еще один чек коррекции, теперь уже правильный. 

Все реквизиты в нем должны быть такие же, как и в исходном чеке, в том числе и признак расчета. Отличаться будет только реквизит, в котором скрывалась ошибка. А еще в дополнительный реквизит чека нужно внести цифры фискального признака из неверного чека, тогда все операции будут связаны между собой. 

Что важно учесть 

◾ Формировать возвратные чеки и чеки коррекции надо сразу, когда обнаружится нарушение. Это можно сделать даже в рамках другой смены на кассе: на следующий день, через неделю, через месяц. Главное — успеть до того, как ФНС узнает о нарушении.

◾ Если забыли выдать чек при продаже маркируемой продукции, то исправлять придется уже две ошибки. Первая — это неприменение кассы, а вторая — непередача сведений в систему маркировки. Чтобы исправить обе ошибки, сформируйте чек коррекции и добавьте в него код товара. Если этот код утерян, нужно вывести его из оборота вручную в личном кабинете Честного ЗНАКа. 

Зачем исправлять ошибки 

В ст 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрены штрафы для владельцев онлайн-касс. ИП и организации накажут, если они сами не будут следить за формированием чеков и за тем, что в них печатают. 

За отсутствие кассы или ее неприменение предпринимателям придется заплатить 25-50% от выручки, которую провели «мимо кассы», но минимум 10 000 рублей. А юридическим лицам — 75-100% от неучтенной выручки, но не меньше 30 000 рублей.

Ошибка в чеке тоже считается нарушением. За это предпринимателям могут выписать предупреждение или назначить штраф до 3000 рублей, а юрлицам — предупреждение или штраф до 10 000 рублей. 

Правильно оформленный чек коррекции может освободить от расходов на уплату штрафов.

Оксана Кобзева, 
эксперт Контур.Маркета по кассовому законодательству.

Для New Retail