Кейс: как «Перекрёсток Впрок» готовился к пиковым новогодним нагрузкам

Руководитель направления систем доставки, Анатолий Дроздов делится кейсом о том, как «Перекрёсток Впрок» подготовил свою логистику к пиковому предновогоднему спросу.




Первый этап. Поступление заказов

Процесс организации работы курьерской доставки начинается с планирования и определения целей. Мы оцениваем наши текущие ресурсы на доставку, а затем прогнозируем количество заказов. Обычно мы выводим на линию дополнительных сотрудников, а также стараемся оптимизировать работу каждого водителя. 

В период пикового спроса важно проанализировать и то, какие промоакции и промокоды были запущены вами ранее. К примеру, в период ожидаемого повышения спроса, мы отключаем наши промокоды на бесплатную доставку для новых пользователей, так как они генерируют поток заказов с низкой стоимостью и большим весом, который ложится дополнительной нагрузкой на нашу логистику. 

В этом году из-за ограничений на работу общественных мест в Москве, значительная часть покупателей окажется за пределами МКАДа. Зная это, мы заранее наращиваем свои мощности, чтобы наши покупатели могли получать заказы вовремя вне зависимости от их местоположения. 

Помимо этого, мы меняем параметры маршрутизации в нашей системе планирования. Так, на основании данных по доставке прошлого года, в этом году мы оптимизировали алгоритмы маршрутизации для более эффективной доставки сезонных товаров, таких как цветы и живые ёлки. Теперь система учитывает габариты сезонных товаров, оставляет достаточное количество места в машине и закладывает дополнительное время для обработки заказа курьером.

Самое важное в период пиковой нагрузки — это бесперебойная работа всей системы, которая включает в себя сайт и мобильное приложение. Если система не будет работать, то компания получит прямые убытки. Чтобы справиться с повышенным трафиком, мы оптимизируем систему, готовим резервные/дублирующие инструменты, вводим запрет на выкладку доработок и обновлений, а также готовим защиту от мошенников.



 
Второй этап. Подготовка и сбор заказов

Прежде всего, нужно подготовить стоки. Мы провели инвентаризацию на всех складах и дарксторах перед наступлением новогоднего ажиотажа, а также пополнили запасы товарных категорий, на которые ожидается повышенный спрос. 

Нельзя забывать и о персонале. Перед пиковым спросом мы распределяем достаточное количество операционного персонала, которые будут задействованы на складах, доставке, координационных центрах и технической поддержке. Мы обсуждаем с людьми их графики, узнаем о возможности выхода в дополнительную смену. Разумеется, за мотивирующие выплаты и премии. 

Помимо персонала, стоит позаботиться о технике. Транспортные средства необходимо привести в порядок и провести технический осмотр, включая вспомогательное оборудование (тележки, рохли, базы). Кроме этого, мы закупаем расходники — перчатки, пакеты, маски и санитайзеры. Не забудьте про погоду — если ударят морозы, всем курьерам должны быть выданы цепи на колеса, так как в случае снегопада в Московской области машины без них не проедут.



 
Третий этап. Система «последней мили»

Третий этап заключается непосредственно в самой доставке. Качество последней мили — это лицо бренда, поэтому мы максимально автоматизировали все процессы, чтобы в период пиков быстро и вовремя справиться с повышенной нагрузкой. Наша система «последней мили» состоит из нескольких решений, включающие в себя планирование маршрутов и набор собственных разработок, которые акцентированы на мониторинг и работу водителей. 

Для планирования маршрутов мы используем Яндекс.Маршрутизацию, с помощью которой мы обрабатываем большое количество заказов за короткий промежуток времени. Например, 5000 заказов мы обрабатываем за 13 минут. В периоды пикового спроса мы перестраиваем алгоритмы таким образом, чтобы использовать все имеющиеся ресурсы по максимуму. 

---

Читайте также: Маркетплейсы рассказали, как идет доставка новогодних заказов клиентов

---

Для мониторинга курьеров мы используем систему телеметрии, электронный бортовой журнал и мобильное приложение собственной разработки. Они отслеживают положение курьеров в режиме реального времени, прогнозируют время их прибытия к клиенту и предоставляют данные для аналитики.




Чек-лист ритейлера по подготовке к пиковым нагрузкам

1. Исходя из прогноза продаж, рассчитайте необходимое количество ресурсов. Поймите возможности для оптимизации имеющихся курьеров и определите, сколько дополнительных водителей нужно будет привлечь;

2. Проанализируйте маркетинговые акции. Оптимизируйте трафик и подготовьте системы к повышенной нагрузке;

3. Подготовьте стоки и проведите инвентаризацию складов. Обеспечьте дополнительный запас ходовых товаров;

4. Обеспечьте достаточное количество персонала и позаботьтесь об их мотивации;

5. Приведите всю технику в режим готовности;

6. Оптимизируйте последнюю милю с помощью внутренних/внешних систем по автоматизации процессов доставки. 

Анатолий Дроздов, 
Руководитель направления систем доставки

Для New Retail