Кейс: как российский офис METRO перевел инвентаризации в цифровой формат

METRO — один из крупнейших транснациональных операторов оптовой торговли. В России компания управляет 93 торговыми центрами в 51 регионе. Количество сотрудников – около 11 тыс. человек.

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по 4 раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр (ТЦ), но и бухгалтерию центрального офиса.

Почему в METRO выбрали электронные инвентаризации

Бумажный документооборот перестал себя оправдывать по нескольким причинам:

1. Внушительный объем бумаги в процессе.
2. Длительное оформление, согласование и подписание документов.
3. Сложный поиск всего комплекта документов по инвентаризации. 

С 1 марта 2022 года компания полностью перевела ежегодные инвентаризации в электронный формат на базе интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Как проходит инвентаризация в цифровом формате

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде компании важно сделать процесс бесшовным на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с системой Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации. 

Схема проведения инвентаризации в METRO

Бухгалтер заполняет карточку приказа ИНВ-22, и из шаблона автоматически создается печатная форма документа. Он выбирает тип подписания и отправляет приказ на согласование.


Карточка приказа ИНВ-22 в системе Directum RX

Задание на согласование приказа приходит управляющему торгового центра, который указывает состав комиссии. Система проверяет наличие сертификатов УКЭП у участников согласования и обновляет версию приказа. Далее задание уходит на подписание членам комиссии. Финально приказ утверждает управляющий ТЦ.


Штамп электронной подписи в печатной версии

После того, как документ подписан и находится в состоянии «действующий», система передает данные приказа в Inventory. 


Связи между документами в комплекте актов

Результаты пересчета товарного запаса формируются в системе Inventory. На основе этих данных в Directum RX автоматически создается карточка «Комплект актов» с печатными формами ИНВ-3/19/26. Далее документы отправляются по заложенному маршруту согласования. 

После того, как комплект документов подписан бухгалтером и комиссией, Directum RX отправляет в Inventory дату подписания, которая является основанием для проводок в системе бухгалтерского учета.

---

Читайте также: Типичные ошибки при переходе на цифровые документы в ритейле

---

Какой эффект получает компания

Результаты проекта внедрения системы Directum RX в METRO:

1. Сократились расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц полностью перенесли в цифровой формат. 

2. Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой.

3. Уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. А раньше могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от 3-х до 5 сотрудников. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе. 

4. Хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.  

1000+ пользователей системы

93 торговых центра в России и ОЦО в Самаре работают в Directum RX

в 7 раз сократилось время на подписание документов

6720 чел.ч в год экономит компания на подписание документов

Дальнейшее развитие 

В планах перенести в Directum RX ведение календарей инвентаризации, на основе которых приказы ИНВ-22 будут формироваться автоматически без участия бухгалтерии.

Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. METRO активно развивает систему и подключает к ней новые процессы.

Реклама ООО «ДИРЕКТУМ»

erid: 4CQwVszH9pSaqkGPcss