Как ЕГАИС 3.0 отразится на алкогольном ритейле?

На фото: Владимир Борисов, аналитик компании по автоматизации торговли LiteBox

Во-первых, в новой версии ЕГАИС 3.0. будет вестись помарочный учет алкогольной продукции. И, по мнению инициаторов изменений, это мера необходима для полного контроля товарооборота крепкого алкоголя. 

Технический директор компании по автоматизации торговли LiteBox (Лайтбокс) Сергей Музыкантов считает нововведения существенно усложняющими бизнес-процессы компаний, производящих и продающих алкогольную продукцию: 

«ЕГАИС 3.0.  вводит помарочный учет, прежде всего, для легализации крепкого алкоголя. Дополнительные затраты в связи с очередным обновлением системы вызывают негодование у предпринимателей и особенно у тех,  кто и так честно ведет бизнес. 

Работа со всеми документами усложнится – теперь придется указывать не только наименование товара и его количество, но еще и каждую марку.  В связи с чем, в программе изменятся интерфейсы ввода данных и сам процесс работы с документами – на их заполнение потребует больше времени. 

Например, мы минимизируем сложности перехода на версию 3.0. за счет программных средств. Временные потери компенсируются облачными технологиями: учет товара в каждом звене  производственной цепочки (будь то поступление, инвентаризация или продажа) может выполняться одновременно несколькими сотрудниками предприятия с помощью мобильного приложения. При этом обмен данными между подразделениями и кассой происходит мгновенно, тем самым, простои при приеме алкоголя на склад и его дальнейшего перемещения в торговый зал для продажи сводятся к «нулю».

Каким образом будет работать новая схема товарооборота алкоголя?

Для поштучного учета вводятся новые форматы документов версии «3» и создается дополнительный Регистр № 3,  в котором продукция будет фиксироваться в разрезе отдельной марки.  По новым схемам уже работает обновленный УТМ (универсальный транспортный модуль), где эти схемы и описаны.

Сейчас новые электронные документы доступны на портале egais.ru, для этого нужно зайти в личный кабинет и попробовать поработать с ними в тестовом режиме. 

C 15 января 2018 года  при списании маркированной продукции по причине «реализация» обязательно указание марок каждой списываемой единицы.

С 1 марта 2018 года вся отгрузка и приём алкоголя должны осуществляться согласно новому формату, сюда входит: приход, возврат поставщику, внутренние перемещения продукции.

С 1 июля 2018 года  весь документооборот: любое списание, постановку на баланс, поставки продукции нужно оформлять в новой версии ЕГАИС 3.0. 

Кого и как  коснулись изменения?

1. Импортеры и производители алкоголя  должны вести учет каждой марки при производстве, импорте, отгрузке товара.

2. Предприятия по оптовой продаже алкоголя должны учитывать каждую марку при отгрузке товара.

3. Розничный алкогольный ритейл должен учитывать помарочно получение и продажу алкогольной продукции. 

4. Предприятия общественного питания должны вести учет алкоголя помарочно  при получении и продаже.

Сроки перехода на ЕГАИС 3.0

1.Тестовый период: 15.01.2018 - 01.02.2018

Начиная с 15 января 2018 года, указание марки обязательно не для всех причин списания. Обязательно указывать для таких причин, как реализация, арест, проверки.  

2. Переходный период: 01.02.2018-01.07.2018

С 1 февраля 2018 года начинает действовать смешанная схема учета, т.е. поступающую продукцию  рекомендуется учитывать помарочно, но списывать её в ЕГАИС 3.0. нужно в обязательном порядке. 

3. 1 июля 2018 года –  окончательный срок перехода, когда учет должен вестись в версии ЕГАИС 3.0.,  и за нарушения этого порядка организации будут нести ответственность.

Какие изменения коснутся ресторанов, кафе и других заведений общепита в 2018 году?

Требования усложнятся.  Для реализации алкогольной продукции в акте списания необходимо будет дополнительно указывать штрих код каждой маркируемой бутылки – также как в случае её продажи в магазине, но только по факту вскрытия. Сроки перехода на новую схему товарооборота такие же, как и при реализации алкоголя в магазине.

Новый формат ведения документооборота 3.0 предусматривает  обязательное указание данных по штриховым кодам с ФСМ/АМ. В отличие от алкогольных магазинов, на предприятиях общепита  проданный за день алкоголь можно будет предоставлять в одном документе – акте списания за смену.

---

Читайте также: Как с января 2018 года изменяется отчетность в ЕГАИС для баров и ресторанов

---

Нужно ли использовать 2D сканер на предприятиях общепита (кафе, бары, рестораны)?

Переход на ЕГАИС 3.0 представители сферы общепита осуществляют на общих основаниях. Для считывания кодов с марок бутылок потребуется 2D сканер, и с 1 июля 2018 года списание продукции будет проходить с его использованием. 

Списание в случае продажи пива и пивных напитков, сидра, медовухи, пуаре носит рекомендательный характер и производится по усмотрению. Однако, остатки на балансе организации должны быть всегда актуальны.

Лазейки в ЕГАИС 2.0

В текущей версии ЕГАИС 2.0. учет алкогольной продукции ведется в двух регистрах:

Регистр №1 (склад) – здесь хранится вся поступающая продукция на склад с привязкой к справке 1 и справке 2. В справке 1 указывается производитель продукции, когда и кем она выпущена и в каком количестве. Справка 2 содержит информацию о последнем перемещении продукции. 

Регистр №2 (торговый зал) – здесь хранится продукция, поступающая на прилавок магазина без привязки к каким-либо справкам. Поэтому потенциально возможно принимать неучтенную продукцию на Регистр №2 и реализовывать её через ЕГАИС. Предположим, завод выпустил продукцию и не учел её в ЕГАИС, затем по сниженной цене продал магазину, который в свою очередь мог поставить на учет регистра №2 и реализовать её через ЕГАИС.

Что изменит ЕГАИС 3.0., и какие цели при этом преследует государство?

Ввод Регистра №3 нивелирует нелегальные схемы. После 1 июля 2018 года  с бутылкой ничего будет нельзя сделать, если её марка была не учтена на балансе магазина. 

Какие сложности могут возникнуть в связи с изменениями?

Прием продукции усложнится: каждую марку придется сканировать. Это долго и требует дополнительных ресурсов.

Облегчить процесс может агрегирование.  Оно подразумевает формирование партии товара с присвоением определенного штрихового кода, который будет  включать информацию о каждой бутылке из этой партии. Но в дальнейшем при реализации штучного товара будет сканироваться каждая единица товара.

С технической точки зрения процесс агрегирования –  это возможность в электронных документах (товарно-транспортных накладных) присвоить определенный идентификатор для всей коробки. Это может быть  шрих-код, QR – код  коробки, которая должна быть опломбирована для подтверждения, что она не была вскрыта.  Не факт, что все поставщики воспользуются этой схемой, но для крупных  поставщиков это выход из положения.  При больших поставках продукции помарочный учет – трудоемкий процесс, и формирование коробок с присвоением им идентификаторов позволит  ускорить отгрузку продукции  и в целом упростить работу. 

Как версия ЕГАИС 3.0. отразится на бизнесе в целом?

Допустим, до третьей версии ЕГАИС одним из требований ФСРАР было выравнивание остатков по первому и второму регистру. При запросе остатков из ЕГАИС приходит информация  по первому и второму регистру.  Например, если по запросу остатков на регистре №2 в ЕГАИС  –  5 шт., а на прилавке по факту – 3 шт., то для выравнивания остатков нужно создать документ по списанию товара и отправить в ЕГАИС.                

                                                                    

Даже если  магазин  ведет учет правильно, бывают сбои в системе и выравнивание остатков  – необходимая процедура. Особенно это было актуально в период ввода второго регистра в ЕГАИС. Сейчас данная схема будет продолжать действовать в отношении слабоалкогольной продукции.

Но не все программные продукты поддерживают автоматическую функцию выравнивания. На сегодняшний день это работает в программах Лайтбокс, Мерката, 1С Розница, т.е. списание и постановка на баланс в случае расхождений данных с ЕГАИС в этих программах осуществляется автоматически, что удобно и быстро.

Новые правила учета ЕГАИС 3.0.  будут вводиться поэтапно, в соответствии с обозначенными государством сроками. Нововведений планируется произвести немало. 

«Облачные технологии позволяют все обновления проводить автоматически, и пользователь Лайтбокс всегда работает с актуальной версией. При любых  возникающих вопросах есть круглосуточная техническая поддержка.  Опыт в работе с ЕГАИС у нас наработан большой, и любое обновление программы – это текущий процесс, не вызывающий сложностей, как у разработчика, так и у пользователя», – отмечает Сергей Музыкантов.

---

Читайте также: ЕГАИС 3.0 для малого бизнеса – как выбрать софт и оборудование

---

Подведем итоги

Обновленная версия ЕГАИС 3.0. коснулась учета крепких алкогольных напитков. Теперь каждое перемещение алкоголя должно отражаться в ЕГАИС в Регистре №3 в разрезе марок. 

С 2018 года изменились правила учета алкоголя и в сфере общепита. При вскрытии каждой бутылки необходимо учитывать списание с указанием конкретной марки продукции. 

Переход на ЕГАИС 3.0. будет продолжаться в течение первого полугодия 2018 года. Остатки алкогольной продукции, не прошедшие маркировку и полученную от других участников рынка без указания новых  цифровых идентификаторов, могут учитываться в системе по ранее установленной схеме до ее полной реализации в организации, т.е. без помарочного учета. 

Тем не менее, в отношении такой продукции будет введен срок ее реализации и вывода из оборота. Срок будет определен после 01.07.2018, исходя из находящихся на рынке остатков.

В связи с тем, что система ЕГАИС периодически обновляется, требуются дополнительные усилия для адаптации в работе с ней. Насколько переход на новую версию ЕГАИС  будет для участников рынка планомерным и успешным, во многом определяется, какую программу учета  для работы с ЕГАИС используют на предприятии. 

Владимир Борисов 

Аналитик компании по автоматизации торговли LiteBox