ЕГАИС 3.0 для малого бизнеса – как выбрать софт и оборудование

В 2018 году все предприниматели, осуществляющие продажу алкогольной продукции, должны перейти к использованию ЕГАИС 3.0. Изначально, внедрение Единой Государственной Автоматизированной Информационной Системы проходило в несколько этапов, ее правила постепенно менялись и усложнялись. Новая версия ЕГАИС призвана контролировать оборот алкоголя в стране еще более полно и досконально.

С 1 марта 2018 года ЕГАИС будет принимать ТТН (товарно-транспортные накладные) только 3-ей версии. Их основное отличие от предыдущих – обязательное требование указывать все акцизные марки принятого алкоголя. Т.е. при приеме товара от поставщика нужно будет вскрывать тару и сканировать каждую бутылку. 

Еще одно нововведение, которое касается в основном общепита, – необходимость регулярной отправки в ЕГАИС данных об остатках спиртосодержащих напитков (акты списания со сканированием штрих-кода бутылки). Исключением из этого правила являются слабоалкогольные напитки (пиво, сидр, медовуха).

На каждое рабочее место вам понадобится фискальный регистратор (онлайн-касса) с возможностью печати QR-кода, специальный сканер штрих-кода 2D (для сканирования акцизных марок), а также компьютерное оборудование (ноутбук, планшет и пр.). Все это будет стоить около 40 000 рублей. Сумма для малого бизнеса уже не маленькая, и при этом мы еще ничего не сказали про софт. 

Он обделен интерфейсом, и работать с ним без каких-либо других программных продуктов могут только довольно умелые и продвинутые пользователи. Также, вам как минимум потребуется еще одна программа для работы с ЕГАИС, которая будет принимать ТТН поставщиков. Как правило, она же облегчает пользовательское взаимодействие с УТМ. Ее можно бесплатно скачать из интернета, – подобных предложений сейчас довольно много. Однако у вас не будет никаких гарантий того, что всё установленное будет работать в полном соответствии с законодательством и данные будут передаваться корректно. 

Любую бесплатную программу, как и УТМ придется устанавливать, настраивать и проверять самостоятельно, при этом довольно хорошо разбираясь в работе ЕГАИС. В системе много нюансов, например, таких как 2 регистра остатков, между которыми нужно перемещать товар для оприходования или списания. Если что-то будет настроено неправильно, ЕГАИС просто не примет документы.

Еще один вариант, который вам могут предложить в ЦТО, – приобрести не просто фискальный регистратор, сканер и денежный ящик, а сразу купить POS-систему. Т.е. купить дополнительное ПО – коробочную систему автоматизации, в которую входит функционал для работы с ЕГАИС. Это еще как минимум 50 000 рублей, не считая стоимости ежемесячной технической поддержки. Что, согласитесь, для небольшого бизнеса является весомым вложением. 

Они действительно обладают множеством плюсов – очень широким функционалом, возможностью адаптации практически под любой бизнес с учетом всех его нюансов и т.д. Но применять их в малом бизнесе, даже в сетевом, все равно что «стрелять из пушки по воробьям». Очень дорого и практически бессмысленно. Большая часть функций предпринимателю будет просто не нужна.

Третий способ передавать данные в ЕГАИС – использовать облачные онлайн-сервисы автоматизации.  Они были созданы специально для малого бизнеса и не случайно стали стремительно развиваться именно в период внедрения ЕГАИС и онлайн-касс. 

Это наиболее экономичное и эффективное решение для малой розницы.  Облачный сервис не требует установки на компьютер, легко настраивается и недорого стоит. Как правило, пользователь платит только за техническую поддержку (в среднем, около 1000-1500 рублей в месяц). 

Помимо взаимодействия с ЕГАИС, облачные сервисы умеют делать довольно много полезной работы. Например, быстро создавать и печатать ценники на товары, считать и показывать, сколько денег сейчас в кассе, полностью вести кассовый и складской учет (оприходовать товары, перемещать их между складами, списывать, автоматически формируя все необходимые документы). Для предпринимателя это ценно, т.к. позволяет экономить время, снижать издержки и избавляет от непреднамеренных ошибок персонала и возможных махинаций. По сути, владелец бизнеса получает POS-систему (систему автоматизации), адаптированную для малой розницы, да еще и в онлайн-режиме. В любой момент, даже лежа дома на диване, все данные о работе магазина, салона или небольшой торговой сети можно увидеть через интернет. 

При этом облачное ПО предъявляет более низкие требования к компьютерному оборудованию, нежели коробочная POS-система. На компьютер устанавливается только одна небольшая программа, позволяющая кассе регистрировать продажи в офлайн-режиме. Больше ничего скачивать не надо. Таким образом, можно использовать самый недорогой ноутбук или планшет.

Есть разработчики облачного ПО, которые помимо онлайн-сервиса предоставляют услуги поставки кассового и торгового оборудования. Благодаря сотрудничеству с производителями ККТ и другими партнерами, они довольно часто предлагают выгодные комплексные пакеты.  Например, если зарегистрироваться в онлайн-программе и сразу приобрести все необходимое для работы с ЕГАИС (кассу и сканер, с доставкой), бонусом к этому может быть бесплатный период пользования онлайн-бухгалтерией или онлайн-банком. Если у Вас уже есть компьютер, такое комплексное предложение обойдется примерно в 35 000-40 000 рублей.

Помимо плюсов, у облачных систем есть свои минусы. Они не всегда гибко настраиваются под конкретный бизнес, а если произойдет утечка информации (злоумышленникам станет известен логин и пароль управляющего), к данным магазина могут получить доступ нежелательные лица. 

Необходимость обеспечивать интернет-соединение для работы онлайн-сервисов сложно считать минусом, т.к. интернет необходим как для онлайн-кассы, так и для ЕГАИС. Главное, что продажи будут регистрироваться в системе даже в случае перебоев со связью. Для работы кассы офлайн на компьютер устанавливается небольшой программный модуль, о котором мы писали чуть выше. Как только интернет восстановится – он передаст всю накопленную информацию в онлайн-сервис.

• Поддержка популярного кассового оборудования известных компаний, к примеру, «ШТРИХ-М» или «АТОЛ». Техника этих производителей не только полностью соответствует законам, вступившим в силу, но и, как правило, заранее учитывает их возможные изменения. Что минимизирует риск полной замены ККТ в дальнейшем.
  
  
• Если разработчик онлайн-сервиса находится в другом городе, уточните, есть ли рядом с вами гарантийное и постгарантийное обслуживание оборудования, которое вы с его помощью или самостоятельно планируете приобрести. Чинить ККТ удаленно, к сожалению, не получится.
  
  
• Насколько просто и удобно происходит настройка онлайн-сервиса. Если его можно настроить своими силами или с помощью службы удалённой технической поддержки (по телефону), в дальнейшем с ним будет легко и удобно работать.

***

Некоторые онлайн сервисы, помимо базовых операций, предоставляют инструменты для создания финансовых отчетов, аналитики продаж, работы с покупателями (скидки, бонусы, ведение базы клиентов) и пр. Изучить и понять, насколько вам подходит то или иное решение, можно во время пробного периода использования онлайн программы. Как правило, первый месяц работы в сервисе предоставляется бесплатно.