Какие ошибки в фулфилменте чаще всего мешают бизнесу пройти сезонные пики

Сезонные пики спроса ежегодно становятся проверкой складской и логистической инфраструктуры ритейла, и каждый крупный распродажный период обнажает одни и те же слабые места в подготовке продавцов. 

В колонке генеральный менеджер фулфилмент-оператора «Кактус» Евгений Груздев объясняет, какие ошибки чаще всего возникают при прогнозировании нагрузки, подготовке промо и распределении складских ресурсов, и что стоит скорректировать накануне периода повышенного спроса.

Ошибки в прогнозировании нагрузки перед сезоном

Многие компании при подготовке к сезону опираются только на ожидаемое количество заказов, однако не учитывают состав покупок, средний объем товаров в одном заказе и скорость пополнения запасов. Итоговый остаток на бумаге из-за этого нередко выглядит достаточным, хотя часть товара уже зарезервирована под другие заказы, лежит на другом складе или пока не готова к быстрой отгрузке.

Сам период повышенного спроса тоже стоит рассматривать шире привычных сезонных пиков. Каждый год бизнес заранее знает о подготовке к учебному году, ноябрьских распродажах и предновогодних неделях. В течение года к ним добавляются акции маркетплейсов, собственные промо, запуск новых коллекций и всплески спроса на отдельные категории. Значительную часть таких событий можно заранее внести в календарь и сопоставить с ожидаемой нагрузкой на склад.

Объем интернет-торговли в России за первое полугодие 2026 года достиг 7,2 трлн руб. и вырос на 18,7% год к году. Доля онлайн-продаж в розничном обороте увеличилась до 22,2%. На фоне роста рынка нагрузка в периоды распродаж и других всплесков спроса становится заметнее, поэтому ошибки в прогнозировании быстрее отражаются на складских процессах.

Количество заказов при таком расчете стоит связывать с их составом. Во время акции покупатели чаще приобретают несколько товаров за раз или выбирают готовые комплекты. Число заказов меняется, поэтому складу приходится отбирать, проверять и упаковывать больше единиц. Поэтому заранее стоит оценивать, сколько товаров в среднем окажется в одной покупке и сколько операций потребуется в наиболее загруженные дни.

Другая ситуация возникает, когда продавец ориентируется на общий остаток товара. Допустим, в системе числится 500 единиц одной позиции. Из них 120 уже зарезервированы под оформленные заказы, 80 проходят приемку, еще 100 находятся на другом складе. К текущей отгрузке в таком случае доступны только 200 единиц. При работе с разными типами хранения такое расхождение особенно важно учитывать заранее, потому что запас продукции в одной точке может закончиться при достаточном общем остатке.

Также заранее стоит рассчитать сроки, в которые новая поставка станет доступна к сборке. После доставки партия проходит приемку, проверку, маркировку при необходимости и размещение. Если товар приезжает непосредственно перед ростом заказов, часть запаса может войти в оборот уже после того, как текущий остаток начнет заканчиваться.


@Freepik (лицензия INV-C-2024-8250540)

Акции требуют перестройки процессов

Даже при точном прогнозе продаж нагрузка может оказаться выше ожидаемой, если промо меняет привычный процесс сборки. Подарки, наборы, дополнительные вложения и специальная упаковка добавляют новые операции. Сотруднику нужно отобрать все элементы комплекта, проверить состав, подобрать упаковку и подготовить заказ к отгрузке.

Отдельная сложность возникает с товарами, которые подлежат обязательной маркировке в системе «Честный знак». При формировании набора нужно заранее проверить требования к маркировке и порядок действий после объединения нескольких товаров в комплект. Ошибка на этом этапе может потребовать повторной обработки уже собранной партии.

Особенно внимательно такой процесс стоит контролировать перед крупными промо, включая «черную пятницу». В этот период скидки, подарочные механики и специальные наборы часто запускаются одновременно, поэтому даже одна дополнительная операция начинает заметно влиять на скорость сборки при большом потоке заказов.

До старта промо полезно несколько раз пройти весь путь заказа в условиях, которые максимально приближены к рабочим. Это позволяет замерить время от отбора первого товара до передачи готовой посылки, проверить наличие коробок, вложений и расходных материалов, а также увидеть этапы, где сотрудники тратят время на лишнее ожидание или вынуждены возвращаться к уже собранному заказу. 

Например, задержка может появиться, если подарки хранятся отдельно, нужный тип упаковки приходится искать во время комплектации или маркировку наносят уже после того, как набор собран. Такой прогон позволит выявить уязвимые места до того, как несколько лишних минут на одном заказе превратятся в часы дополнительной работы на большом потоке.

Также стоит пересмотреть размещение акционного ассортимента. Товары, которые часто попадают в один набор, можно временно расположить ближе друг к другу и к зоне комплектации, а часть заказов собрать заранее, если свойства продукции и условия промо это позволяют. Так сотрудники проходят меньшее расстояние по складу и совершают меньше лишних действий при обработке каждого заказа.

Риски приемки и отгрузки в период высокой нагрузки

Даже если склад заранее подготовился к росту заказов, задержка может появиться на одном конкретном этапе. Чаще всего дополнительный ресурс требуется там, где операции сложно масштабировать в короткие сроки. Например, сборщики успевают отбирать товар по плану, а участок контроля качества или отгрузки уже работает на пределе. В таком случае увеличение общей численности смены мало помогает, если люди выходят на участки, где запас мощности еще остается.

Поэтому перед пиковым периодом полезно смотреть на производительность каждого этапа отдельно и заранее понимать, где может понадобиться усиление. Это касается числа сотрудников на смене, доступного оборудования, объема зоны готовых заказов и возможностей вывоза. Если один участок пропускает меньше заказов, чем поступает с предыдущего этапа, очередь постепенно накапливается и начинает влиять уже на весь дальнейший процесс.


@Freepik (лицензия INV-C-2024-8250540)

На отгрузке к этому добавляются ограничения транспорта и самой зоны готовых заказов. Даже собранные во время отправления начинают накапливаться, если транспорт приезжает позже графика или за один рейс удается вывезти меньше запланированного объема. По данным «Кактуса», срыв поставок в период повышенного спроса может снижать доход продавца от 20 до 30%.

При FBS и DBS физическая отгрузка и ее фиксация в системе становятся двумя отдельными контрольными точками. Заказ может уже покинуть склад, однако задержка со статусом движения приведет к тому, что площадка зафиксирует нарушение сроков. Перед сезоном, помимо графика вывоза и вместимости транспорта, нужно проверить и то, как быстро информация о передаче заказа попадает в систему после фактической отгрузки.

---

Читайте также: 70 тысяч единиц за смену и пять уровней контроля: как работает фулфилмент, который выдержит любой объем

---

Как подготовиться к следующему пику

Подготовку стоит начать с оценки будущей нагрузки. Продажи дают анализ по объему заказов, маркетинг учитывает запланированные активности и изменения ассортимента, склад и логистика оценивают необходимые ресурсы. На основе этих данных можно заранее рассчитать потребность в персонале, транспорте и складских мощностях.

Прогноз стоит уточнять по мере приближения пика. За несколько недель до старта появляются более точные данные по остаткам, закупкам и динамике продаж. Это позволяет обновить первоначальный расчет и пересмотреть объем ресурсов.

Перед следующим периодом повышенного спроса полезно пройти четыре проверки:

1. Зафиксировать базовый прогноз по дням и заранее определить допустимое отклонение от него. Если ожидаемый поток выходит за этот предел, ресурсы стоит пересчитать заранее.

2. Установить дату, после которой существенное изменение механики промо, состава комплектов или объема поставок требует нового расчета. Так новые вводные не появятся уже после распределения людей, оборудования и транспорта.

3. Подготовить резервный сценарий на случай превышения плана. В нем стоит определить, какие участки можно усилить, какие операции перенести на более ранний срок и какой дополнительный объем вывоза понадобится при росте потока.

4. После завершения пика сравнить прогноз с фактической нагрузкой по дням и операциям. Стоит зафиксировать момент первых задержек, отклонение от плана и объем недостающего резерва.

Так постепенно формируется собственная статистика по периодам высокого спроса. С каждым новым циклом бизнес точнее понимает, где нагрузка растет быстрее всего и какой запас ресурсов стоит закладывать при похожем сценарии.

Евгений Груздев,
генеральный менеджер фулфилмент-оператора «Кактус».

Для NEW RETAIL