Почему российская розница скоро перестанет вести бизнес в тетради?

Многие российские предприниматели до сих пор записывают продажи и «считают» склад в тетради (или Excel), не используя никаких средств автоматизации. Когда бизнес небольшой, кажется, что этого достаточно. Однако при ручном учете на рутинные операции тратится много времени, часто возникают ошибки, есть высокий риск махинаций со стороны наемных сотрудников, у владельца или управляющего нет понимания реального состояния склада на текущий момент и пр. Все это так, говорят предприниматели, и продолжают делать то же самое. 

Мы живем в век доступных информационных технологий, а малый розничный бизнес по-прежнему пользуется ручкой, бумагой, в лучшем случае стандартным офисным пакетом на компьютере. 

Автоматизация уже довольно давно сопровождает различные стороны нашей жизни. Мы с удовольствием пользуемся онлайн-банками, автоматическими платежами за коммунальные услуги, мобильными приложениями и множеством другого полезного софта. Все это упрощает нашу жизнь, не требуя больших финансовых вложений. 

В автоматизации розничного бизнеса ситуация другая. До недавнего времени автоматизация небольшой точки продаж требовала от владельца таких же ресурсов (финансовых и интеллектуальных), как и от крупного супермаркета. Нужно было приобрести серверное и кассовое оборудование, нанять программиста или фирму, купить коробочную программу и т.д. Минимальный «стартовый пакет» начинался от 100 000 рублей. Дальнейшая техническая поддержка обходилась примерно в 1500 руб (за час или в месяц, при заключении договора на техническую поддержку). «Огромные затраты для малого бизнеса. Зачем нам это надо?» – говорили предприниматели, и были совершенно правы. Действительно, при небольшой чистой прибыли эти затраты могут окупаться многие месяцы.

Все представители российской розницы с 01.07.19 должны будут применять в своей работе онлайн-кассу. Многие воспринимают это как лишнюю трату: около 20 000 рублей сразу (ККМ, услуги ОФД, настройка) и примерно 13 000 рублей ежегодно (интернет-доступ, замена ФН и пр.).

Однако, новая ККТ дает принципиально новые возможности - она является частью интернета и может взаимодействовать с различными «облачными» программными продуктами, чего раньше не было. Именно это отличие дает возможность забыть «тетради» и «таблицы» в пользу полноценной автоматизации в малом и среднем розничном бизнесе.

Сама по себе онлайн касса умеет только регистрировать продажи и отправлять данные в ФНС через ОФД. Но стоит подключить к ней один из «облачных» сервисов автоматизации – и вы можете менее чем за сутки полностью автоматизировать свой бизнес, что мы сейчас и наблюдаем по всей стране.

Облачные бизнес-сервисы сегодня становятся нормой в розничной торговле, что напрямую связано с ФЗ 54. Ведь уже в 2017 году 1,7 млн. старых касс были заменены на новые (ОСНО/УСН, акцизы, электронная коммерция). В этом году новый закон коснется примерно 1 млн. точек продаж. В 2019 онлайн-ККТ купят все остальные (более 1 млн. предприятий).

Ключевым моментом является тот факт, что для автоматизации небольшой точки продаж с помощью «облака» достаточно ККТ, интернет-доступа и старого ноутбука (планшета). По оборудованию это все. Затем необходимо выбрать облачный сервис автоматизации и подключиться к нему. Это займет не больше суток. А стоимость такого сервиса будет подъемной для любого, даже очень маленького бизнеса. 

Хорошая новость для предпринимателей - базовые возможности контроля за работой своего бизнеса  вы получите абсолютно бесплатно:онлайн-контроль (24/7) продаж и возвратов, а также суммы среднего чека являются бесплатными функциями. Они предоставляются через Личный кабинет оператора фискальных данных или производителя вашей ККМ. Спросите об этом у поставщика перед покупкой кассы или у представителя ОФД.

Следующая ступень (до 500 руб./месяц)  — это контроль наличных в кассе, возможность проводить переоценки (управлять ценами), печать ценников с использованием шаблонов, внедрение схем скидок и пр. Данный функционал есть, например, в сервисах «Дримкас Кабинет» или в «Магазине приложений ЭВОТОР», а также в специализированных бизнес-сервисах (Subtotal, «Мой склад» и т.д.). И, наконец, полноценная автоматизация торговли, в том числе складской учет и ведение закупок, финансовые отчеты, различные интеграции (с бухгалтерией, интернет-магазинами) и пр., обойдется в сумму от 500 до 1500 руб./месяц.

В среднем, за 6000 рублей в год можно получить эффективный инструмент для контроля за работой сотрудников, аналитики и развития вашего магазина, кофейни или иного розничного бизнеса.

Основные преимущества автоматизации можно перечислить очень коротко: 

–  у вас освободится много времени за счет автоматизации рутины. Это время можно использовать для развития бизнеса, а не на печать ценников, инвентаризацию, подсчет денег в кассе и пр.

–  буквально сразу же снижаются потери на кассе и складе (контроль сотрудников и всех операций) и увеличивается прибыль предприятия (аналитика позволяет оптимизировать список продаваемых товаров и остатков)

–  у бизнеса повышается конкурентоспособность (за счет скидочных карт, программ лояльности).

Имея в своем распоряжении систему автоматизации вам не нужно часами «рисовать ценники», строить отчеты, гадать, что осталось на складе к концу дня и сколько денег сейчас в кассе. Не нужно вручную собирать никаких данных. Если вы зарегистрировали какую-либо операцию в системе: приход, продажу или списание – все это будет учтено и отражено во всех документах автоматически. То, на что тратилась уйма времени, можно будет сделать за 5 минут.

Вы не «теряете» товары, не совершаете ошибок, вызванных человеческим фактором, можете контролировать все скидки, которые предоставляют продавцы, а также объективно оценивать их работу (по количеству продаж, среднему чеку и пр.). Вы всегда знаете по позициям, что и в каком количестве лежит на складе, и закупаете товары исходя из спроса и реальной ситуации. 

Т.е. вы ведете свой бизнес так, как ведут его крупные розничные сети, использующие профессиональные программные продукты: эффективно, оперативно и выгодно. Если нужно, внедряете систему скидок, информируете постоянных покупателей по SMS и многое другое. Делаете все, что привыкли получать потребители товаров и услуг в современном мире. В результате снижаются издержки, увеличивается конкурентоспособность и растет прибыль.

Сегодня крупные игроки даже не рассматривают варианты ведения бизнеса без соответствующего софта и оборудования. Но малому бизнесу повезло меньше, т.к. уровень вложений в перечисленные выше преимущества в свое время оказался слишком высок.

Вернемся к основному вопросу статьи. Скорее всего, учет в «тетради» скоро станет намного менее массовым явлением и может быть даже исчезнет  через 3-5 лет и вот почему:

• Благодаря естественному технологическому прогрессу. Мы ведь используем облачные хранилища данных вместо флеш-карт, хотя еще недавно даже не думали об этом.
  
  
• Из-за повсеместного внедрения онлайн-касс. Когда использование облачных сервисов ОФД и nalog.ru становится обязательным, а интернет итак уже проведен, автоматизировать бизнес с помощью облачного приложения можно за несколько часов. Более того, государство планирует введение тотальной маркировки товаров (ЕГАИС, шубы, сигареты, электроника и пр.), что делает невозможной работу магазинов без системы учета.
  
  
• По причине высокой конкуренции, особенно со стороны крупных сетей. Малый бизнес вынужден уделять особое внимание привлечению и удержанию покупателей (внедрять программы лояльности) и постоянно экономить на затратах. Что невозможно сделать без специализированных инструментов (программ) автоматизации. 

Именно поэтому время «тетрадей и таблиц» в российской рознице подходит к своему логическому завершению.