Упорядочиваем контент: как внедрить PIM-систему

Процесс выглядит так: 

Обычно до внедрения PIM  поставщик товаров хранит инфо в каком-то своем формате и каталоге. Это может быть какая-то самописная система, google-диск, ftp-сервер и т.д. Типичные «боли» в такой организации процессов – разные версии одного и того же документа, не у всех есть доступ к папкам, неясно, где самые свежие файлы, сложно объединить все в одну систему, приходится вручную из разрозненных данных формировать спецификации для ритейлеров. Обычно это значит, что в компании есть и несколько сотрудников, которые управляют этими папками с данными, многое делают вручную и ошибаются.

Когда компания хочет это решить, она может использовать PIM и DAM  системы.  Эти каталоги можно попробовать создать самостоятельно, но проще и удобнее заказать доступ к таким системам у сторонних компаний - они предоставят уже готовый софт, помогут его внедрить и возьмут на себя техподдержку. 

Поставщики таких систем, например – Brandquad, помогают поставщикам на старте так:

● Вместе с менеджерами поставщика по e-comm определяют, где и какие данные есть, что важно сохранить, а что можно удалить. 

● Составляют каталог и рубрикатор в нем, создают шаблон карточки товара в системе с атрибутами

● Рекомендуют готовые  или создают новые каналы обмена данными с ритейлерами

После того, как «фреймфорк» или архитектура системы хранения данных разработаны, поставщик настраивает PIM-систему и встроенный в него DAM-модуль у себя, то есть «перерабатывает» все данные по разработанной методике и структуре и загружает их в свой новый каталог. В этом также могут помочь сотрудники поставщиков PIM- и DAM-каталогов. 

Данные в каталог поступают из логистики, маркетинга, от менеджеров по продуктам и других подразделений компании. Важно, что в отличие от ручного сбора и проверки актуальности данных в одном месте (последовательного), наполнение PIM-каталога происходит параллельно всеми отделами, это добавляет скорости. 

После того как все самые актуальные и отсортированные данные загружены в каталог, можно дать доступ к ним и роли разным сотрудникам внутри компании. Тогда у всех подразделений будет одна и та же версия контента, самая актуальная, и можно будет видеть, что устарело, что обновляется, каких данных не хватает. Внутри PIM-каталога есть DAM-модуль: специальная система для хранения видео и изображений. Например, она избавляет от необходимости хранить изображения в разных форматах и размерах. Можно выгружать их из одного исходника нужном формате и автоматически называть файлы по шаблону.

Когда все готово, можно выгружать актуальные спецификации на каждый товар в разных форматах – по формам ритейлеров, с которыми работает поставщик. Они настраиваются во время внедрения PIM, но можно и в процессе работы добавлять новые. А если у ритейлера настроен прием данных не только по электронной почте, то можно передавать данные напрямую – сделать часть каталога публичной или настроить интеграцию по API.

Есть несколько подходов к выбору таких систем, например, часто крупные международные  компании выбирают PIM-каталог, который используют их зарубежные коллеги. Но для российского рынка пока не характерны интеграции с международными операторами PIM-систем. Поэтому если нужно иметь возможность передавать данные российским ритейлерам, лучше выбирать из тех, что созданы на российском рынке. 

Филипп Денисов, 
генеральный директор Brandquad