Кейс сети «Лента»: как ритейлер управляет кадровыми документами в Directum HR Pro

Фото: пресс-служба «Ленты».
«Лента» (MOEX: LENT) — ведущий многоформатный продуктовый и FMCG-ритейлер в России. Компания развивает сеть гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома. «Лента» занимает четвертое место среди крупнейших продуктовых ритейлеров России по выручке.

Предпосылки проекта

Торговые площадки «Ленты» находятся в более чем 200 населенных пунктах в 60 субъектах РФ. Компания располагает 19 распределительными центрами в разных регионах страны. До старта проекта большое количество сотрудников, работающих по всей стране, создавало непрерывный поток кадровых документов, обработка которых ложилась на плечи HR-специалистов в виде трудоемких рутинных задач.

Чтобы изменить ситуацию, ускорить процессы и высвободить ценное время сотрудников, цифровизацию бизнес-процессов закрепили как одну из целей HR-стратегии компании. 

Критериями выбора системы для кадрового электронного документооборота (КЭДО) были:

● удобный пользовательский интерфейс;
● масштабируемость системы;
● широкая функциональность по управлению электронными подписями;
● наличие открытого API для интеграции с учетной системой;
● легитимность и безопасность.

По результатам исследования рынка и нескольких пилотных проектов выбор сделали в пользу комплексной системы для управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro. 

Работы на проекте выполнил Холдинг Т1 — бизнес-партнер Directum.

Цели и задачи

 
Основные цели проекта:

● сократить трудозатраты сотрудников, кадровых специалистов и руководителей «Ленты»;

● снизить расходы на бумагу, печать, пересылку и хранение бумажных документов;

● уменьшить риски несоответствия 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовому кодексу в части сроков ознакомления с документами;

● подготовиться к потенциальным требованиям регуляторов об обязательном переходе на КЭДО.

Оксана Сударева, руководитель домена HR в дирекции по информационным технологиям, «Лента»:

«В “Ленте” большое количество сотрудников без автоматизированных рабочих мест. Было очень важно включить их в объем проекта. Мы старались максимально реализовать функциональность таким образом, чтобы работники магазинов, распределительных центров, водители — все могли подписывать электронные документы».

Для достижения целей в ходе проекта предстояло:

1. Встроить Directum HR Pro в существующий ИТ-ландшафт компании — настроить интеграцию с учетной и другими системами, мобильным приложением для сотрудников компании «Лента Спутник».

2. Перевести в электронный вид основные кадровые документы и отладить механизмы их подписания.

3. Организовать ознакомление с локальными нормативными актами.

---

Читайте также: «Лента» зарегистрировала собственный программный продукт для маркировки товаров

---

Решение

Проект разделили на несколько итераций. Такой подход дал возможность минимизировать риски повышенной нагрузки на систему, оперативно вносить изменения в систему и поддерживать позитивный настрой пользователей.

На первом этапе команда проекта выполнила объемную задачу анализа и проектирования — провела комплексное исследование бизнес-процессов и систем, с которыми требовалось настроить интеграции, спроектировала архитектуру и зафиксировала необходимые прикладные модификации. В результате были разработаны необходимые проектные документы для последующей настройки системы. В этот же период реализовали все основные работы по модификации системы — от настройки интеграции и видов документов до конструирования необходимых бизнес-процессов, включая разработку различных сценариев обработки документов, отладку оповещения пользователей. 

Также провели нагрузочное тестирование системы и подключили 12 тыс. сотрудников, спроектировали и настроили интеграции с ИТ-решениями: 

● core-системой SAP HCM;
● HRM-системой EtWeb для передачи документов по отпускам сотрудников;
● Active Directory для обогащения данных по сотрудникам. 

Для уведомления пользователей о событиях в Directum HR Pro разработали интеграцию с мобильным приложением «Лента Спутник», которым пользуются 90% штата, и провайдером СМС Rapporto. 


Схема взаимодействия ИТ-систем в «Ленте»

В начале 2024 года прошла вторая волна подключений — к системе всего за месяц присоединились еще 20 тыс. пользователей. Это произошло в 3 раза быстрее, чем на первом этапе.

Хронология проекта внедрения Directum HR Pro в «Ленте»

Сотрудники компании могут работать в Directum HR Pro с более чем 50 видами кадровых документов, среди которых:

● приказы на отпуск;
● приказы на долгосрочное отсутствие;
● заявления;
● локальные нормативные акты.

Для ЛНА выстроили уникальный процесс, который охватывает всех пользователей и подразделения компании: разработали гибкий механизм, благодаря которому система автоматически подбирает релевантные ЛНА в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Акты отправляются точечно. 

Кроме того, при первом подключении человека к КЭДО или трудоустройстве работнику автоматически направляется комплект нужных ЛНА. Система группирует все документы в одно задание для сотрудника, а не создает отдельное задание на каждый документ. Средняя скорость ознакомления работников с актом теперь составляет 3 дня вместо одного месяца.


Настройка параметров списка ЛНА в Directum HR Pro

Алексей Пестерев, руководитель отдела разработки и внедрения ЕСМ решений Холдинга Т1:

«Проект внедрения в “Ленте” — крупнейший в стране по охвату пользователей и с точки зрения реализованной функциональности. Нам удалось создать интеграционные механизмы и автоматизировать процессы так, чтобы обеспечить сотрудников компании бесшовным и быстрым получением всей информации для подписания десятков видов кадровых документов. Дополнительно мы провели нагрузочное и объемное тестирование, чтобы убедиться в надежной работе системы, которой пользуются более 39 тысяч человек».

Интеграция Directum HR Pro в корпоративное приложение «Лента Спутник» дала сотрудникам торговой сети возможность использовать привычное решение для работы с кадровыми документами, а также получать пуш-уведомления из системы КЭДО. Пользователям не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать дополнительное приложение, а компания экономит значительные средства за счет отправки сотрудникам пуш-уведомлений, а не СМС.


Работа с кадровыми задачами в приложении «Лента Спутник»

Чтобы обеспечить высокий уровень вовлеченности сотрудников в сжатые сроки, в «Ленте» провели обширную PR-кампанию:

● разработали лендинг с подробной информацией о преимуществах КЭДО;

● подготовили мотивационные схемы для сотрудников отдела персонала;

● разослали новостной дайджест с анонсом функциональных возможностей новой системы;

● провели обучение руководителей и сотрудников отдела персонала, ответственных за подключение работников;

● разместили информационные плакаты в магазинах.

Комплекс активностей привел к хорошим результатам: исполнительская дисциплина по итогам первой волны подключений составила 90%, удовлетворенность сотрудников цифровизацией — 80%, а общая удовлетворенность функцией HR возросла с 65 до 83%.

Результаты

1. На КЭДО перешли более 85% сотрудников «Ленты».

2. В электронный вид «переехали» 50+ различных видов заявлений и приказов, локальные нормативные акты, а также более 10 бизнес-процессов, в том числе управление отпусками и ознакомление с ЛНА.

3. Использование системы помогает сдерживать рост численности отдела кадров за счет увеличения эффективности работы текущих сотрудников.

4. В ходе внедрения Directum HR Pro провели детальный анализ процессов согласования и выявили «узкие места». Это дало возможность оптимизировать те этапы, которые вызывали задержки.

5. «Лента» сократила затраты на почтовые расходы, а также снизила объем бумаги, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.

Татьяна Юркевич, директор по персоналу «Ленты»:

«КЭДО — очень важный инструмент повышения нашей эффективности и упрощения работы сотрудников компании: теперь можно подписывать заявления и приказы в удобное время в любом месте. Технологию уже оценили наши коллеги, и мы рассчитываем, что скоро ее будут использовать более 95 процентов сотрудников “Ленты”. Кроме того, благодаря переходу на кадровый электронный документооборот нашим HR-специалистам нужно хранить существенно меньше документов, а сотрудникам гораздо реже приходить в отдел персонала подписывать бумаги».

Планы

Анастасия Колосова, руководитель проекта от ИТ-команды «Лента»:

«Сервис, безусловно, продолжит расширяться. Для следующего этапа мы прорабатываем процесс электронного подписания документов о совмещении должностей. Он станет эталонным для других, более востребованных видов документов, связанных с приемом, увольнением и переводом сотрудников».

Еще в планах:

● настройка передачи документов по другим кадровым мероприятиям в Directum HR Pro;

● интеграция с программами формирования карт специальной оценки условий труда (СОУТ) и профессиональных рисков, чтобы ознакамливать сотрудников с релевантными картами по аналогии с ЛНА;

● наполнение системы данными по должностным инструкциям;

● интеграция с ЭДО для ознакомления сотрудников с внутренними регламентирующими документами;

● создание электронного архива для долгосрочного хранения кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства.

Исполнитель:

Т1 — многопрофильный холдинг, один из лидеров российского ИТ-рынка, партнер ключевых производителей и разработчиков в сфере информационных технологий. Квалифицированный партнер Directum. По версии аналитических агентств CNews Analytics, TAdviser и RAEX, Т1 входит в топ-3 крупнейших российских ИТ-компаний. Холдинг предоставляет полный спектр ИТ-услуг для реализации высокотехнологичных проектов с учетом отраслевой специфики заказчиков. В его состав входят бизнес-направления «Иннотех» (Т1 Иннотех, Мультикарта), «Искусственный интеллект» (Т1 ИИ), «Сервионика» (Т1 Сервионика), «Интеграция» (Т1 Интеграция, Т1 Облако), «Радиоэлектроника» и вендор НОТА от Холдинга Т1.